Definir el alcance del proyecto es una parte crítica del proceso de planificación del proyecto. Esto se debe a que el alcance del proyecto define los límites de lo que será y no será parte del trabajo del proyecto, lo cual es esencial al elaborar el presupuesto y el cronograma del proyecto.
Naturalmente, la gestión del alcance es un área importante de la gestión de proyectos y hay mucho que aprender al respecto. Pero antes de profundizar en ello, comencemos con la definición de alcance del proyecto.
¿Qué es el Alcance de un Proyecto?
El alcance del proyecto es la cantidad total de trabajo que debe realizarse para completar un proyecto. Para definirlo, los gerentes de proyecto deben desglosar el proyecto en tareas y entregables que se ejecutarán para cumplir los objetivos y requisitos de los interesados y entregar el proyecto con éxito.
Definir el alcance del proyecto es una parte integral del proceso de planificación del proyecto porque, en función del alcance, los gerentes de proyecto conformarán sus equipos, estimarán los recursos necesarios y determinarán el plan, el cronograma y el presupuesto del proyecto.
¿Qué es la Gestión del Alcance de un Proyecto?
La gestión del alcance del proyecto es el proceso de seguimiento del alcance una vez que el proyecto ha comenzado, para garantizar que no crezca sin control. Es importante que no se agregue trabajo o costos adicionales sin la supervisión de un gerente de proyecto; si el alcance del proyecto cambia durante la fase de ejecución, el plan, el cronograma y el presupuesto definidos inicialmente no coincidirán con el nuevo alcance, lo que causará retrasos y sobrecostos. Esto se conoce como “desviación del alcance” y puede hacer que los proyectos fracasen.
Sin embargo, el alcance de un proyecto puede expandirse de manera controlada cuando los interesados o los miembros del equipo utilizan una solicitud formal de cambio que ambas partes acuerdan. Esto permite a los gerentes de proyecto solicitar más tiempo y recursos, y ajustar el cronograma y el presupuesto en consecuencia.
Para controlar el alcance del proyecto, los gerentes crean dos documentos principales de gestión del alcance: una declaración de alcance y un plan de gestión del alcance. Estos documentos definen el alcance durante la fase de planificación y establecen las reglas y directrices para su seguimiento. Exploraremos estos documentos con más detalle en la siguiente sección.
Ahora que hemos definido qué es la gestión del alcance del proyecto, centrémonos en cada uno de los pasos de gestión del alcance para comprender mejor este proceso.
Pasos para la Gestión del Alcance de un Proyecto
Gestionar el alcance significa, desde el principio, que tú y los interesados tengan una comunicación clara. Debes conocer su visión para entender qué esperan del proyecto. De esta manera, cuando ocurran cambios, podrás dirigirlos para cumplir con los objetivos del proyecto sin desviarlo de su curso. Pero esto es solo el comienzo.
Para gestionar el alcance del proyecto, debes seguir cinco pasos:
1. Definir el Alcance del Proyecto
Definir el alcance de un proyecto consiste en identificar el trabajo que se realizará. Para ello, primero debes establecer los principales objetivos del proyecto y considerar las actividades necesarias para lograrlos. Luego, una vez que tengas una idea clara de lo que debe lograr el proyecto, puedes utilizar una estructura de desglose del trabajo para dividir el proyecto en un conjunto de tareas. Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es una herramienta de planificación que ayuda a los gerentes de proyecto a visualizar las tareas necesarias para completar un proyecto, priorizarlas e identificar entregables y dependencias.
Una vez determinado el alcance del proyecto, debe gestionarse a través de un proceso conocido como gestión del alcance del proyecto. El software de gestión de proyectos ayuda a gestionar el alcance. ProjectManager, un software de gestión de proyectos galardonado con potentes diagramas de Gantt, te ayuda a crear un plan de proyecto donde todas las tareas definidas en el alcance están programadas con responsables y plazos. Además, nuestros diagramas de Gantt incluyen barras de progreso que se actualizan en tiempo real a medida que los miembros del equipo completan sus tareas, brindando máxima transparencia. También puedes establecer una línea base para comparar el esfuerzo planificado con el esfuerzo real en tiempo real y evitar la desviación del alcance. Comienza a usar ProjectManager hoy de forma gratuita.
