¿Qué es un Caso de Negocio en la Gestión de Proyectos?

¿Qué Es Un Caso De Negocio?

Un caso de negocio es un documento de gestión de proyectos que explica cómo los beneficios de un proyecto superan sus costos y por qué debería ejecutarse. Los casos de negocio se preparan durante la fase de iniciación del proyecto y su propósito es incluir todos los objetivos, costos y beneficios del proyecto para convencer a los interesados de su valor.

Un caso de negocio es un documento importante para demostrarle a tu cliente o parte interesada que la propuesta de proyecto que estás presentando es una inversión sólida. A continuación, ilustramos los pasos para redactar uno que los convenza.

La necesidad de un caso de negocio es que recopila la evaluación financiera, la propuesta, la estrategia y el plan de marketing en un solo documento y ofrece una visión completa de cómo el proyecto beneficiará a la organización. Una vez que tu caso de negocio sea aprobado por los interesados del proyecto, puedes comenzar la fase de planificación del proyecto.

¿Cuándo Deberías Redactar Un Caso De Negocio?

Alrededor del 70 por ciento de las empresas que sobreviven más de cinco años siguen un plan de negocios estratégico. Y cada proyecto que emprende una organización debe demostrar un valor comercial real mediante un caso de negocio. Un caso de negocio se crea durante la fase de iniciación del proyecto. En este punto, el proyecto se conceptualiza y se evalúa en función del retorno de inversión potencial. El documento del caso de negocio ayuda a determinar las necesidades del proyecto y permite a los responsables de la toma de decisiones evaluar si el proyecto se alinea con los objetivos estratégicos de la organización.

Por ejemplo, se puede usar un caso de negocio cuando hay una nueva propuesta de proyecto, al ingresar a un nuevo mercado, al actualizar soluciones de software o cuando hay un gasto de capital importante. Una vez aprobado el caso de negocio, el proyecto pasará a la fase de planificación.

¿Quién Debería Redactar Un Caso De Negocio?

Como con la mayoría de las cosas en la gestión de proyectos, desarrollar un caso de negocio es un esfuerzo en equipo. Aquí algunos de los miembros del equipo de proyecto que participan en este proceso.

Patrocinador Del Proyecto

El patrocinador del proyecto desempeña un papel crucial en el desarrollo del caso de negocio al garantizar que se alinee con la estrategia y objetivos organizacionales. Valida la propuesta, define los criterios de éxito del proyecto y asegura su viabilidad continua. También es responsable de iniciar el proyecto, priorizarlo dentro de la organización y asegurar los recursos necesarios.

Además, actúa como defensor del proyecto, promoviendo su importancia ante la alta dirección y los interesados. Su participación es fundamental para establecer la visión del proyecto y asegurar que genere valor para la organización.

Analista De Negocio

Los analistas de negocio son clave para desarrollar un caso de negocio completo. Realizan análisis de causa raíz para identificar problemas subyacentes y análisis FODA para evaluar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Colaboran con los interesados para definir requisitos de alto nivel, objetivos del proyecto y posibles riesgos.

Ayudan a desarrollar análisis de costo-beneficio, evaluar opciones y recomendar soluciones. Su experiencia en gestión de requisitos y participación de interesados asegura que el caso de negocio refleje con precisión las necesidades de la organización y los beneficios potenciales del proyecto.

Gerente De Proyecto

Los gerentes de proyecto contribuyen significativamente al desarrollo del caso de negocio mediante la investigación, recolección de datos y análisis de información. Trabajan de cerca con el analista de negocio para identificar los objetivos del proyecto, evaluar riesgos y estimar costos.

Son responsables de integrar el enfoque y los entregables del analista en el plan del proyecto. También colaboran con los interesados para garantizar que el caso de negocio se alinee con los objetivos organizacionales. Además, desempeñan un papel crucial en la presentación del caso de negocio a los responsables de decisiones y en obtener apoyo para el proyecto.

¿Por Qué Es Importante Redactar Un Caso De Negocio?

