Se invierte mucho tiempo y esfuerzo en la planificación de un proyecto, por lo que a menudo se olvida que el cierre del proyecto es igualmente importante. Hay mucho trabajo por hacer incluso cuando un proyecto está técnicamente completo.
Por ejemplo, hay muchas tareas que aún deben completarse. Pueden parecer procedimientos administrativos, pero eso no las hace menos importantes. Hay aprobaciones, firmas y pagos, que pueden parecer solo trámites, pero dile eso al miembro del equipo que está esperando que le paguen.
Además, cuando finalizas un proyecto, es probable que ya estés planificando otro. Por lo tanto, es importante gestionar la transición de este cambio. Deberás liberar recursos, archivar documentos y no olvidarte de reconocer el éxito del proyecto con una celebración. Eso también es importante.
¿Qué es la Fase de Cierre de Proyecto?
El cierre del proyecto es la última fase de un proyecto. Es cuando el gestor de proyectos verifica que el cliente, los interesados o el usuario final han aceptado los entregables del proyecto. Si el proyecto o producto continuará después del cierre, se debe establecer un plan de mantenimiento.
El gestor de proyectos también revisará el proyecto en su totalidad antes de cerrarlo, evaluando el desempeño y comparándolo con la línea base. El equipo del proyecto y la oficina de gestión de proyectos (PMO) participarán en este proceso, proporcionando sus observaciones y comentarios, que se recopilan en un documento de lecciones aprendidas. Esto servirá como guía para futuros proyectos.
La importancia del cierre del proyecto va más allá de simplemente firmar documentación, finalizar contratos con proveedores y liberar al equipo para otros proyectos. Garantiza que los objetivos originales del proyecto se hayan cumplido y que se resuelvan cualquier problema o riesgo pendiente.
Una vez finalizada la fase de cierre del proyecto, la PMO debe elaborar un documento conocido como informe de cierre del proyecto, que proporciona una visión general del desempeño del proyecto.
¿Qué es un Informe de Cierre de Proyecto?
Un informe de cierre del proyecto es un documento formal que resume los resultados de un proyecto una vez finalizado. Registra el desempeño del proyecto, captura lecciones aprendidas y proporciona una evaluación final sobre si se cumplieron los objetivos del proyecto. El informe de cierre del proyecto debe incluir los siguientes elementos:
- Objetivos del Proyecto: Cada proyecto tiene un objetivo y propósito que busca alcanzar. En el informe de cierre del proyecto, se definen estos objetivos para evaluar si realmente se cumplieron.
- Entregables Clave: Se identifican los entregables principales del proyecto y se documenta si fueron completados con éxito. También se menciona la correcta transferencia de propiedad de estos entregables.
- Beneficios Obtenidos: Se describen los resultados positivos y ventajas logradas gracias al proyecto. Esto demuestra el valor generado para los interesados y justifica los recursos invertidos.
- Lecciones Aprendidas: Esta sección recoge los aprendizajes obtenidos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Es un análisis reflexivo sobre qué funcionó y qué no, con el fin de aplicarlo en futuros proyectos.
- Resumen Financiero: Una visión general del desempeño financiero del proyecto, que es esencial para evaluar su cumplimiento presupuestario. Incluye el presupuesto inicial, gastos reales, desviaciones presupuestarias, retorno de inversión, entre otros.
Pasos para Un Cierre de Proyecto Efectivo
El cierre del proyecto es la última fase del trabajo, el último paso del ciclo de vida del proyecto, y al igual que cualquier otro aspecto de un proyecto, requiere un proceso. A continuación, se presentan siete pasos que debes seguir para asegurarte de haber completado correctamente el cierre del proyecto y aprovechar al máximo la experiencia adquirida.
1. Evaluar el Proyecto
Gestionar un proyecto no solo implica tareas, recursos, presupuesto y plazos, sino que también es una experiencia de aprendizaje constante. Aunque se aprende durante todo el proyecto, este es un buen momento para reflexionar sin la presión y distracciones que puedan haber afectado el enfoque.
Reúne al equipo central para recopilar comentarios sobre lo que funcionó y lo que no durante la fase de ejecución. Fomenta la honestidad durante el proceso de evaluación del proyecto. Documentar los errores y éxitos del proyecto crea un registro histórico que puede servir de referencia en futuros proyectos.
