Los proyectos necesitan aprobación antes de poder ejecutarse. Un acta de constitución del proyecto es un documento de planificación que vende el proyecto a los interesados y patrocinadores. Si puedes demostrar su viabilidad y retorno de inversión, el trabajo recibirá luz verde para avanzar.

Entonces, ¿qué es exactamente un acta de constitución del proyecto? La siguiente guía rápida te ayudará a tener una comprensión más completa para que, cuando presentes tu próximo proyecto, tengas todo lo necesario para lograr el éxito.

¿Qué Es Un Acta De Constitución Del Proyecto?

Un acta de constitución del proyecto es la declaración del alcance, los objetivos y las personas que participan en un proyecto. Inicia el proceso de definir los roles y responsabilidades de los participantes y describe los objetivos y metas del proyecto. También identifica a los principales interesados y define la autoridad del director del proyecto desde el inicio del plan del proyecto.

En términos de significado, este documento formal proporciona una visión general del proyecto. Mantiene alineados a los interesados y ofrece una visión clara y dirección para que el equipo del proyecto la siga. Por ejemplo, ¿por qué se realiza el proyecto, cuáles son sus metas y quiénes son los interesados? El acta de constitución también ayuda a obtener la aprobación y los recursos necesarios para el proyecto.

¿Cuál Es El Propósito De Un Acta De Constitución Del Proyecto?

Hay muchos documentos necesarios para ejecutar un proyecto. Antes de comenzar, hay varios que debes crear, desde un plan de proyecto hasta un presupuesto. Todos estos documentos profundizan en los elementos que ya has cubierto de forma general en tu acta. Entonces, ¿por qué necesitas otro documento? ¿No es redundante?

Si bien es cierto que abordarás estos temas más a fondo, este es tu primer acercamiento; por eso es más general y se crea antes que los demás. A continuación, se presentan tres usos principales de este documento:

1. Lo necesitas para autorizar tu proyecto. Este documento vende el proyecto a los interesados y define de forma general cuál será su retorno de inversión. Es como un discurso de ascensor, debe convencer.
2. Sirve como documento principal de venta. Cuando se presenta a los interesados, ellos tienen un resumen que pueden distribuir o presentar cuando se les consulte sobre otros proyectos, para así enfocar sus recursos donde sean necesarios.
3. Es un documento que te acompaña durante todo el ciclo de vida del proyecto. Lo usarás continuamente, ya sea en reuniones o para ayudarte con la gestión del alcance. El acta actúa como un mapa sin entrar en detalles que puedan distraer de otros materiales del proyecto.

¿Cuándo Redactar Un Acta De Constitución En La Gestión De Proyectos?

Ahora que sabemos qué es un acta de constitución en gestión de proyectos, exploremos cuándo debe redactarse. Normalmente, se escribe al inicio del proyecto, durante la fase de iniciación y antes de que se requiera la alineación de los interesados.

En este punto, el proyecto se define y autoriza formalmente, y el acta puede proporcionar información sobre el propósito del proyecto. El director del proyecto designado generalmente toma el control una vez finalizada el acta para asegurar una gestión efectiva.

¿Quién Debe Redactar El Acta De Constitución Del Proyecto?

Normalmente, el director del proyecto redacta el acta, aunque se requiere colaboración con diversos interesados para que sea exitosa. Mientras el director lidera el proceso y garantiza la claridad en los objetivos, alcance y entregables, el patrocinador, los interesados clave, los expertos temáticos y los miembros del equipo también deben participar y aportar. Este enfoque colaborativo ayuda a crear actas bien fundamentadas que se alinean con las expectativas de todas las partes.

Acta De Constitución Del Proyecto Vs. Plan De Proyecto

Para entender mejor qué es un acta de constitución, comparemos este documento con otros relacionados, lo cual lo pondrá en perspectiva. Ya explicamos que es un documento de alto nivel utilizado al iniciar un proyecto. Tiene solo unas pocas páginas y describe los objetivos, el alcance, la visión, los roles del equipo y los interesados involucrados.