Un documento de caso de negocio beneficia a los proyectos por varias razones.

Justifica por qué se necesita un proyecto, detallando costos, beneficios y riesgos
Involucra a los interesados y consigue su respaldo
Permite a los responsables evaluar la viabilidad y tomar decisiones basadas en datos
Proporciona estimaciones de costos, recursos y plazos para mejorar la asignación de recursos
Ayuda a que los equipos se responsabilicen de cumplir con sus compromisos

En general, ayuda a guiar la iniciación y ejecución del proyecto para lograr decisiones reflexivas y estratégicas.

Cómo Redactar Un Caso De Negocio

Los proyectos fracasan si no cuentan con un caso de negocio sólido como base, ya que este documento es la base para el acta de constitución y el plan del proyecto. Pero si no está anclado a la realidad o no aborda una necesidad alineada con los objetivos comerciales, es irrelevante.

La investigación necesaria para crear un caso sólido incluye el por qué, qué, cómo y quién del proyecto. Esto debe comunicarse claramente. Los elementos del caso de negocio abordarán el por qué, pero con más detalle. Piensa en él como un documento que se crea en la fase de iniciación pero se usa como referencia a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Ya sea que estés comenzando o a mitad de un proyecto, tómate el tiempo para redactar un caso de negocio que justifique los gastos del proyecto identificando los beneficios empresariales que se entregarán. Los siguientes cuatro pasos te mostrarán cómo redactarlo.

Paso 1: Identifica El Problema Empresarial

Los proyectos no se crean por sí mismos. Siempre deben estar alineados con los objetivos empresariales. Generalmente, se inician para resolver un problema o crear una oportunidad.

Debes “comenzar con la necesidad”. Tu primera tarea es identificar el problema u oportunidad, describirlo, determinar su origen y definir el tiempo para abordarlo.

Puede ser una declaración sencilla, pero se articula mejor con algo de investigación sobre el clima económico y el panorama competitivo para justificar el momento.

Paso 2: Identifica Las Soluciones Alternativas

¿Cómo sabes si el proyecto que estás proponiendo es la mejor solución? Naturalmente, priorizar proyectos es difícil, y el camino al éxito no se basa en suposiciones sin fundamento.

Una forma de reducir el enfoque y aclarar la solución correcta es seguir estos seis pasos (después de investigar, por supuesto):

Anotar las soluciones alternativas.
Cuantificar los beneficios de cada solución.
Estimar los costos involucrados.
Determinar su viabilidad.
Identificar los riesgos y problemas asociados.
Documentarlo todo en el caso de negocio.

Paso 3: Recomienda Una Solución Preferida

Luego deberás clasificar las soluciones, pero antes es mejor establecer criterios, quizás un mecanismo de puntuación como una matriz de decisiones para ayudarte a priorizar.

Algunas metodologías que puedes aplicar incluyen:

Dependiendo de la relación costo y beneficio de la solución, asignarle una puntuación del 1 al 10.
Basar la puntuación en lo que sea importante para ti.
Agregar más complejidad si es necesario.

Independientemente del enfoque, una vez sumadas tus puntuaciones, la mejor solución se hará evidente. Nuevamente, documenta este proceso en tu caso de negocio.

Paso 4: Describe El Enfoque De Implementación

Ya identificaste el problema y cómo resolverlo, ahora debes convencer a los interesados de que tienes la mejor forma de implementar una solución para alcanzar los objetivos. Por eso la documentación es tan importante: ofrece un camino práctico para resolver el problema central.

Esto no es solo un ejercicio para complacer a la alta dirección. Podrías descubrir información valiosa en la investigación de soluciones. Incluso podrías ahorrar millones a la organización con una alternativa mejor a la propuesta original. Si trabajas en un caso de negocio sólido, lograrás que tus patrocinadores se sumen a tu visión y tendrás una guía clara para asegurar la entrega de los beneficios esperados.

