Rápido, barato o bueno: elige dos. ¿Estás cansado de escuchar eso? Uno de los mayores desafíos que enfrenta todo gerente de proyectos son las limitaciones del proyecto. No solo limitan un proyecto, sino que también pueden poner en peligro rápidamente su éxito. Por eso es esencial conocer todas las posibles restricciones, sus influencias entre sí y las herramientas de gestión de proyectos que abordan esas limitaciones.

¿Qué Son las Limitaciones de un Proyecto?

Una restricción o limitación en la gestión de proyectos es cualquier cosa que limite el alcance de un proyecto. Amenaza la velocidad y calidad del proyecto y puede hacer que se exceda el presupuesto. Aunque existen muchas posibles limitaciones, la más común es conocida como la triple restricción.

A lo largo de los años, se han desarrollado varios modelos de limitaciones de proyectos para ayudar a los profesionales de la gestión de proyectos a definirlas y comprender mejor cómo gestionarlas. Sin embargo, el modelo más utilizado es el de las tres restricciones principales en la gestión de proyectos.

El Modelo de la Triple Restricción

Todo gerente de proyectos conoce (y a menudo teme) las clásicas tres restricciones de la gestión de proyectos. Este modelo de limitaciones fue propuesto inicialmente por el Dr. Martin Barnes, consultor en gestión de proyectos y presidente de la Association for Project Management (APM), quien presentó el modelo de la triple restricción por primera vez en 1969. Posteriormente, fue ampliamente difundido por el Project Management Institute (PMI), una de las principales organizaciones de certificación en gestión de proyectos.

Consiste en tres áreas clave de enfoque para los gerentes de proyecto: tiempo, alcance y costo. Si estas tres variables se gestionan correctamente, es probable que el proyecto, programa o portafolio de proyectos tenga éxito.

• Tiempo: ¿Cuál es la fecha límite para entregar el resultado?
• Alcance: ¿Cuál es exactamente el resultado esperado?
• Costo: ¿Cuánto dinero hay disponible para lograr este resultado?

Si se modifica uno de los lados de este triángulo de gestión de proyectos, afectará a los otros dos. Si puedes gestionar correctamente la triple restricción, es más probable que entregues un proyecto exitoso. Exploraremos estos y otros ejemplos de limitaciones de proyectos con más detalle a continuación.

Cubrir adecuadamente la triple restricción puede ser complicado, pero el software adecuado de gestión de proyectos puede ayudar. ProjectManager es una herramienta de gestión de trabajo y proyectos que captura datos en tiempo real para tomar decisiones más informadas sobre las limitaciones de los proyectos. Los gerentes de proyecto pueden usar nuestras herramientas de informes para analizar los datos y filtrar los reportes por estado, portafolio, tareas, costos y más para entender qué está en camino y qué no. Estos informes son fáciles de compartir con las partes interesadas para proporcionar una actualización rápida. Comienza hoy con ProjectManager gratis.

10 Ejemplos de Limitaciones de Proyecto

Un proyecto a menudo se define como exitoso si se logran sus objetivos en la fecha prevista y se completa dentro del presupuesto. Además del tiempo, alcance y costo, hay 10 restricciones adicionales que limitan el proceso de lograr adecuadamente los objetivos del proyecto.

1. Costo

Tu proyecto necesita recursos como mano de obra, materiales y equipos, todos los cuales cuestan dinero. Como gerente de proyectos, es tu responsabilidad asegurarte de estimar correctamente los costos del proyecto durante la fase de planificación y antes de la ejecución. Es en ese momento cuando crearás un presupuesto de proyecto que cubra todos tus gastos. Si no defines un presupuesto suficiente, tu proyecto podría fracasar.

2. Tiempo

Para gestionar correctamente el tiempo disponible para ejecutar un proyecto, debes crear un cronograma que defina una línea de tiempo para la ejecución de las tareas. Un cronograma del proyecto también define los recursos necesarios para cada actividad en particular. El tiempo es una de las restricciones más críticas porque, si no se gestiona adecuadamente, puede afectar otras limitaciones como el alcance y la calidad. No hacer seguimiento del tiempo puede resultar en plazos incumplidos y en una reducción del alcance del proyecto. Aún peor, podría disminuir la calidad de los entregables.