El plan de proyecto se utiliza para mostrar cómo se ejecutará el proyecto. Es una guía práctica desde el inicio hasta el final. Se desarrolla después de que el acta ha sido aprobada y actúa como dirección para el plan. Lo que se describe en el acta se detalla a fondo en el plan de proyecto. En ese sentido, ambos documentos están relacionados y forman parte de la evolución general del proyecto.

Cuando hablamos de un plan de proyecto, se trata de identificar el valor del proyecto para los interesados y la organización. Luego, se entra en un nivel más práctico. Se crea una línea de tiempo con tareas, duración e hitos. Se estructura al equipo, se asignan roles y responsabilidades, y se determina quién hará qué durante la ejecución. Se asignan recursos, se utiliza una estructura de desglose del trabajo (EDT) para identificar todos los entregables y se estiman los costos.

Acta De Constitución Del Proyecto Vs. Caso De Negocio

Como ya se definió, un acta de constitución describe el proyecto y sus entregables de forma general. Pero un caso de negocio, como su nombre lo indica, se enfoca en el valor del proyecto, cuál será el retorno de inversión (ROI) o cómo posicionará a la organización para aprovechar futuras oportunidades.

Por lo tanto, el caso de negocio se centra en las oportunidades empresariales o en un problema que el proyecto debe resolver. Estos beneficios pueden ser tangibles o intangibles, como aumentar las ganancias o la penetración en el mercado. Sean cuales sean, están respaldados por un análisis detallado del ROI. Se enumeran todas las suposiciones y restricciones.

Así que, mientras el acta de constitución es un documento más amplio, el caso de negocio se enfoca únicamente en cómo el proyecto puede ayudar a la organización. Justifica el proyecto y los recursos que requerirá para completarse. El acta autoriza el proyecto, y el caso de negocio aporta la investigación que demuestra que vale la pena invertir ese tiempo, dinero y esfuerzo.

Cómo Redactar Un Acta De Constitución: Elementos Clave

El acta de constitución sirve como documento de referencia. Debe responder a las siguientes preguntas clave durante la fase de iniciación.

1. ¿Cuál es la esencia del proyecto? ¿Cuáles son los objetivos y metas del proyecto? ¿Cómo planeas alcanzarlos?
2. ¿Por qué existe este proyecto? Brinda una comprensión compartida del proyecto. El acta debe comunicar su valor y/o razón de existencia a todos los involucrados: equipo, director del proyecto, interesados, patrocinadores, etc.
3. ¿Estamos de acuerdo con este proyecto? El acta actúa como un contrato entre el patrocinador, los interesados clave y el equipo. Al detallar las responsabilidades de cada parte, todos comprenden sus funciones.

Estas son las líneas generales, y aunque el acta no necesita entrar en demasiado detalle, hay muchos más elementos importantes que estas declaraciones generales. Recuerda, las secciones descritas a continuación deben ser breves porque hacen referencia a otros documentos de planificación, como la declaración de alcance, el presupuesto, el plan de gestión de riesgos o una solicitud de propuesta.

1. Indicar La Información Del Proyecto

Esta primera sección de tu acta de constitución es donde incluirás la información general del proyecto, como su nombre, descripción y quiénes son el patrocinador del proyecto, el director del proyecto, los miembros del equipo y los interesados.

2. Identificar Al Patrocinador Del Proyecto Y Parte Autorizadora

Generalmente, el patrocinador o parte autorizadora será un gerente o ejecutivo senior con autoridad para aprobar el proyecto y supervisar la asignación de recursos. Ayudará a proporcionar dirección, obtener la financiación necesaria, actuar como enlace entre los interesados y resolver conflictos. El patrocinador del proyecto cumple un rol importante, ya que ayuda a garantizar que el proyecto cumpla los objetivos organizacionales y fomente la colaboración entre departamentos.

3. Establecer El Propósito Del Proyecto

A continuación, se debe establecer el propósito del acta de constitución. En otras palabras, articula claramente por qué se está realizando el proyecto y qué se espera lograr. Las partes que debes incluir son el problema u oportunidad, los objetivos, las metas organizacionales y los beneficios. Siempre usa un lenguaje simple y claro para que todos los interesados comprendan la intención del proyecto.

