La planificación de proyectos es una de las partes más importantes para lograr un proyecto exitoso. Si eres como muchos, la idea de crear un plan de proyecto suena simple en teoría, pero en la práctica, puede que no sepas por dónde empezar. Hemos recopilado todo lo que necesitas saber para crear un plan de proyecto exitoso que te prepare para alcanzar el éxito.
¿Qué es la Planificación de Proyectos?
La planificación de proyectos es el proceso de definir los objetivos, cronograma, tareas, recursos y estrategia para ejecutar un proyecto. Establece qué debe hacerse, cuándo y por quién para lograr los objetivos del proyecto. Cualquier persona involucrada en el proyecto, desde el gestor hasta los miembros del equipo, puede consultar el plan en cualquier etapa para entender mejor sus funciones y responsabilidades. Los elementos comunes de un plan de proyecto incluyen tareas, recursos, cronogramas y responsabilidades.
¿Qué es un Plan de Proyecto?
Un plan de proyecto es una serie de documentos formales que definen las etapas de ejecución y control de un proyecto. El plan incluye consideraciones para la gestión de riesgos, gestión de recursos y comunicaciones, y también aborda las líneas base de alcance, costo y cronograma. El software de planificación de proyectos es utilizado por los gestores para garantizar que sus planes sean completos y sólidos.
ProjectManager te permite crear planes de proyecto detallados con diagramas de Gantt en línea que incluyen dependencias de tareas, horas de recursos, costos laborales, hitos, el camino crítico y más. Además, tu equipo puede ejecutar el plan en cualquiera de nuestras cinco vistas de proyecto, mientras tú haces seguimiento del progreso con paneles. Comienza hoy gratis.
El plan de proyecto, también llamado plan de gestión de proyectos, responde al quién, qué, dónde, por qué, cómo y cuándo del proyecto—es más que un diagrama de Gantt con tareas y fechas de entrega. El propósito del plan de proyecto es guiar las fases de ejecución y control del proyecto.
¿Por Qué es Necesario Hacer un Plan de Proyecto?
Un buen plan de proyecto establece los procesos que todos deben seguir, lo que evita muchos dolores de cabeza más adelante. Por ejemplo, si especificas que las estimaciones serán realizadas por expertos en la materia basándose en su criterio, y eso se aprueba, después nadie podrá quejarse de que querían usar una técnica diferente. Ya sabían cómo funcionaba desde el inicio.
Los planes de proyecto también son muy útiles para monitorear el progreso. Puedes volver a ellos y verificar lo que dijiste que ibas a hacer y cómo, comparándolo con lo que realmente estás haciendo. Esto te da una buena dosis de realidad y te permite cambiar el rumbo si es necesario para retomar el camino del proyecto.
Herramientas como los paneles pueden ayudarte a asegurarte de que tu proyecto va según lo planeado. ProjectManager tiene un panel en tiempo real que se actualiza automáticamente cada vez que se actualizan las tareas.
¿Cómo Crear un Plan de Proyecto?
Tu plan de proyecto es esencial para el éxito de cualquier iniciativa. Sin uno, el proyecto puede verse afectado por problemas comunes de la gestión de proyectos como retrasos, ampliación del alcance y sobrecostos. Aunque redactar un plan puede requerir mucho trabajo al principio, ese esfuerzo traerá grandes beneficios a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
El esquema básico de cualquier plan de proyecto puede resumirse en estos pasos:
- Define quiénes son las partes interesadas en el proyecto, sus requisitos y criterios de éxito.
- Crea una estructura de desglose del trabajo (EDT) para definir el alcance del proyecto, identifica tareas, entregables e hitos.
- Enumera los recursos necesarios del proyecto, como personal, equipo, salarios y materiales, luego estima su costo y crea un presupuesto de proyecto.
- Basado en el alcance del proyecto, crea un cronograma de actividades de proyecto para saber cuándo deben ser ejecutadas las tareas de proyecto y cuándo se necesitan los recursos del proyecto.
- Identifica los riesgos y asigna entregables a los miembros del equipo, quienes realizarán las tareas requeridas y monitorearán los riesgos asociados.
- Organiza tu equipo de proyecto y define sus roles y responsabilidades.
- Desarrolla procedimientos y formularios para la gestión de cambios.
- Crea un plan de comunicación para comunicar el estado y progreso de proyecto a las partes interesadas.