Los proyectos nunca son eventos aislados, sino parte de un proceso continuo en el que los métodos generales suelen mantenerse. Hay una gran cantidad de conocimiento generado después del cierre de cada proyecto. Por ejemplo, se recomienda realizar una revisión posterior a la implementación para evaluar si se cumplieron los objetivos del proyecto y qué aspectos se pueden mejorar en la gestión de futuros proyectos.
2. Completar la Documentación
Como se mencionó, los proyectos generan una gran cantidad de documentación. Estos documentos deben ser aprobados y firmados por los interesados. Todo debe revisarse y firmarse, ya que esto constituye la prueba legal de que efectivamente se ha completado. Esto incluye cerrar todos los contratos con socios internos, proveedores o cualquier otro recurso contratado.
También se deben liquidar todos los pagos pendientes. Es fundamental asegurarse de que todas las facturas, comisiones, honorarios y bonificaciones hayan sido abonadas. Un proyecto no está completamente cerrado hasta que todos los costos han sido liquidados.
El software de gestión de proyectos puede ayudarte a organizar todos estos documentos. ProjectManager funciona como un centro para todos tus archivos de proyecto. Puedes rastrearlos en nuestra vista de hoja, que ofrece más que una simple aplicación de lista de tareas. Por ejemplo, puedes ver el porcentaje de avance de cada elemento en la lista. Así sabrás si ese contratista ha sido pagado y si puedes aprobar el contrato. Incluso puedes configurar notificaciones para asegurarte de que los pagos se realicen a tiempo. Pruébalo por ti mismo con esta prueba gratuita.
3. Liberar Recursos
Se reunió un equipo para el proyecto, y ahora es momento de disolverlo. Es un proceso formal y crucial que libera a los miembros para que puedan participar en nuevos proyectos. Cada equipo se forma en función de las habilidades y experiencia necesarias para el proyecto en cuestión, por lo que cada proyecto puede requerir diferentes miembros.
Esto aplica tanto para recursos internos como externos. En el caso de los externos, sus contratos tienen una duración determinada, por lo que al final del proyecto, deben recibir sus pagos y ser liberados formalmente. Sin embargo, los recursos internos también deben ser reasignados, ya que podrían estar bloqueando otros proyectos si no se les libera a tiempo.
4. Elaborar un Informe de Cierre del Proyecto
Como se mencionó anteriormente, el informe de cierre del proyecto captura los resultados finales del proyecto, demostrando su valor a los interesados y justificando la inversión realizada. Documenta el logro de los objetivos del proyecto, hitos, beneficios obtenidos y asegura que el proyecto estuvo alineado con los objetivos estratégicos de la organización.
5. Realizar una Reunión de Cierre del Proyecto
Una reunión de cierre del proyecto es un evento formal que marca la finalización del mismo. Sirve para revisar los objetivos del proyecto y evaluar si se cumplieron, confirmar la finalización de todos los entregables y realizar un análisis financiero para garantizar que se respetó el presupuesto.
Durante la reunión, se discuten los aspectos positivos y negativos del proyecto, se extraen lecciones aprendidas y se identifican oportunidades de mejora. Además, se reconoce el esfuerzo del equipo y de los interesados que contribuyeron al éxito del proyecto.
6. Archivar Documentos
Los proyectos pasados pueden proporcionar información valiosa para futuros proyectos, siempre que se haya organizado y archivado correctamente la documentación. Sin un archivo adecuado, el conocimiento adquirido puede perderse debido a una mala gestión.
Antes de cerrar un proyecto, asegúrate de archivar todos los documentos, notas y datos que puedan ser útiles en el futuro. Aunque no se acceda a ellos con frecuencia, mantener un historial detallado es útil para consultas legales, auditorías internas o la formación de nuevos gestores de proyectos.
7. Celebrar el Éxito
Si crees que esto es innecesario, no estás haciendo bien tu trabajo. No hay nada de trivial en recompensar a tu equipo y reconocer un trabajo bien hecho. Esto no solo brinda un cierre formal al proyecto, sino que también fomenta un ambiente de trabajo positivo y refuerza la moral del equipo para futuros proyectos.