4. Identificar Metas Y Objetivos Del Proyecto

Es importante que los directores de proyecto diferencien entre estos dos conceptos. Las metas del proyecto son los beneficios de alto nivel que debería generar el proyecto, mientras que los objetivos del proyecto son los hitos específicos o pasos necesarios para alcanzarlos. Si no tienes un objetivo claro, tu proyecto no cumplirá su propósito.

5. Definir Roles Y Responsabilidades Del Equipo Del Proyecto

Una función clave del acta de constitución es documentar los miembros del equipo y sus roles y responsabilidades. También debes identificar a los principales interesados. Siempre es crucial tenerlos en cuenta, ya que son a quienes deberás rendir cuentas y gestionar sus expectativas. Cuanto antes sepas quiénes son, antes podrás construir un plan de gestión de interesados eficaz.

• Director Del Proyecto: Lidera el proceso de redacción del acta y garantiza la claridad.
• Patrocinador Del Proyecto: Ofrece dirección inicial y aprueba la alineación del proyecto con los objetivos generales de la organización.
• Oficina De Gestión De Proyectos (PMO): Asegura que las actas estén estructuradas adecuadamente y alineadas con los objetivos organizacionales.
• Interesados Del Proyecto: Aportan información valiosa para garantizar que se consideren todos los requisitos y perspectivas.

6. Presentar Un Caso De Negocio

Un acta de constitución necesita un caso de negocio porque básicamente expone las razones por las cuales se emprende el proyecto. Ayuda a los directores de proyecto a explicar las necesidades empresariales que el proyecto va a satisfacer, los beneficios financieros esperados y el retorno de inversión para los interesados. Una buena forma de vender el proyecto es tener claridad sobre los beneficios que aportará a patrocinadores e interesados. Identifícalos y enuméralos aquí.

7. Definir El Alcance Del Proyecto

¿Cuáles son los elementos incluidos y excluidos del proyecto? El alcance son los límites del proyecto, como su fecha de inicio y de finalización. Entonces, ¿qué está incluido? ¿Qué partes del proceso del proyecto están dentro del alcance y cuáles no forman parte del proceso paso a paso? Describe los entregables clave y los hitos del proyecto. Más adelante, en la fase de planificación, deberás crear una declaración de alcance más detallada.

8. Crear Una Cronología Del Proyecto

Una cronología del proyecto es una versión simplificada del cronograma. Esta cronología debe mostrar los entregables clave, los hitos y las etapas del proyecto para que los interesados comprendan la visión general.

9. Estimar Qué Recursos Serán Necesarios

El acta de constitución debe incluir el personal, presupuesto, materiales y herramientas necesarios para completar el proyecto. Una vez identificados los tipos de recursos, desglósalos por fases para que el equipo entienda cuándo se utilizarán. Una estimación clara ayuda a construir una base sólida para las fases de planificación y ejecución.

10. Elaborar El Presupuesto Del Proyecto

Aunque entrarás en mayor detalle al crear el presupuesto del proyecto, aquí es donde debes calcular una estimación general de los costos, basada en los recursos necesarios para ejecutar las tareas del proyecto. Define el presupuesto y quién tendrá autoridad para gastar. Incluye los costos estimados para las tareas ya definidas, pero ten en cuenta que requerimientos adicionales podrían modificar el presupuesto.

11. Realizar Un Análisis De Costos Y Beneficios

Un análisis de costos y beneficios ayuda a los interesados a comprender mejor las implicaciones financieras del proyecto y el retorno de inversión (ROI). Como resultado, pueden tomar decisiones más informadas. Se deben considerar componentes como costos directos e indirectos, beneficios tangibles e intangibles, así como el ROI general.

12. Registrar Supuestos Y Restricciones Clave

Es importante documentar todos los supuestos o restricciones que puedan impactar el desarrollo o ejecución del plan del proyecto. Registrar estos puntos es esencial para la gestión de interesados, ya que establecer expectativas claras es clave para el éxito. También deberías esbozar cómo planeas gestionar las restricciones del proyecto. Si no lo haces ahora, tendrás que ponerte al día más adelante.