En cuanto a los elementos específicos que debe contener el documento de plan de proyecto, generalmente se incluyen las siguientes secciones, también llamados “planes subsidiarios”. Cada uno de estos planes define todas las directrices, procedimientos, roles y responsabilidades y otros detalles para la gestión de los aspectos principales del plan de proyecto, como su presupuesto, cronograma y alcance.
- Acta de constitución del proyecto
- Cronograma del proyecto
- Presupuesto del proyecto
- Declaración del alcance del proyecto
- Plan de Gestión del Alcance
- Plan de Gestión del Cronograma
- Plan de Gestión de los Costos
- Plan de Gestión de la Calidad
- Plan de Gestión de los Recursos
- Plan de Gestión de las Comunicaciones
- Plan de Gestión de los Riesgos
- Plan de Gestión de las Adquisiciones
- Plan de Gestión de los Interesados
- Plan de Gestión de la Integración
¿Cuáles son las 5 Fases del Ciclo de Vida del Proyecto?
Cualquier proyecto, grande o pequeño, puede llegar a ser muy complejo. Es mucho más fácil desglosar todo lo que debe incluirse en el plan de proyecto si ves el proyecto en fases. El instituto de gestión de proyectos (Project Management Institute), dentro de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK), ha identificado las siguientes 5 fases de un proyecto:
- Inicio: Es el comienzo del proyecto, donde se definen los objetivos mediante un caso de negocio y se evalúa la viabilidad a través de un estudio de viabilidad.
- Planificación: En esta fase se define el alcance del proyecto con una estructura de desglose del trabajo (EDT) y se decide la metodología para gestionarlo. Se estiman costos, calidad y recursos, y se elabora un cronograma con hitos y dependencias de tareas. El principal entregable de esta fase es el plan de proyecto.
- Ejecución: Durante esta fase se completan los entregables. Generalmente comienza con una reunión de lanzamiento y continúa con reuniones periódicas del equipo e informes de estado mientras el proyecto está en marcha.
- Monitoreo y Control: Esta fase se realiza en paralelo con la ejecución. Se mide el progreso y los indicadores de desempeño para mantener el proyecto alineado con el plan establecido.
- Cierre: El proyecto finaliza cuando el entregable es recibido por las partes interesadas. Se liberan recursos, se firman contratos y, en el mejor de los casos, se realiza una evaluación de los éxitos y fallos.
Fase de Planificación de Proyectos
Ahora que hemos aprendido cómo hacer un plan de proyecto e identificado las etapas del ciclo de vida de la gestión de proyectos, debemos resaltar la importancia de la fase de planificación en la gestión de proyectos.
El proceso de planificación va más allá de crear un documento de plan de proyecto, porque es aquí donde se crean todos los documentos que guiarán cómo vas a ejecutar tu plan de proyecto y cómo vas a controlar los riesgos y cualquier problema que pueda surgir. Estos documentos, que forman parte del plan de gestión, cubren todos los detalles del proyecto sin excepción.
Existen plantillas de plan de proyecto que pueden ayudarte a organizar tus tareas y comenzar el proceso de planificación—pero aquí en ProjectManager recomendamos usar software de planificación de proyectos. Su conjunto de funciones es mucho más completo e integrado con cada fase del proyecto en comparación con una plantilla en Excel, y es una excelente forma de asegurar que el progreso real esté alineado con el progreso planificado.
Pasos para la Planificación de Proyectos
El proceso de planificación de proyectos es fundamental para el éxito de tu proyecto y, como gerente de proyectos, debes considerar todos los elementos que conforman tu plan de gestión, como el trabajo, el tiempo, los recursos y los riesgos.
Ahora, vamos a guiarte a través de los principales pasos de la planificación de proyectos:
- Definir el caso de negocio
- Reunirse con las partes interesadas clave
- Definir el alcance del proyecto
- Formar un equipo de proyecto
- Determinar el presupuesto del proyecto
- Establecer metas y objetivos
- Definir los entregables del proyecto
- Crear un cronograma del proyecto
- Asignar tareas a los miembros del equipo
- Realizar un análisis de riesgos
- Crear el plan del proyecto
- Informar sobre el progreso
Al seguir estos pasos de planificación, aclararás qué necesitas lograr, definirás los procesos para llegar ahí y desarrollarás un plan de acción para avanzar con este esquema de planificación.