Elementos Clave De Un Caso De Negocio

Uno de los pasos clave para comenzar un caso de negocio es tener una lista de verificación. A continuación, se presenta un esquema detallado que puedes seguir al desarrollar tu caso de negocio. Puedes elegir cuáles de estos elementos son más relevantes para los interesados de tu proyecto y agregarlos a nuestra plantilla. Luego, una vez aprobado tu caso de negocio, comienza a gestionar tus proyectos con un software de gestión de proyectos robusto.

1. Resumen Ejecutivo

El resumen ejecutivo es una versión corta de cada sección de tu caso de negocio. Se utiliza para dar a los interesados una visión general rápida del proyecto y ayudarles a entender su propósito, beneficios e implicaciones. Algunos componentes del resumen ejecutivo incluyen el resumen del proyecto, la necesidad comercial, la solución propuesta, estimación de costos, retorno de inversión, riesgos, cronograma y un llamado a la acción.

2. Declaración Del Problema

La declaración del problema define el desafío u oportunidad específica que el proyecto busca abordar. Describe el alcance del problema, su impacto en las operaciones comerciales y sus causas subyacentes. Una declaración clara ayuda a que los interesados comprendan por qué es necesario el proyecto y qué se logrará con su implementación.

3. Análisis De Las Opciones Consideradas

Esta sección evalúa las posibles soluciones al problema identificado, comparando su viabilidad, costos, riesgos y beneficios. Normalmente incluye un escenario de “no hacer nada” y enfoques alternativos. El objetivo es justificar la solución recomendada mostrando por qué es la más efectiva y rentable.

4. Definición Del Proyecto

Esta sección proporciona información general sobre tu proyecto, como los objetivos comerciales que se alcanzarán y un resumen del plan del proyecto. Incluye detalles como objetivos, interesados, alcance, resultados esperados y restricciones.

5. Información De Antecedentes

Aquí puedes proporcionar el contexto del proyecto, explicando el problema que busca resolver y cómo se alinea con la visión y el plan estratégico de tu organización.

6. Visión, Metas Y Objetivos

Primero debes determinar qué intentas lograr y cuál es el problema que quieres resolver. Define la visión, metas y objetivos del proyecto. Esto te ayudará a dar forma al alcance del proyecto e identificar los entregables.

7. Evaluación De Alineación Estratégica

Esta sección explica cómo el proyecto propuesto respalda los objetivos estratégicos de la organización. Demuestra cómo se alinea con las metas corporativas, la posición en el mercado y los planes de crecimiento a largo plazo. Una alineación estratégica sólida aumenta el respaldo de los interesados y asegura que el proyecto aporte valor real.

8. Análisis De Beneficios

El análisis de beneficios describe las ventajas tangibles e intangibles del proyecto. Los beneficios tangibles pueden incluir ahorro de costos, aumento de ingresos o mayor eficiencia, mientras que los intangibles incluyen satisfacción del cliente o reputación de marca. Esta sección cuantifica las ganancias esperadas para justificar la inversión.

9. Evaluación Financiera

Esta es una sección muy importante del caso de negocio, ya que aquí explicas cómo los beneficios financieros superan los costos del proyecto. Compara los costos y beneficios del proyecto. Puedes hacerlo mediante un análisis de sensibilidad y un análisis costo-beneficio.

10. Alcance Del Proyecto

El alcance determina todas las tareas y entregables que se ejecutarán en tu proyecto para alcanzar los objetivos comerciales. Establece los límites del proyecto para que los interesados comprendan mejor qué esperar. Un alcance bien definido también mejora la asignación de recursos y la planificación del proyecto.

11. Criterios De Éxito Y Requisitos De Los Interesados

Según el tipo de proyecto, los requisitos de calidad variarán, pero son críticos para su éxito. Recopila todos los requisitos, determina cómo sabrás si se cumplieron y realiza reportes sobre los resultados.

12. Plan De Implementación

Este plan es una vista general del plan del proyecto. Debe describir el cronograma y presupuesto para ejecutar el alcance del proyecto.