13. Registrar Riesgos Clave Del Proyecto

Identifica todos los riesgos potenciales que podrían surgir para que no te tomen por sorpresa. Aquí deberás resaltar los riesgos más probables o de mayor impacto, para que los interesados estén al tanto desde el principio. Luego, deberás incluir un registro de riesgos y un plan de gestión de riesgos en tu plan de proyecto, detallando cómo se resolverán y quién será responsable de gestionarlos.

14. Definir Requisitos Del Proyecto Y Criterios De Éxito

El equipo de gestión y los interesados deben llegar a un acuerdo sobre los criterios de éxito. Los aspectos más comunes para determinarlo son los elementos de la triple restricción: tiempo, costo y alcance. Sin embargo, dependiendo del proyecto, también pueden existir otros requisitos como niveles de tolerancia al riesgo y estándares de calidad.

Ejemplos De Actas De Constitución De Proyecto

Ahora, usemos los pasos anteriores para redactar dos ejemplos simples de acta de constitución.

Ejemplo De Acta De Proyecto De Construcción

Para este ejemplo, imaginemos una empresa constructora que se encuentra en la fase de iniciación de un proyecto residencial, específicamente un complejo de apartamentos.

Información Del Proyecto

• Empresa: Acme Construction Co
• Nombre Del Proyecto: Apartamentos De Lujo En York
• Descripción Del Proyecto: El proyecto consiste en la construcción de un complejo de apartamentos de lujo con tres tipos de planos, desde 800 hasta 1,350 pies cuadrados.

Roles Y Responsabilidades

• Arquitecta Principal: Helena Johnson
• Ingeniero Principal: Samuel Weiss
• Gerente De Proyecto De Construcción: Frederick Terry
• Estimadora De Costos: Danielle DuPont
• Administrador Del Proyecto: Luke Robinson
• Supervisor De Obra: David Rosenthal

Visión Y Objetivos Del Proyecto

• Visión Del Proyecto: Finalizar a tiempo y dentro del presupuesto para satisfacer la demanda habitacional de la zona.
• Objetivos Del Proyecto: 1. Contratar al personal de construcción necesario, 2. Adquirir materiales o equipos según se requiera, 3. Transportar materiales y equipos al sitio de construcción según instrucciones del gerente y supervisor, 4. Completar informes diarios para monitorear el desempeño del equipo.

Caso De Negocio
La zona tiene gran demanda habitacional. Las recientes construcciones de uso mixto han generado comercio y restaurantes populares. Hay carencia de vivienda de lujo para personas de alto poder adquisitivo que se están trasladando a esta parte de la ciudad. Se adjunta investigación de mercado y demografía.

Alcance Del Proyecto
El proyecto se construirá conforme a los planos, especificaciones y otros documentos como el plan y cronograma de construcción.

Cronograma Del Proyecto
Se espera que el proyecto inicie en el último trimestre del año y finalice en un plazo de 12 a 16 meses.

Presupuesto Del Proyecto
El presupuesto del proyecto es de $15 millones, basado en el número de unidades y su metraje según los planos arquitectónicos y modelos CAD. El presupuesto fue elaborado por el equipo de arquitectura, ingeniería y estimación de costos.

Supuestos Del Proyecto

• Se asume que ningún desastre natural como terremotos, tornados o huracanes interrumpirá el proyecto.
• Se asume que el equipo estará en óptimas condiciones para completar la fase de construcción.
• Se asume que habrá suficiente personal para completar el proyecto.
• Se asume que los subcontratistas finalizarán su plan de trabajo a tiempo.

Restricciones Del Proyecto

• El proyecto no deberá durar más de 18 meses. Si hay retrasos, se podrán contratar subcontratistas adicionales sin exceder el presupuesto.
• El presupuesto de $15 millones debe ser monitoreado por el gerente del proyecto. Ya incluye un fondo de contingencia, por lo que no debe superarse bajo ninguna circunstancia.

Riesgos Del Proyecto
Los siguientes riesgos podrían afectar el proyecto:

• Aumento inesperado en el costo de materiales
• Falta de recursos como mano de obra, materiales y equipos por factores externos
• Daños o robos de equipos
• Desastres naturales

Requisitos Y Criterios De Éxito Del Proyecto
Los estándares de calidad y seguridad, criterios de éxito y otros requisitos se detallan en los planos y documentos de especificación. Incluyen calidad de materiales, habilidades del equipo, cumplimiento ambiental y códigos de construcción.