1. Definir el Caso de Negocio
Si tienes un proyecto, hay una razón detrás de él—ese es tu caso de negocio. El caso de negocio expone las razones por las que se inicia el proyecto, sus beneficios y el retorno de inversión. Si se trata de resolver un problema, este se describe aquí. El caso de negocio se presenta a quienes toman decisiones dentro de la organización, explicando qué se debe hacer y cómo, junto con un estudio de viabilidad para evaluar la factibilidad del proyecto. Si se aprueba, tienes un proyecto.
2. Reunirse con las Partes Interesadas
Todo proyecto tiene partes interesadas, aquellas personas que tienen un interés directo en él. Desde quienes obtendrán beneficios hasta los miembros del equipo que son responsables del éxito. Por eso, cualquier gestor debe identificar quiénes son estas partes interesadas clave durante el proceso de planificación, desde clientes hasta entes reguladores. Reunirse con ellas es crucial para tener una visión más clara de lo que debe incluir el plan de gestión y lo que se espera del entregable final.
3. Definir el Alcance del Proyecto
Se refiere al trabajo necesario para alcanzar los objetivos del proyecto y generar los entregables requeridos. El alcance del proyecto debe definirse y organizarse mediante una estructura de desglose del trabajo (EDT). Por lo tanto, el alcance incluye lo que se debe hacer en el proyecto (entregables, subentregables, paquetes de trabajo, elementos de acción), pero también lo que no es esencial. Esto último es importante para el plan, ya que saber qué no es prioritario ayuda a evitar la ampliación del alcance; es decir, usar recursos valiosos en algo que no es clave para el éxito del proyecto.
4. Formar un Equipo de Proyecto
Necesitarás un equipo de proyecto capacitado para ayudarte a crear tu plan y ejecutarlo con éxito. Es recomendable reunir a un grupo diverso de profesionales con experiencia para formar un equipo multidisciplinario que vea el plan de gestión desde diferentes perspectivas.
5. Determinar un Presupuesto de Proyecto
Una vez que definas el alcance del proyecto, tendrás una lista de tareas que deben completarse para lograr una entrega exitosa. Para ello, necesitarás recursos como equipo, materiales, capital humano y, por supuesto, dinero. Tu presupuesto cubrirá todo eso. El primer paso para crear un presupuesto es estimar los costos asociados a cada tarea. Una vez que tengas esos costos estimados, puedes establecer una línea base de costos, que servirá como base para tu presupuesto.
6. Establecer Metas y Objetivos del Proyecto
Las metas y los objetivos son cosas distintas en la planificación de un proyecto. Las metas son los resultados que deseas alcanzar y suelen ser generales. Los objetivos, en cambio, son más específicos; acciones medibles que deben realizarse para alcanzar la meta. Al crear un plan, las metas y objetivos surgen naturalmente del caso de negocio, pero en esta etapa, se detallan más. En cierto sentido, se ajustan las metas definidas inicialmente y se crean tareas bien delimitadas. Estas metas y objetivos se recopilan en un acta de constitución del proyecto, que utilizarás a lo largo de todo el ciclo de vida.
7. Definir los Entregables del Proyecto
Un proyecto puede tener numerosos entregables. Un entregable puede ser un bien, servicio o resultado necesario para completar una tarea, proceso, fase, subproyecto o el proyecto en sí. Por ejemplo, el entregable final es la razón de ser del proyecto, y una vez producido, el proyecto se da por concluido. Tal como se define en el alcance, un proyecto se compone de subproyectos, fases, paquetes de trabajo, actividades y tareas, y cada uno de estos elementos puede tener un entregable. Lo primero es determinar cuál es el entregable final y cómo sabrás que su calidad cumple con las expectativas de las partes interesadas. En cuanto al resto de entregables, también deben identificarse y alguien del equipo debe ser responsable de que se completen correctamente.
8. Crear un Cronograma de Proyecto
El cronograma es la base sobre la que se estructura todo el proyecto. Desde tus tareas hasta el presupuesto, todo está definido por el tiempo. Los cronogramas se elaboran recopilando todas las tareas necesarias para alcanzar el entregable final y ubicándolas en una línea de tiempo que culmina en la fecha límite del proyecto. Esto puede volverse complejo, por lo que los cronogramas se dividen en fases, marcadas por hitos que indican el fin de una fase y el inicio de la siguiente.
