¿Qué Son los Entregables de un Proyecto?
Los proyectos producen entregables, que son simplemente los resultados de las actividades del proyecto. Los entregables del proyecto pueden ser grandes o pequeños, y su cantidad varía según el proyecto. Se acuerdan entre el equipo de gestión del proyecto y los interesados durante la fase de planificación del proyecto.
Dicho de otra manera, en cualquier tipo de proyecto hay insumos y resultados. Los insumos son los recursos, datos y materiales que se introducen en el proyecto, y los resultados son los entregables. Estos pueden variar enormemente. Por ejemplo, un entregable del proyecto puede ser un producto o servicio, o bien, la documentación que forma parte del cierre del proyecto.
¿Cuál es la Diferencia Entre los Entregables de un Proyecto y los Hitos de un Proyecto?
Es comprensible confundir un entregable del proyecto con un hito del proyecto. Después de todo, un entregable es un resultado y, en cierta medida, un hito del proyecto también lo es. Sin embargo, no son lo mismo. Definamos un hito del proyecto para aclararlo mejor.
Un hito del proyecto se usa para marcar un punto clave en el proyecto, por lo que un hito podría ocurrir junto con un entregable. Pero los hitos suelen indicar la finalización de una fase del proyecto. Por ejemplo, pasar de la planificación del proyecto a la ejecución no se consideraría un entregable, aunque esté compuesto por varios entregables, que generalmente se entregan al final de una tarea.
Recuerda que un entregable es cuantificable. Es algo que se ha creado a lo largo del tiempo, utilizando recursos y esfuerzo. Un hito del proyecto, aunque involucra entregables, es simplemente un marcador en el tiempo que indica la transición de una fase a otra.
Las herramientas de gestión de proyectos, como los diagramas de Gantt, los tableros Kanban y los calendarios de proyectos, pueden ayudarte a realizar un seguimiento del progreso del equipo en la finalización de los entregables del proyecto. Además de estas herramientas, ProjectManager ofrece informes automatizados que capturan datos sobre la variación del proyecto, el tiempo, los costos y más. Estos informes pueden compartirse en diferentes formatos o imprimirse, según las preferencias de los interesados. Además, cada informe se puede filtrar para mostrar solo los datos relevantes sobre los entregables del proyecto. Comienza una prueba gratis de ProjectManager hoy.
¿Cómo Identificar los Entregables de un Proyecto Usando una Estructura de Desglose del Trabajo?
Al planificar un proyecto, especialmente su cronograma, es necesario utilizar una estructura de desglose del trabajo (EDT), que es una herramienta que identifica todos los entregables tangibles en un proyecto. A partir de esta estructura, se pueden determinar las tareas necesarias para producir esos entregables.
1. Enumera Todas las Actividades del Proyecto
En una EDT, las actividades del proyecto representan el “cómo” del mismo. Son los paquetes de trabajo o pasos que se deben seguir para cumplir con el alcance de proyecto esperado y producir los entregables del proyecto. Por lo tanto, es importante listar todas las tareas necesarias para completar el proyecto.
2. Agrupa las Tareas por Fase del Proyecto
En este punto, es necesario dividir las tareas en fases. Hay cinco fases principales en el ciclo de vida de un proyecto: iniciación, planificación, ejecución, control y cierre. Ahora, toma todas las actividades identificadas y organízalas en la fase correspondiente.
3. Determina Qué Tareas del Proyecto Generarán Entregables
Los entregables son los resultados esperados de las actividades y tareas identificadas. Utilizando la información recopilada en el primer paso, determina qué entregable se obtiene de cada una de esas actividades.
¿Qué Documentos Ayudan a Definir los Entregables de un Proyecto?
Todos los proyectos tienen algo en común: documentos. No es sorpresa que existan documentos de gestión de proyectos que pueden ayudarte a definir los entregables del proyecto. Aquí hay algunos ejemplos.
Acta de Constitución del Proyecto
El acta de constitución del proyecto es un documento breve que explica la razón del proyecto y, una vez aprobado, le da luz verde. Parte del acta de constitución es el plan de implementación, que es una hoja de ruta para la ejecución del proyecto. Este documento incluye los entregables clave del proyecto.
Declaración del Alcance del Proyecto
La declaración del alcance del proyecto enumera el entregable final del proyecto, ya sea un producto o un servicio. Todos los entregables del proyecto se describen en detalle en este documento, lo que ayuda a evitar confusiones con los interesados en etapas posteriores del proyecto.
Estructura de Desglose del Trabajo
Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es un gráfico de gestión de proyectos que permite a los gestores desglosar el alcance del proyecto en todas las tareas individuales y entregables que deben completarse para lograr la entrega del proyecto.
Ejemplos de Entregables de un Proyecto
Como puedes imaginar, hay tantos entregables como proyectos. Los entregables no son solo el producto o servicio final, aunque a menudo se piensa en ellos de esa manera. Se generan entregables a lo largo de todo el proyecto, desde la fase de inicio hasta la fase de cierre. Aquí hay algunos tipos de entregables.
1. Documentación del Proyecto
Un entregable del proyecto es un resultado de una tarea, por lo que documentos como un plan de proyecto, un acta de constitución o una declaración del alcance pueden considerarse entregables. Además de estos documentos clave, los informes de gestión de proyectos, como informes de estado, de presupuesto o de progreso, también son entregables.
2. Entregables Tangibles
Un entregable tangible es un resultado del proyecto que es concreto, es decir, tiene forma y sustancia. Un ejemplo de un entregable tangible podría ser un edificio, el producto de una línea de fabricación o incluso una revista o periódico.