Antes de sumergirte en la planificación del siguiente proyecto, tómate un momento para reconocer el esfuerzo y dedicación de tu equipo. Ya sea una pequeña celebración o un reconocimiento formal, este tipo de gestos fortalecen la motivación y el compromiso del equipo.
Lista de Verificación para el Cierre de Proyecto
Para asegurarte de que cierras tu proyecto correctamente, sigue esta lista de verificación paso a paso para el cierre del proyecto.
- Comienza desde el principio con el documento de alcance del proyecto que creaste y asegúrate de que se hayan cumplido todos los requisitos establecidos.
- Asegúrate de que todos los entregables hayan sido entregados y aprobados por los interesados, obteniendo su aprobación y satisfacción.
- Otros documentos del proyecto también deben ser firmados por la persona correspondiente, incluyendo cualquier contrato o acuerdo pendiente con proveedores y otros contratistas.
- Una vez que los documentos sean aprobados, procede con su procesamiento, liquida todas las facturas y cierra cualquier contrato relacionado con el proyecto.
- Reúne todos los documentos, finaliza todos los informes del proyecto y organízalos en un archivo histórico para futuras referencias.
- Utiliza la documentación recopilada para identificar y documentar las lecciones aprendidas a lo largo del proyecto, incluyendo cualquier retroalimentación de los interesados, para evitar cometer los mismos errores en futuros proyectos.
- Asigna una persona de apoyo para la transición, que se encargue de supervisar el proyecto después de su finalización, asegurando que el cierre sea completo.
- Libera o reasigna los recursos del proyecto, lo que incluye el equipo de trabajo, el personal involucrado, así como cualquier equipo o alquiler de sitio utilizado para el proyecto.
- Si no has utilizado un software de gestión de proyectos, consigue uno, ya que te ayudará a controlar no solo el ciclo de vida del proyecto, sino también el proceso de cierre de manera eficiente.
- Por último, pero quizás más importante, celebra con tu equipo de proyecto. Ellos hicieron el trabajo y merecen reconocimiento y la oportunidad de relajarse antes de comenzar el siguiente proyecto.
Tu Proyecto Está Cerrado – Usa un Software de Gestión Para el Próximo
Ahora sabemos que un cierre adecuado del proyecto te ayudará a comenzar el próximo con el pie derecho. Si planificas y gestionas tus proyectos en un software centralizado de gestión de proyectos, tendrás acceso a toda la información de proyectos anteriores.
De esta manera, cuando planifiques un nuevo proyecto, podrás revisar fácilmente documentos antiguos, tareas, comentarios y plantillas almacenadas en el sistema. Esto también facilita la incorporación del equipo para el próximo proyecto, ya que los miembros del equipo ya estarán registrados en el sistema.
Crea Informes para la Posteridad
El software de generación de informes automatizados puede ser una gran ayuda en este proceso. Permite a los gestores crear informes con solo un clic. Esto incluye informes como hojas de tiempo, para ver rápidamente las horas trabajadas por un miembro del equipo a lo largo del proyecto. También puedes generar informes específicos para los interesados, como informes de estado, informes de variación o informes del plan del proyecto. Todo se automatiza en el software de gestión de proyectos, ayudando a completar el cierre del proyecto de manera más eficiente.
Ahorrar tiempo y tener una ventaja cuando inicies un nuevo proyecto es clave para reducir costos y mejorar la eficiencia. Un software de gestión de proyectos optimiza todo el proceso de principio a fin.
Contenido Relacionado con el Cierre de Proyecto
La etapa de cierre del proyecto es un paso crucial en el ciclo de vida del proyecto, ya que es cuando el equipo y los interesados determinan el éxito del proyecto mediante la evaluación de los entregables y la verificación de si se cumplieron los criterios de éxito. Aquí tienes algunos blogs, plantillas y guías que pueden ser útiles en esta fase del proyecto.
Parte del cierre de un proyecto es poder planificarlo y ejecutarlo correctamente. Para ello, un software de gestión de proyectos en la nube facilita el acceso a datos en tiempo real para monitoreo e informes. Además, garantiza que toda la documentación sea accesible y segura. Prueba sus beneficios con esta prueba gratuita de 30 días.