9. Asignar Tareas a los Miembros del Equipo
El plan está definido, pero sigue siendo abstracto hasta que tomas las tareas del cronograma y comienzas a asignarlas a los miembros del equipo. Sus roles y responsabilidades deben estar claramente definidos para que sepan qué hacer. Luego, cuando les asignes tareas del plan, estas deben ser claras, con instrucciones y la documentación necesaria para que puedan ejecutarlas.
10. Realizar un Análisis de Riesgos
Todo proyecto tiene algún nivel de riesgo. Hay varios tipos de riesgo como el riesgo de alcance, riesgo técnico y riesgo de cronograma, entre otros. Incluso si tu plan es detallado, factores internos y externos pueden afectar el tiempo, costo y alcance del proyecto (la triple restricción). Por lo tanto, debes considerar tu planificación como algo flexible. Hay muchas formas de prepararse ante el riesgo, como desarrollar un plan de gestión de cambios, pero por ahora, lo más importante es hacer seguimiento al progreso durante la fase de ejecución mediante informes de estado del proyecto y/o software de planificación para monitorear los riesgos.
11. Crear tu Plan de Proyecto
Como se mencionó anteriormente, un plan de gestión es un documento que contiene varios elementos. Antes de entrar en una explicación detallada de cada uno, es importante entender que deberías incluirlos todos para tener un plan sólido. Los componentes que necesitarás pueden variar según el proyecto, pero en términos generales, estos son los documentos principales que necesitarás para crear tu plan de gestión:
- Acta de constitución del proyecto
- Cronograma del proyecto
- Presupuesto del proyecto
- Declaración del alcance del proyecto
- Plan de Gestión del Alcance
- Plan de Gestión del Cronograma
- Plan de Gestión de los Costos
- Plan de Gestión de la Calidad
- Plan de Gestión de los Recursos
- Plan de Gestión de las Comunicaciones
- Plan de Gestión de los Riesgos
- Plan de Gestión de las Adquisiciones
- Plan de Gestión de los Interesados
- Plan de Gestión de la Integración
12. Informar Sobre tu Progreso
Tu objetivo final es garantizar un proyecto exitoso para las partes interesadas. Ellas están involucradas y no estarán satisfechas sin ver informes de estado que muestren el avance. Al construir una estructura de desglose del trabajo (EDT) durante la fase de planificación, puedes desglosar el proyecto para que comprendan cómo se ejecutará el plan. Mantenerlas informadas es clave para gestionar sus expectativas y asegurar su satisfacción. Realizar reuniones de planificación regulares donde presentes informes de progreso es una excelente forma de mostrarles que todo avanza como se espera y atender cualquier duda o inquietud que puedan tener. Tu plan de gestión de partes interesadas especificará cómo vas a involucrarlas en el proyecto.
Ejemplo de Plan de Proyecto
Este plan de gestión de proyectos proporciona un marco integral para gestionar la construcción de un puente vehicular sobre el río XYZ. El plan garantiza que el proyecto se completará a tiempo, dentro del presupuesto y con los más altos estándares de calidad.
Título del Proyecto: Construcción de Puente Vehicular Sobre el Río XYZ
1. Resumen Ejecutivo
La construcción de un puente vehicular sobre el río XYZ es un proyecto estratégico de infraestructura para mejorar la conectividad entre las regiones norte y sur de la ciudad.
2. Objetivos del Proyecto
Completar la construcción de un puente vehicular de 500 metros en un plazo de 18 meses. Garantizar que el puente cumpla con todas las normas de seguridad y regulaciones. Entregar el proyecto dentro del presupuesto de $10 millones.
3. Alcance del Proyecto
El alcance incluye la preparación del sitio, cimentación, construcción del puente, pavimentación e instalación de elementos de seguridad como barandales e iluminación. También se incluyen pruebas e inspecciones.
Los entregables incluyen la estructura del puente terminada, documentación del proyecto y entrega del puente a las autoridades locales.
4. Acta de Constitución del Proyecto
La acta de constitución autoriza formalmente el proyecto de construcción del puente, definiendo sus objetivos, alcance y partes interesadas clave. Las partes interesadas principales incluyen al patrocinador, el gestor del proyecto, el equipo y las autoridades locales.