Presupuesto Estimado Del Proyecto
Tu presupuesto es una estimación de todo lo incluido en el plan del proyecto y cuánto costará completarlo en el tiempo programado. Incluye recursos financieros como costos de personal, software, hardware, consultoría, capacitación y fondos de contingencia. También muestra el retorno de inversión y cómo los beneficios superarán los costos.

Cronograma Estimado Del Proyecto
Crea un cronograma estimando cuánto tomará cada tarea. Para un cronograma más visual, usa una herramienta para hacer un diagrama de Gantt y expórtalo. Esto proporciona una visualización de datos más efectiva que una hoja de cálculo.

El software de gestión de proyectos facilita significativamente la creación de un plan de proyecto. ProjectManager puede cargar tu plantilla de estructura de desglose del trabajo y todas tus tareas se completan automáticamente en nuestra herramienta. Puedes organizarlas según tu ciclo de producción con nuestra vista de tablero kanban, o usar la vista de diagrama de Gantt para crear un cronograma del proyecto.

*ProjectManager es ideal para crear un cronograma de proyecto.*

13. Evaluación De Riesgos

Existen muchas categorías de riesgo que pueden afectar tu proyecto. El primer paso para mitigarlos es identificar y analizar los riesgos asociados a las actividades del proyecto. Luego, evalúa su probabilidad e impacto, y clasifícalos. La evaluación de riesgos facilita enfocar los más críticos e incluye estrategias de mitigación para reducir el impacto si se presentan.

14. Gobernanza Del Proyecto

La gobernanza del proyecto se refiere a todas las reglas y procedimientos de gestión que aplican al proyecto. Define los roles y responsabilidades del equipo y el marco de toma de decisiones.

15. Plan De Comunicación

Establece hitos para reuniones y actualizaciones de estado, así como cómo los interesados se mantendrán informados durante el ciclo de vida del proyecto. Este plan fomenta transparencia y compromiso. Describe cómo, cuándo y qué se comunicará para que todos estén alineados.

16. Informes De Progreso

Ten un plan para monitorear y rastrear el progreso del proyecto, comparando lo planeado con lo real. Existen herramientas de seguimiento que ayudan a monitorear el rendimiento.

17. Evaluación Del Mercado

Investiga tu mercado, competidores e industria para encontrar oportunidades y amenazas. Esta evaluación también puede mostrar el estado general del mercado y cómo podría afectar al proyecto. Por ejemplo: ¿Cuáles son las tendencias actuales? ¿Existen barreras de entrada como alta competencia o requisitos de capital?

Análisis De La Competencia
Identifica competidores directos e indirectos y evalúa sus productos, ventajas competitivas y estrategias. ¿Cómo se posicionan en el mercado? ¿Cuál es su estrategia de precios? ¿Dónde hay espacio para diferenciarse?

Análisis FODA
Un análisis FODA te ayuda a identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Las fortalezas y debilidades son internas, mientras que las oportunidades y amenazas son externas. Es un enfoque estructurado para ayudar a los interesados a tomar mejores decisiones.

Estrategia De Marketing
Describe tu producto, canales de distribución, precios, clientes objetivo y demás aspectos de tu estrategia de marketing.

Ejemplo De Caso De Negocio

Para comprender mejor cómo luce un caso de negocio, revisemos un escenario que incorpora algunos de los elementos explicados anteriormente.

Imagina una gran empresa multinacional de manufactura que necesita ampliar su capacidad de producción construyendo una nueva instalación. El ejemplo de caso de negocio a continuación describe los beneficios esperados y la justificación para tomar esta decisión.

1. Declaración Del Problema

La capacidad actual de manufactura es insuficiente para satisfacer la creciente demanda global, lo que resulta en retrasos en la producción, aumento de costos y oportunidades de mercado perdidas. Las instalaciones existentes también están operando a máxima capacidad, lo que limita la capacidad de introducir nuevas líneas de productos.