Ejemplo De Acta De Proyecto De Sitio Web

Para otro ejemplo, veremos la creación de un sitio web. Aunque los entregables son digitales, siguen una estructura similar a la de un proyecto de construcción.

Información Del Proyecto

• Empresa: Widgets Manufacturing
• Nombre Del Proyecto: Widgets.com
• Descripción Del Proyecto: Creación de un sitio web dinámico para posicionar la marca, atraer clientes y vender productos en línea.

Roles Y Responsabilidades

• Gerente De Proyecto: Tony Richardson
• Diseñadora Principal: Stacy Keach
• Director De Contenido: William Macy
• Desarrollador Backend: Ron Stable
• Desarrolladora Frontend: Lucy Kennedy
• Diseñadora UX: Kate Fallon
• Especialista En Pruebas: Joan Anderson

Visión Y Objetivos Del Proyecto

• Visión Del Proyecto: Lanzar un sitio web robusto, en tiempo, que capture clientes potenciales mediante SEO y facilite la compra.
• Objetivos Del Proyecto: 1. Contratar equipo de diseño y contenido, 2. Crear mapa del sitio, 3. Adquirir software y hardware, 4. Generar informes para monitorear avances y mantener informados a los interesados.

Caso De Negocio
Actualmente, Widgets Manufacturing distribuye en tiendas minoristas en todo el país. Para ampliar su alcance de forma rentable, el desarrollo del sitio web es el siguiente paso lógico para el crecimiento y la rentabilidad.

Alcance Del Proyecto
El sitio será diseñado acorde a las preferencias del público objetivo. Los entregables incluyen diseño preliminar y final, elementos gráficos, contenido, desarrollo backend y frontend, y pruebas.

Cronograma Del Proyecto
El proyecto debe estar terminado antes de fin de año para aprovechar el aumento estacional de ventas. La estimación es de seis meses.

Presupuesto Del Proyecto
El proyecto está estimado en $1 millón. Se adjunta desglose de costos por equipo y mano de obra.

Supuestos Del Proyecto

• Los usuarios finales probarán el sitio durante el lanzamiento suave.
• El sitio funcionará como fue diseñado.
• No habrá sobrecostos.
• El alcance permanecerá sin cambios tras la aprobación de los interesados.

Restricciones

• El sitio debe estar activo antes de fin de año para aprovechar la temporada alta.
• El presupuesto es fijo y tiene un margen de contingencia para costos imprevistos.

Riesgos Del Proyecto
Los siguientes riesgos podrían afectar este proyecto:

• Demoras por demasiadas personas tomando decisiones
• Rotación de personal
• Ampliación no autorizada del alcance (scope creep)
• Retrasos por ajustes en contenido o diseño gráfico

Requisitos Y Criterios De Éxito Del Proyecto
El sitio debe completarse a tiempo y dentro del presupuesto. Debe reflejar la imagen de marca de Widgets Manufacturing y responder a las necesidades de los clientes. La recolección de clientes potenciales y el proceso de compra, incluido el pago seguro, deben funcionar como se diseñaron.

Consejos Para Redactar Un Acta De Gestión De Proyectos

Hay un proceso para redactar un acta de constitución, que comienza por tener clara la visión del proyecto. Esa declaración de visión no puede ser vaga, sino que debe capturar el propósito del proyecto y definir el objetivo final del equipo.

Visión

Una vez que tengas clara la visión, puedes dividirla en elementos más prácticos.

• Objetivo. Enumera de tres a cinco objetivos del proyecto que sean SMART: específicos, medibles, alcanzables, realistas y con plazo definido.
• Alcance. Ahora describe los límites formales del proyecto explicando cómo puede cambiar o impactar al negocio. También señala qué es relevante y qué no lo es para el alcance del trabajo. Así mantendrás un mejor control del proyecto.
• Entregables. Describe cada uno de los entregables que el proyecto debe producir. Una vez definidos, tendrás una base sólida para tu acta y podrás avanzar. Puedes usar una plantilla de EDT para ayudarte a identificarlos.