Una vez que hayas definido las tareas del proyecto que se ejecutarán, debes considerar lo que no se incluirá en el alcance del proyecto, lo que se conoce como exclusiones del proyecto. Determinar esto es tan importante como definir el alcance. Esto te ayudará a evitar malentendidos con los interesados del proyecto al presentar una propuesta de proyecto. También es importante señalar cualquier restricción relevante, como los costos, que puedan afectar el alcance del proyecto.
2. Escribir una Declaración de Alcance del Proyecto
Una vez que hayas definido el alcance de tu proyecto, puedes redactar una declaración de alcance del proyecto, también conocida como documento de alcance del proyecto, que describe los siguientes elementos:
- Objetivos y metas del proyecto: Los requisitos del proyecto o criterios de aceptación.
- Entregables del proyecto: Los resultados de las tareas del proyecto.
- Exclusiones y restricciones del proyecto: Como gerente de proyecto, debes explicar qué no se puede hacer y por qué.
- Suposiciones del proyecto: Algunas suposiciones iniciales que el equipo de gestión del proyecto tiene antes de ejecutar el trabajo.
- Hitos del proyecto: Marcan momentos importantes en el ciclo de vida del proyecto, como el final de una fase.
- Línea base del alcance: El alcance original según lo planificado. La línea base del alcance permite comparar los resultados reales con lo que está definido en la declaración de alcance.
La declaración de alcance también es una guía para el gerente de proyecto. Le ayuda a tomar decisiones sobre solicitudes de cambio a lo largo del ciclo de vida del proyecto. El cambio es una parte inevitable de cualquier proyecto, sin importar cuán detallado sea el plan, por lo que es recomendable incluir la posibilidad de cambios en la declaración de alcance para gestionarlos mejor en el futuro.
3. Crear un Plan de Gestión del Alcance
El plan de gestión del alcance es un documento que describe las directrices y procedimientos sobre cómo se definirá, rastreará y ajustará el alcance. El plan de gestión del alcance es un componente importante del plan general del proyecto. Aunque no hay un método único para crear un plan de gestión del alcance, este debe:
- Incluir la declaración de alcance
- Mostrar la estructura de desglose del trabajo utilizada para definir el alcance del proyecto
- Describir la línea base del alcance
- Explicar quiénes son los miembros del equipo y cuáles son sus roles y responsabilidades
- Establecer criterios de aceptación para los entregables del proyecto
- Describir los principales hitos y fases del proyecto
- Explicar qué procedimientos de control de cambios se utilizarán para modificar el alcance del proyecto
4. Definir una Línea Base del Alcance para Controlar el Alcance
Una línea base del alcance describe el alcance del proyecto aprobado tanto por los interesados como por el equipo de gestión del proyecto. Se utiliza durante la fase de ejecución del proyecto para garantizar que el alcance se lleve a cabo según lo planificado.
5. Monitorear y Controlar el Alcance del Proyecto Durante el Ciclo de Vida del Proyecto
Además de crear documentos del proyecto, la mayoría de los gerentes de proyecto utilizan herramientas de software de gestión de proyectos como diagramas de Gantt, tableros kanban y paneles de control para realizar un seguimiento del alcance del proyecto. Por ejemplo, los diagramas de Gantt permiten crear un cronograma visual del proyecto donde se pueden agregar tareas, vincular sus dependencias y establecer fechas de vencimiento.
Luego, los paneles de control en tiempo real permiten monitorear el estado del proyecto y verificar si las tareas se han completado a tiempo y dentro del presupuesto. Incluso hay paneles de control de portafolio que permiten rastrear datos en todos los proyectos.
¿Por Qué es Importante la Gestión del Alcance de un Proyecto?