3. Alcance

El alcance del proyecto se refiere a todo el trabajo que se debe realizar en el proyecto. Es importante definir las actividades, entregables e hitos, además de lo que no se hará, para establecer expectativas claras con las partes interesadas. Los gerentes de proyecto utilizan una estructura de desglose del trabajo para dividir el alcance en partes más pequeñas y manejables.

Esta es una de las limitaciones más importantes porque todo proyecto, sin importar su tamaño, complejidad o industria, tendrá un alcance de trabajo.

4. Recursos

Gestión de recursos es fundamental para entregar proyectos exitosamente. La cantidad de dinero disponible para lograr el resultado deseado puede restringir el uso y adquisición de recursos, lo que crea una restricción adicional del proyecto.

A veces, incluso una cantidad infinita de dinero no permite adquirir los recursos específicos que se necesitan para un proyecto o programa. Por ejemplo, puede que se tarde más de lo esperado en recibir un recurso físico en el proyecto (como un chip), lo que hace que no se cumpla el plazo. Si este recurso es esencial para el proyecto, tendrás que sacrificar la fecha límite, ya que ningún monto razonable de dinero podrá reducir el tiempo de entrega.

5. Riesgo

Gestionar los riesgos del proyecto es una tarea importante para los gerentes de proyecto, pero ¿qué significa realmente este término como restricción del proyecto? Puedes estimar la probabilidad de que un riesgo tenga un impacto en tu proyecto. Tal vez estés creando un wireframe para tu sitio web y decides omitir la revisión del cliente porque vas con retraso. En este caso, existe el riesgo de que el cliente rechace tus páginas web finales.

Por supuesto, puedes controlar el riesgo hasta cierto punto. Por ejemplo, podrías decidir evitar el riesgo e insistir en el paso de revisión. Pero esta decisión afecta tu cronograma y tus costos relacionados, ya que el cliente revisará cada uno de tus diseños y un gerente de proyecto debe supervisar este proceso.

6. Calidad

Aunque esta restricción del proyecto es bastante similar al alcance, es ligeramente diferente, ya que el alcance define el resultado específico deseado. Por ejemplo, el alcance de tu proyecto puede implicar crear 10 páginas web. La calidad se concentra en los atributos de cada una de estas páginas. Al pensar en la calidad del proyecto, pregúntate: “¿Qué tan bien coincide el resultado con las expectativas?”

En nuestro ejemplo, la calidad no define la cantidad de páginas web, pero puede haber una tolerancia de calidad con respecto al número de palabras. Tal vez solicitaste 1,000 palabras con una tolerancia de calidad de +/- 100 palabras. Si una página contiene 900 palabras, la aprobarías, pero si otra solo contiene 850, la rechazarías.

La garantía de calidad se relaciona con las otras restricciones. Supongamos que te estás quedando sin tiempo y necesitas cumplir con una fecha límite. Podrías cumplir con el plazo ampliando la tolerancia de calidad y reduciendo el número de palabras a 800.

7. Sostenibilidad

Una de las limitaciones del proyecto que a menudo se omite es la sostenibilidad. Puede considerarse de varias maneras, afectando cómo se planifican, ejecutan y entregan los proyectos. Las prácticas sostenibles, como los materiales utilizados, pueden limitar las opciones de diseño e implementación. Esto puede generar mayores costos y una planificación más extensa para un proyecto ecológico, sin mencionar los desafíos de abastecimiento y la experiencia requerida para cumplir con las necesidades de sostenibilidad.

