Les projets peuvent facilement nous submerger par leur ampleur et leur complexité. C’est pourquoi les chefs de projet utilisent une structure de découpage du projet (WBS) pour décomposer littéralement les grandes phases en tâches de plus en plus petites, qui peuvent ensuite être planifiées et attribuées. Avec notre modèle gratuit de structure de découpage du projet pour Excel, vous pourrez facilement diviser vos tâches et livrables.
Pour télécharger ce modèle gratuit de structure de découpage du travail, cliquez sur l’image.
Mais si vous souhaitez créer une structure de découpage encore plus performante qu’avec Excel, ouvrez le modèle gratuit de WBS dans ProjectManager. Il vous permet de créer une structure dynamique en ligne, gérable avec un diagramme de Gantt interactif ou une feuille de calcul. Attribuez des codes WBS, créez des dépendances, identifiez le chemin critique, joignez des fichiers, et bien plus encore. Commencez gratuitement avec ProjectManager et construisez une meilleure WBS.
Pourquoi utiliser un modèle de structure de découpage du projet ?
Le modèle de structure de découpage du projet permet de visualiser vos livrables, ainsi que les tâches et sous-tâches nécessaires pour les réaliser. C’est un élément clé pour décomposer les livrables en tâches plus petites et plus faciles à gérer.
Selon le Project Management Body of Knowledge (PMBOK), une structure de découpage du projet est « une décomposition hiérarchique de l’ensemble du périmètre du travail à effectuer par l’équipe projet pour atteindre les objectifs et produire les livrables requis ».
Une WBS est un outil essentiel pour les projets liés à un produit, des données, un service ou toute combinaison de ceux-ci. Elle ne se contente pas de décomposer les livrables en tâches plus petites et plus gérables : elle sert aussi de point de départ pour estimer les coûts, les contrôler et établir le calendrier.
Décomposer les tâches
Ce modèle gratuit de structure de découpage du projet pour Excel de ProjectManager est une décomposition hiérarchique et progressive du projet. Une liste de tâches est disponible pour chaque phase du projet, puis chaque tâche est divisée en sous-tâches. Ces tâches et sous-tâches sont ensuite organisées sous forme d’arborescence, similaire à un organigramme.
Vous commencez par la fin du projet et travaillez en arrière, en décomposant chaque étape en éléments plus petits en termes de taille, de durée et de responsabilité. Toutes ces étapes vous mèneront à ce point final, tout en respectant le calendrier et le budget.
Le modèle WBS est un cadre pour planifier et contrôler un projet, et sert de base à l’élaboration d’un énoncé des travaux. Il facilite également le suivi du calendrier, des coûts et des ressources. Ces documents, comme d’autres livrables de gestion de projet, s’appuient tous sur la structure de découpage du projet.
La WBS est le pont qui mène à votre calendrier de projet. Un logiciel de gestion de projet utilise ces données pour créer un plan de projet viable. Avec ProjectManager, vous pouvez ajouter les ressources prévues, les coûts, les efforts et bien plus encore à l’aide du diagramme de Gantt. En définissant une ligne de base, vous pouvez comparer les données planifiées aux données réelles pour rester dans les temps. Modifier le calendrier est aussi simple que de faire glisser la barre de chronologie, ce qui vous permet d’ajuster rapidement votre projet et de réagir aux problèmes qui pourraient vous faire dévier. Il existe même une colonne dédiée aux codes WBS ! Essayez-le vous-même avec un essai gratuit de 30 jours.
Quand utiliser le modèle de structure de découpage du projet ?
Le modèle WBS est utilisé pour identifier et organiser l’ensemble des tâches d’un projet, il est donc employé dès le début de la phase de planification. Vous avez déjà un objectif : la WBS permet de répondre à la question « comment y parvenir ? »
Planifier un projet exige de la précision. Il y a toujours des risques inconnus, mais un bon plan de projet doit rassembler toutes les données connues afin d’estimer correctement le temps et les coûts. La WBS utilise une structure hiérarchique pour diviser les livrables ou objectifs du projet en éléments plus faciles à gérer.
La technique consiste en un examen approfondi de chaque étape nécessaire pour atteindre votre livrable final. Vous ne pouvez pas planifier un projet — et encore moins établir un calendrier — sans connaître l’ensemble du travail à effectuer. Cela permet ensuite d’attribuer les responsabilités, de comprendre l’ensemble du périmètre du projet, d’allouer les ressources, et bien plus encore.
Une structure de découpage du projet est un outil précieux pour faire approuver votre plan de projet. Comme mentionné, elle pose les bases du plan et du calendrier. Bien que vous puissiez vous référer à ce modèle de WBS tout au long du cycle de vie du projet pour vous assurer que tous les livrables sont bien pris en compte, il s’agit avant tout d’une technique d’aide à la planification.
Qui utilise le modèle WBS ?
Ce modèle WBS doit être utilisé par les chefs de projet lorsqu’ils élaborent le calendrier du projet. Mais comme la WBS doit inclure toutes les étapes menant au livrable final, il est important d’impliquer toutes les personnes concernées par le projet.
Le chef de projet dirige le processus, mais ce sont les membres de l’équipe qui vont exécuter le projet. Ils ont les compétences et l’expérience nécessaires pour combler les éventuelles lacunes que le chef de projet pourrait négliger. Comme l’équipe se verra attribuer la responsabilité de certaines tâches, il est essentiel de l’impliquer pour savoir qui peut faire quoi.