5. Cronograma del Proyecto
- Inicio del Proyecto: Semanas 1-2
- Planificación del Proyecto: Semanas 3-6
- Preparación del Sitio: Semanas 7-12
- Construcción de la Cimentación: Semanas 13-24
- Construcción de la Superestructura: Semanas 25-60
- Pavimentación y Acabados: Semanas 61-68
- Pruebas e Inspecciones: Semanas 69-72
- Entrega: Semana 73
El cronograma será monitoreado de cerca mediante diagramas de Gantt y herramientas de planificación.
6. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
La EDT proporciona una descomposición jerárquica detallada de los entregables y paquetes de trabajo del proyecto.
- Inicio del Proyecto: Desarrollo del acta y definición de partes interesadas
- Planificación: Definición del alcance y planificación de recursos
- Preparación del Sitio: Adquisición de terrenos y limpieza
- Construcción de Cimentación: Excavación y pruebas
- Construcción de Superestructura: Montaje de estructura de acero y losas de concreto
- Pavimentación y Acabados: Pavimentación e instalación de barandales
- Pruebas e Inspecciones: Inspecciones de seguridad y verificación ambiental
- Entrega: Documentación, informes y aprobación final
7. Presupuesto del Proyecto
El presupuesto total para la construcción del puente es de $10 millones. El seguimiento del presupuesto se realizará con herramientas de gestión. Se revisarán los costos regularmente para asegurar el cumplimiento financiero y se abordarán desviaciones mediante el plan de gestión de cambios.
8. Plan de Gestión de Riesgos
Se identifican posibles riesgos, se evalúa su impacto y se definen estrategias de mitigación. Los riesgos potenciales incluyen condiciones climáticas adversas, interrupciones en la cadena de suministro y accidentes de seguridad.
9. Gestión de Recursos
La gestión de recursos implica planificar, asignar y gestionar los recursos humanos, materiales y de equipo necesarios. Se utilizará un calendario de recursos para seguir su disponibilidad y uso.
¿Cuánto Dura la Fase de Planificación de un Proyecto?
Esto es difícil de responder. Va a tomar más tiempo planificar un alunizaje que una nueva aplicación de citas. La mejor forma de estimar cuánto tiempo tomará tu fase de planificación es observar proyectos similares que se hayan realizado antes y ver cuánto tiempo les tomó planificarlos. Habla también con el gestor del proyecto, si puedes, ya que tendrá una opinión sobre si ese tiempo fue suficiente o no.
Es fácil ver cuánto duraron otros proyectos si tienes una herramienta que archiva los cronogramas anteriores y pone esos datos a disposición de quienes los necesiten. Así puedes buscar proyectos similares y estudiar sus cronogramas en detalle.
¿Qué es el Software de Planificación de Proyectos?
Las herramientas de planificación se han vuelto esenciales para los gestores en los últimos años, ya que les permiten mantener y automatizar los componentes que describimos anteriormente. El software de planificación es una gran herramienta para facilitar procesos como la creación de cronogramas, la gestión de equipos, la estimación de costos, la asignación de recursos y el monitoreo de riesgos.
Además, este tipo de software permite a los gestores monitorear y seguir el plan mientras avanza la fase de ejecución. Estas funciones incluyen paneles para una vista general del progreso y rendimiento del proyecto, y reportes detallados para comunicarse con las partes interesadas.
El software de planificación viene en todos los tamaños y formas. Algunos se enfocan en un solo aspecto, y otros ofrecen un conjunto de funciones que pueden utilizarse en cada uno de los pasos de planificación. Lo ideal dependerá de tus necesidades específicas, pero en términos generales, es una herramienta mucho más potente que las plantillas de planificación.
Beneficios del Software de Planificación de Proyectos en Línea
El software en línea para planificación es altamente flexible y se adapta al estilo de trabajo de tu equipo. Tiene funciones diseñadas para ayudarte durante todo el proceso de planificación.
Antes del auge de este tipo de herramientas, los gestores solían tener que lidiar con una colección desorganizada de documentos, hojas de cálculo y demás. Los gestores más astutos, sin embargo, aprovechan las herramientas disponibles para automatizar lo que sea posible y simplificar lo que no lo es.
Algunos de los beneficios que ahorran tiempo al usar software de planificación de proyectos incluyen los siguientes.
- Organizar, priorizar y asignar tareas
- Planificar y programar hitos y dependencias
- Monitorear progreso, costos y recursos
- Colaborar con el equipo
- Compartir planes con el equipo y las partes interesadas
- Generar informes sobre los planes
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