8. Alineación Estratégica

Otra restricción del proyecto es la alineación estratégica, que influye en la selección, ejecución y éxito general del proyecto. Como los proyectos deben alinearse con los objetivos y metas organizacionales, cuando un proyecto se desvía de esto, puede ser recortado o perder prioridad. Los recursos se asignarán a los proyectos que estén más alineados con los objetivos estratégicos. También está el tema de los plazos ajustados que deben cumplirse para lograr iniciativas estratégicas o aprovechar oportunidades de mercado, lo cual puede comprometer la calidad. Los gerentes de proyecto no evalúan por sí solos la alineación estratégica; esto suele hacerse con la ayuda de la oficina de gestión de proyectos de la organización.

9. Cumplimiento y Requisitos Regulatorios

Comprender los requisitos regulatorios y de cumplimiento también es crucial para el éxito del proyecto. Existen leyes y regulaciones a nivel local, estatal y federal que se aplicarán al proyecto. Las regulaciones específicas de la industria también impactarán el trabajo, así como los requisitos ambientales, de salud y seguridad. Dependiendo del proyecto, hay estándares de aseguramiento de calidad que deben cumplirse y pruebas regulares para garantizar que se está cumpliendo con esos puntos de referencia.

10. Consideraciones de Seguridad

Los problemas de seguridad a menudo se incluyen en los requisitos regulatorios y de cumplimiento, pero merecen su propio lugar en esta lista de restricciones del proyecto. Estos afectan el éxito del proyecto, pero también el bienestar del equipo. Por lo tanto, se deben realizar evaluaciones de riesgo para identificar peligros potenciales asociados con el proyecto, como la evaluación regular del sitio del proyecto para detectar peligros físicos, químicos y biológicos. También existen normas locales, nacionales e industriales que deben cumplirse. Algunos trabajadores podrían tener que usar equipo de protección personal. Debe haber capacitación para garantizar la competencia, prácticas de trabajo seguras y preparación para emergencias para prevenir posibles incidentes.

¿Cómo Gestionar las Limitaciones de un Proyecto?

Gestionar las limitaciones del proyecto es, en esencia, la forma en que gestionas un proyecto. Debes monitorear y hacer seguimiento de las restricciones a lo largo del ciclo de vida del proyecto y detectar anomalías para resolverlas rápidamente. Gestionar las limitaciones mantiene tu proyecto en camino y dentro del presupuesto. Aquí tienes seis maneras de gestionar tus limitaciones de proyecto.

• Costo: Un plan de gestión de costos es una estrategia para el presupuesto del proyecto. Es un enfoque de cuatro partes que toma en cuenta la planificación de recursos, la estimación de costos, la elaboración del presupuesto y el control de costos. Sí, es un plan, pero se aplica a lo largo del proyecto para documentar los gastos y mantener bajo control las limitaciones de costos.
• Tiempo: Un plan de gestión del tiempo es un método para rastrear el tiempo dedicado a una tarea y el progreso realizado en el proyecto. Implica planificar un cronograma preciso y luego monitorear y controlar ese cronograma para asegurar que el tiempo real esté alineado con el plan. El tiempo es una de las principales limitaciones del proyecto y la clave para su éxito.
• Alcance: Un plan de gestión del alcance incluye todos los procesos involucrados en la ejecución de un proyecto. El alcance actúa como una hoja de ruta para el proyecto y define sus límites. Gestionar la restricción de alcance es importante porque siempre hay cambios que lo afectan. Sin un plan en marcha, los proyectos pueden descarrilarse rápidamente.
• Calidad: Un plan de gestión de calidad ayuda al gerente del proyecto y al equipo a cumplir con las expectativas de los interesados. Puedes entregar un proyecto a tiempo e incluso por debajo del presupuesto, pero si la calidad no cumple con las expectativas, se considera un fracaso. Un interesado o cliente revisará el plan para asegurarse de que la restricción esté bien definida.
• Riesgos: Un plan de gestión de riesgos ayuda a identificar y responder a problemas potenciales que puedan surgir en el proyecto. Estos riesgos pueden afectar las limitaciones del proyecto, por lo que es importante identificar lo que podría ocurrir, evaluar su impacto, crear un plan de mitigación o contingencia y monitorear continuamente para poder gestionarlos adecuadamente.
• Recursos: Un plan de gestión de recursos sirve como guía para cómo se categorizan, asignan, gestionan y liberan los recursos del proyecto, como equipos, materiales y personas. Si no gestionas adecuadamente tu equipo y los recursos necesarios, el proyecto se verá afectado.