3. Entregables Intangibles
Un entregable intangible es un resultado medible, pero conceptual, en lugar de algo que puedas tocar o sostener en tus manos. Algunos ejemplos de entregables intangibles serían un programa de capacitación para el equipo del proyecto para que aprendan a usar una nueva herramienta de software o un nuevo equipo.
Diferencia entre Entregables de un Proyecto y Entregables de un Producto
Existe una diferencia entre los entregables del proyecto y los entregables del producto. Los entregables del proyecto incluyen documentos como planes de proyecto, informes y actas de reuniones. Los entregables del producto, en cambio, pueden ser hardware, software, aplicaciones móviles, contratos o incluso resultados de pruebas de evaluación.
Los entregables que los clientes e interesados esperan al final del proyecto son, por supuesto, el producto o servicio final, pero también hay documentación de monitoreo y control de proyectos que ayuda a determinar si un proyecto está siendo ejecutado de acuerdo al plan o no. Estos documentos, una vez completados, son entregables en sí mismos, entregables que los clientes y los interesados necesitan para evaluar el progreso o la finalización del proyecto.
Esta documentación puede incluir:
- Contratos firmados
- Informes finales de gastos
- Otros tipos de informes que muestran cómo avanzó el trabajo en comparación con las estimaciones del plan de proyecto
Los entregables pueden variar según las especificaciones del proyecto y los requisitos de los interesados. Pero todos los clientes e interesados esperan entregables que cierren adecuadamente el proyecto y midan el desempeño en comparación con las expectativas establecidas.
¿Cómo Presentar los Entregables de un Proyecto a los Interesados?
Los gestores de proyectos y las oficinas de gestión de proyectos generan informes sobre los entregables para mantener a los clientes e interesados informados sobre el progreso a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Diferentes interesados tienen diferentes necesidades, por lo que la flexibilidad y la personalización son clave para una presentación efectiva. Para satisfacer estas necesidades, el software de gestión de proyectos debe ser capaz de filtrar los datos relevantes y proporcionar la información adecuada.
ProjectManager Ayuda a Reportar el Progreso de los Entregables de un Proyecto
Crear entregables y reportar sobre ellos es más fácil utilizando los siguientes informes:
- Informe de estado del proyecto
- Informe de variación
- Informe de hoja de tiempo
Generar informes de estado es una excelente manera de:
- Mostrar a los interesados cómo avanza el trabajo
- Identificar qué miembros del equipo tienen mayor carga de trabajo y si es necesario hacer ajustes
- Determinar áreas de mejora a medida que avanza el proyecto o al finalizarlo
- Identificar si los objetivos del proyecto están siendo cumplidos
Informe de Estado
Los informes de estado del proyecto son altamente personalizables y permiten seleccionar una variedad de columnas y conjuntos de datos para extraer exactamente la información deseada sobre el estado del proyecto y la finalización de los entregables.
Informe de Variación
Los informes de variación pueden personalizarse para incluir solo tareas clave, porcentajes de finalización y una comparación del progreso real del proyecto en relación con el progreso previsto.
El informe resultante muestra una comparación lado a lado de fechas de inicio y finalización previstas, horas estimadas versus horas reales y la diferencia entre la duración proyectada del proyecto y el tiempo real invertido.
Informe de Hoja de Tiempo
Los informes de hoja de tiempo proporcionan una vista general de las horas trabajadas por cada persona en el proyecto.
También muestran:
- Asignación de tareas a los miembros del equipo y la prioridad de esas tareas
- Tarifa por hora de cada individuo
- Otros factores relacionados con los recursos, el tiempo y los costos
El informe de hoja de tiempo muestra la persona que presenta la hoja, la fecha de presentación, cuántas horas individuales trabajó durante el período seleccionado, su EDT y cuántas horas le quedan en dicho período.
El uso constante de estos tres informes ayuda a mantener el equipo dentro del cronograma, bajo presupuesto y dentro del alcance en lo que respecta a la finalización de los entregables del proyecto. Además, las bibliotecas de lecciones aprendidas pueden ser una gran herramienta para construir sobre éxitos previos y evitar repetir errores en proyectos futuros.
Bibliotecas de Lecciones Aprendidas
Crear una biblioteca de lecciones aprendidas es una excelente manera de recopilar conocimientos adquiridos en proyectos anteriores. Es un recurso centralizado donde se pueden ver logros destacados y también áreas de mejora. Al iniciar un nuevo proyecto, los gestores de proyectos pueden utilizar esta biblioteca para anticipar posibles obstáculos.
ProjectManager actúa como un centro en línea para todos tus documentos de proyecto, manteniéndote organizado y con todo al alcance de tu mano, ya sea que estés en la oficina, en el campo o en casa. Usa nuestra vista de lista para recopilar todos tus informes sobre entregables. Más que una simple lista de tareas, puedes asignar, comentar y hacer un seguimiento del progreso de cada elemento. Guarda proyectos antiguos como datos históricos al planificar nuevos. Nuestras etiquetas personalizadas facilitan la categorización de tu trabajo para que siempre sea fácil de encontrar.
Los interesados y clientes pueden solicitar entregables en cualquier momento. Poder adaptarse rápidamente y producir lo que tu cliente necesita requiere una herramienta sólida de gestión de proyectos para mantener todo organizado y actualizado. ProjectManager es completamente en línea, lo que permite a los miembros del equipo colaborar en los entregables y preparar rápidamente los mejores resultados posibles. Prueba nuestro software galardonado con esta prueba gratuita de 30 días.