Organizar

Al construir la estructura de tu acta, hay cuatro subconjuntos que debes identificar. Esto se hace listando lo siguiente:

1. Clientes/Usuarios Finales. Pregúntate: ¿Quién es un cliente o usuario final en el contexto de este proyecto? ¿Quién aceptará los entregables del proyecto?
2. Interesados. Como se mencionó antes, identificar a los interesados es crucial. Son las personas o entidades que tienen un interés clave en el proyecto. Pueden ser desde un responsable financiero hasta el director general.
3. Roles. Asigna los roles clave y responsabilidades a quienes participen en la ejecución del proyecto, desde el patrocinador hasta el gerente del proyecto. Escribe un breve resumen que defina su función y responsabilidades.
4. Estructura. Define las líneas de reporte entre estos roles. Usa un organigrama para mostrar la estructura y las relaciones dentro del proyecto.

Implementación

Ya tienes la visión y la estructura del proyecto. Ahora necesitas desarrollar un plan para implementarlas. Hay cuatro partes clave:

1. Plan. Si vas a implementar, necesitas un plan de implementación. Esto crea confianza entre clientes e interesados, listando las fases, actividades y cronograma del ciclo de vida del proyecto.
2. Hitos. Los hitos marcan fases importantes del proyecto y agrupan tareas menores en entregables clave. No deben ser muchos, pero son esenciales para evaluar el progreso.
3. Dependencias. Enumera todas las dependencias clave y su importancia. Son tareas o actividades vinculadas entre sí que afectan al proyecto.
4. Plan De Recursos. ¿Qué recursos requiere el proyecto? Desglósalos en mano de obra, equipos y materiales. Así sabrás lo que necesitas y podrás estimar el presupuesto con mayor precisión. A medida que el proyecto avance, deberás adaptar tu plan de recursos.

Da El Siguiente Paso En La Planificación Con ProjectManager

El acta establece la base del proyecto. Proporciona una visión y define dónde se ubicará cada parte. Es un gran marco de referencia, pero no es un plan. El acta conduce a la planificación del proyecto, y ProjectManager es el software de gestión que necesitas para gestionarlo de principio a fin.

Diagramas De Gantt Para Planificación

Convertir un acta en un plan requiere una herramienta lo suficientemente flexible para ajustarse a todas las tareas. La vista de diagrama de Gantt permite vincular dependencias y evitar cuellos de botella, editar fechas rápidamente y asignar tareas al equipo.

Colaborar En Las Tareas

Al asignar tareas al equipo, es crucial que tengan instrucciones claras. Los gerentes de proyecto no tienen tiempo para microgestionar. ProjectManager facilita las asignaciones y permite adjuntar archivos e imágenes ilimitadas. Se pueden dejar comentarios en cada tarea, manteniendo abierta la comunicación entre los miembros del equipo.

Contenido Relacionado

La gestión de proyectos es una disciplina que tiene mucho por enseñar. Por esta razón, hemos creado blogs explicando sus conceptos, metodologías, herramientas y documentos principales. Aquí hay algunos de ellos.

• ¿Qué es la Metodología de un Proyecto? 15 Tipos de Metodologías
• ¿Cómo Gestionar la Fase de Cierre de Proyecto?
• ¿Qué Es el Ciclo de Vida de un Proyecto? Las 5 Etapas de un Proyecto
• Pasos Para el Monitoreo y Control de Proyectos
• ¿Qué Es la Fase de Ejecución de un Proyecto?

Una vez que hayas redactado tu acta de proyecto y obtenido la aprobación de los interesados, necesitarás las herramientas adecuadas para gestionar el alcance, las tareas y los recursos, asegurando que el proyecto se entregue a tiempo y dentro del presupuesto. ProjectManager es un software de gestión en línea que informa en tiempo real al actualizarse los estados, permitiéndote saber en qué etapa está tu proyecto y cómo mantenerlo en movimiento hasta su finalización exitosa. Prueba nuestro software galardonado con esta prueba gratuita de 30 días.