La gestión del alcance es una de las áreas más críticas de la gestión de proyectos porque también ayuda a gestionar el cronograma y el presupuesto del proyecto. Esto se debe a que la gestión del alcance consiste en alcanzar los objetivos del proyecto dentro del plazo y los costos aprobados por los interesados. Un proceso eficaz de gestión del alcance puede ayudar a los gerentes de proyecto a lograr los siguientes objetivos:
- Crear planes de proyecto realistas
- Evitar problemas como sobrecostos y desviación del alcance
- Establecer expectativas claras para los interesados del proyecto
- Identificar cuál es la mejor metodología de proyecto a utilizar basados en el trabajo que debe ser ejecutado
- Contratar miembros del equipo con las habilidades y calificaciones adecuadas para el proyecto
- Cumplir con los plazos del proyecto
- Producir entregables de alta calidad
- Establecer procedimientos de gestión de cambios
Consejos para la Gestión del Alcance de un Proyecto
Aquí tienes algunos de los mejores consejos para la gestión del alcance del proyecto.
Comienza Definiendo los Objetivos y Metas del Proyecto
Los objetivos y las metas del proyecto no son lo mismo. Las metas son de un nivel más alto que los objetivos, que son más específicos. Deben establecerse antes de definir el alcance.
Recopila los Requisitos del Proyecto
Los interesados tienen requisitos de calidad, financieros y de otro tipo para el proyecto. Estos requisitos te ayudarán a definir qué se puede y qué no se puede incluir en el alcance del proyecto teniendo en cuenta el presupuesto y el tiempo definido para su cierre.
Elabora un Plan de Gestión de Recursos
Basado en el alcance del proyecto, debes crear un plan de gestión de recursos que guíe cómo se adquirirán, asignarán y equilibrarán los recursos a lo largo del proyecto. Esto incluye miembros del equipo, equipos y materiales. Estima los costos relacionados con estos recursos y agrégales al presupuesto del proyecto. Esto es clave para garantizar que la ejecución del alcance del proyecto se lleve a cabo según lo planificado.
Establece un Proceso de Control de Cambios
El alcance del proyecto puede verse afectado negativamente cuando cambios, como nuevos requisitos, pasan desapercibidos. Esto genera trabajo adicional que no se había considerado. Para evitarlo, necesitas procedimientos de control de cambios, como solicitudes de cambio, para que el equipo del proyecto pueda ajustar el plan de gestión del alcance.
Cómo Gestionar el Alcance de un Proyecto con ProjectManager
ProjectManager tiene una variedad de herramientas para ayudar a los gerentes a rastrear el alcance de su proyecto. Nuestro software en línea proporciona datos en tiempo real para tomar decisiones más informadas y fomenta la colaboración al permitir que los equipos compartan archivos, comenten y mucho más.
Funciones de Gestión de Tareas para Ejecutar el Trabajo
ProjectManager ofrece diferentes vistas para trabajar en las tareas: diagramas de Gantt, tableros kanban y listas de tareas. Las tres vistas pueden utilizarse para trabajar en el mismo proyecto, lo que significa que los miembros del equipo pueden gestionar las tareas del proyecto a su manera. Esta flexibilidad mejora la productividad en todo el equipo, asegurando que se evite la temida desviación del alcance.
Paneles de Control para un Mejor Seguimiento
Los paneles de control son tus mejores aliados cuando intentas detectar desviaciones del alcance. Nuestro panel de control de proyectos en tiempo real te ofrece una vista en vivo de métricas críticas en tu proyecto. Estos datos en tiempo real te permiten identificar cuellos de botella y problemas más rápido de lo que podrías haber imaginado. Además, toda la información se muestra en gráficos sencillos que pueden compartirse fácilmente con los interesados o miembros del equipo.
La mejor manera de gestionar el alcance de un proyecto es contar con una herramienta de gestión de proyectos en línea que te proporcione datos en tiempo real, permitiéndote actuar cuando surjan problemas antes de que se conviertan en obstáculos. ProjectManager es una solución en línea, por lo que cuando tu equipo actualiza su estado, sin importar dónde se encuentren o a qué hora lo hagan, la información se actualiza inmediatamente, permitiéndote monitorear el progreso de tu proyecto con mayor precisión.