Le chef de projet sollicitera également l’avis d’experts afin de créer une structure de découpage aussi complète que possible. Pour cela, il pourra consulter les données historiques de projets similaires, échanger avec d’autres chefs de projet et équipes ayant travaillé sur des projets comparables, lire la documentation, examiner les exigences, etc. Tout cela contribuera à garantir que la WBS est complète à 100 %.
Comme mentionné plus haut, le modèle WBS doit être utilisé pendant la planification, mais il doit rester à portée de main pendant l’exécution du projet. Même si la WBS n’est ni un plan ni un calendrier de projet, elle permet de s’assurer qu’aucun livrable ne soit oublié. Si vous modifiez quelque chose pendant l’exécution, vous devrez actualiser la WBS, car elle reflète le périmètre du projet.
Que contient notre modèle WBS ?
Ce modèle WBS de ProjectManager contient tout ce qu’il vous faut pour décomposer vos livrables en tâches faciles à exécuter. Nous avons divisé le modèle en trois parties.
Liste des tâches WBS
La première partie est une liste de tâches détaillée, divisée en sections correspondant à chaque phase du projet et aux livrables attendus. Par exemple, la première phase du projet est la phase d’initialisation. À ce stade, vous numérotez la tâche, identifiez la ou les tâches nécessaires pendant cette phase, puis vous les détaillez en sous-tâches.
Tout au long du processus, le modèle de structure de découpage du projet propose des colonnes pour attribuer un responsable à chaque tâche, indiquer s’il existe des dépendances, préciser les ressources nécessaires, l’état d’avancement, les coûts et une brève estimation du temps requis, avec les dates de début et de fin.
Diagramme en arbre WBS
La deuxième feuille est un diagramme en arbre qui commence par le projet en haut, puis se divise progressivement en éléments plus petits : d’abord les phases, puis les tâches, et enfin autant de sous-tâches que nécessaire pour accomplir le travail.
Enfin, une troisième feuille Excel dans le modèle WBS explique comment l’utiliser, avec des instructions directement intégrées dans le tableur. Impossible de faire plus simple.
Comment utiliser notre modèle de structure de découpage
Voyons plus en détail les différents éléments qui composent notre modèle gratuit de structure de découpage du projet.
Utiliser la liste des tâches de la structure de découpage
- N° de tâche : Il s’agit d’un numéro attribué au livrable, qui est ensuite précisé à mesure que l’on descend dans le détail, de la tâche à la sous-tâche, en utilisant des décimales pour savoir exactement où l’on se trouve dans le processus.
- Description de la tâche : Cette section décrit ce qu’est le livrable et détaille également les tâches et sous-tâches nécessaires à sa réalisation.
- Responsable de la tâche : Chaque livrable, tâche et sous-tâche doit avoir un responsable chargé de s’assurer que le travail est effectué. Cette personne est indiquée dans cette colonne.
- Dépendance : Certaines tâches ne peuvent pas commencer tant que la tâche précédente n’est pas terminée, ce qui signifie qu’elles en dépendent. Cet espace permet d’indiquer les dépendances entre tâches.
- Ressources nécessaires : Tout ce dont la tâche a besoin (personnel, matériel, équipement, etc.) est noté ici.
- Statut de la tâche : Cette colonne permet de suivre le statut d’une tâche ou d’une sous-tâche. Le menu déroulant vous permet de la marquer comme non assignée, assignée, en cours, en retard ou terminée.
- Coût : Indiquez ici le budget nécessaire à la réalisation du livrable.
- Date de début : Notez ici la date à laquelle le travail sur le livrable a commencé.
- Durée estimée : La durée prévue pour finaliser le livrable doit être indiquée ici.
- Date de fin : Une fois le livrable terminé, inscrivez ici la date de fin.
- Remarques : Cette colonne permet de noter toute information qui ne rentre pas dans les autres champs.
Utiliser le diagramme en arbre WBS
Dans la deuxième feuille, vous trouverez un diagramme en arbre pour visualiser la structure de découpage du projet, du niveau le plus général en haut vers le plus spécifique en bas. Il n’est pas nécessaire d’ajouter toutes les données que vous avez saisies dans la première feuille : il suffit d’indiquer le livrable, la tâche et le nombre de sous-tâches nécessaires à l’exécution du travail.
Utiliser ProjectManager pour créer une structure de découpage
Notre modèle WBS dans Excel est un excellent outil, mais un tableur a ses limites. Il n’est pas dynamique. De nombreuses fonctionnalités vous manqueront. Idéalement, vous avez besoin d’un outil tout-en-un pour gérer vos projets. C’est là que le logiciel de structure de découpage de ProjectManager entre en jeu.
Notre logiciel en ligne vous permet d’utiliser le modèle WBS avec toutes nos autres fonctionnalités. Par exemple, vous pouvez lier des dépendances d’un simple clic sur le diagramme de Gantt, qui est accessible en ligne et notifie automatiquement le membre de l’équipe responsable. ProjectManager vous permet également d’attribuer les tâches directement dans l’interface.
ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui offre des fonctionnalités pour vous aider à gérer chaque phase du projet. Que vous soyez en train de planifier, d’exécuter, de suivre l’avancement ou de rendre compte aux parties prenantes, nous avons ce qu’il vous faut. Essayez-le gratuitement avec un essai de 30 jours.