¿Cómo Balancear las Limitaciones de un Proyecto?

Además de definir procedimientos, guías y actividades para gestionar las restricciones del proyecto, los gerentes también pueden balancearlas. Dada la importancia de las limitaciones para entregar un proyecto exitoso, el gerente de proyecto debe comprender estos pasos para gestionarlas.

Primero, necesitas planificar. Los planes mencionados arriba se desarrollan durante la fase de planificación de un proyecto, sin embargo, también debes planificar cada fase del ciclo de vida del proyecto. Esto generalmente comienza con una estructura de desglose del trabajo (EDT) para identificar cada tarea y entregable del proyecto.

Luego, deberás observar cada una de las limitaciones del proyecto y determinar cómo pueden impactarlo. Aquí es donde entran en juego la gestión de riesgos y nivelación de recursos. La nivelación de recursos consiste en ajustar las fechas de inicio y fin para equilibrar la demanda de recursos. También necesitarás tener listo tu plan de gestión de calidad como se mencionó anteriormente.

Mantener equilibrada la carga de trabajo de tu equipo también es clave. Si los sobrecargas con tareas, se agotarán. Esto significa que perderás productividad de los miembros del equipo, un factor crítico para el éxito general del proyecto. Gestionar correctamente los recursos es uno de los aspectos más importantes de las restricciones de proyecto.

Además de los planes de gestión necesarios para controlar las limitaciones del proyecto, también debes considerar la comunicación. Tener una comunicación clara, transparente y regular entre el equipo del proyecto puede ayudarte a ejecutar el proyecto sin problemas. Es crucial conocer las diferentes restricciones del proyecto, ya que la única forma de controlarlas es entenderlas. Al tomar decisiones importantes, no solo consideres el tiempo, el alcance y el presupuesto, sino también la calidad, el riesgo, los recursos, la sostenibilidad, la organización, la metodología y la satisfacción del cliente.

ProjectManager Facilita la Gestión de las Limitaciones de Proyectos

Las restricciones deben gestionarse en cualquier proyecto. Para ello, necesitas un software de gestión de proyectos que te permita planificar, hacer seguimiento y adaptarte a las restricciones a medida que el proyecto avanza. ProjectManager es un software galardonado que te ayuda a gestionar todos los aspectos de un proyecto, incluidas sus restricciones.

Haz Planes Más Precisos

Si no controlas cuidadosamente tu presupuesto, el dinero se agotará rápidamente. ProjectManager te ayuda a planificar tu proyecto con diagramas de Gantt en línea que programan tareas en una línea de tiempo y rastrean los costos asociados a cada una. De esta manera, no te tomarán por sorpresa. También puedes vincular dependencias para evitar cuellos de botella que te saquen del camino.

Herramientas de Gestión de Recursos

Otra forma en que los costos pueden descontrolarse y afectar tu cronograma es cuando los recursos no se gestionan adecuadamente. ProjectManager te proporciona tableros en tiempo real para monitorear tus recursos. Ya sea el costo de proveedores o la asignación de tareas del equipo, verás toda la información en tiempo real.

Hablando de equipos, su tiempo también necesita ser gestionado. ProjectManager tiene hojas de tiempo que hacen que sea fácil para ellos enviarlas y para los gerentes aprobarlas. Además, los informes detallados del proyecto te mantienen al tanto de las restricciones. Hay muchas maneras de visualizar y controlar las restricciones en ProjectManager.com.

Balancear todas las restricciones dentro de la gestión de proyectos requiere herramientas sólidas para seguimiento e informes. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea con tableros e informes en tiempo real para monitorear el progreso del proyecto, presupuestos y más para asegurar que tus proyectos lleguen a una conclusión exitosa. Pruébalo tú mismo con una prueba gratuita de 30 días.