2. Información De Antecedentes

La empresa ha experimentado un aumento del 20 por ciento en la demanda de productos durante los últimos tres años. Las instalaciones actuales han alcanzado el 95 por ciento de su capacidad, lo que ha generado cuellos de botella y mayores tiempos de entrega. Los competidores se están expandiendo, lo que resalta la necesidad de mejorar la eficiencia y la capacidad de producción.

3. Análisis De Las Opciones Consideradas

Estas son algunas de las opciones que se consideraron para resolver el problema.

Opción 1: Ampliar las instalaciones existentes – Limitado por el espacio y las restricciones de zonificación, costoso de adaptar.
Opción 2: Subcontratar la producción – Pérdida de control sobre la calidad y mayor complejidad en la cadena de suministro.
Opción 3: Construir una nueva planta de producción – Mayor costo inicial pero con mayor capacidad, mejor eficiencia y escalabilidad a largo plazo. (Recomendada)

3. Definición Del Proyecto

El proyecto consiste en la construcción de una nueva instalación de manufactura de 500,000 pies cuadrados para aumentar la capacidad de producción en un 30 por ciento y mejorar la eficiencia operativa. La planta estará equipada con líneas de producción automatizadas de última generación y sistemas de energía sostenible para reducir costos operativos y cumplir con los estándares ambientales.

El proyecto incluye la selección del sitio, permisos, construcción, instalación de equipos, reclutamiento de personal y puesta en marcha operativa en un plazo de 24 meses. La nueva instalación permitirá a la empresa satisfacer la creciente demanda de clientes, introducir nuevas líneas de productos y fortalecer su posición en el mercado.

5. Visión, Metas Y Objetivos

La visión es lo que la empresa busca alcanzar a largo plazo al ejecutar el proyecto, mientras que las metas son logros amplios que se cumplen al completar objetivos específicos.

Visión: Convertirse en el líder de la industria en capacidad y eficiencia de producción.

Metas:

Aumentar la capacidad de producción en un 30 por ciento en un plazo de 24 meses.
Reducir los costos de producción en un 10 por ciento mediante la mejora de la eficiencia.

Objetivos:

Completar la construcción de la planta en 18 meses.
Garantizar que la instalación consuma menos energía que otras plantas de la empresa.

6. Evaluación De Alineación Estratégica

Esta sección explica por qué este proyecto se alinea con los objetivos estratégicos de la organización.

Estrategia Corporativa: Apoya los objetivos de crecimiento y liderazgo en el mercado de la empresa.
Posición En El Mercado: Mejora la capacidad para satisfacer la creciente demanda de los clientes.
Sostenibilidad: Diseñada para cumplir con estándares ambientales y reducir la huella de carbono.

7. Análisis De Beneficios

Esta sección describe los beneficios esperados de este proyecto, los cuales están relacionados con la eficiencia operativa, ya que los beneficios financieros se abordan por separado.

Beneficios Tangibles:

Aumento del 30 por ciento en la capacidad de producción.
Reducción del 15 por ciento en los tiempos de entrega.
Disminución del 10 por ciento en los costos de producción.

Beneficios Intangibles:

Mejora de la reputación de marca por confiabilidad e innovación.
Mayor motivación del personal gracias a mejores condiciones laborales.

8. Evaluación Financiera

La evaluación financiera del proyecto permite a los responsables tomar mejores decisiones sobre el retorno de inversión.

Costo Estimado: $150 millones
Ahorros Anuales Estimados: $10 millones
Valor Actual Neto (VAN): $50 millones en 10 años
Periodo De Recuperación: 5 años

9. Alcance Del Proyecto

Esta sección define qué se incluirá y qué no se incluirá en el proyecto para evitar malentendidos o expectativas poco realistas por parte de los interesados.

Incluye:

Construcción de una instalación de 500,000 pies cuadrados.
Instalación de líneas de producción y sistemas automatizados.
Reclutamiento y capacitación de 500 nuevos empleados.

Excluye:

Actualización de la red de distribución y logística.
Cambios en la línea de productos.

10. Criterios De Éxito Y Requisitos De Los Interesados

Los criterios de éxito y requisitos de los interesados establecen los parámetros y métricas que definirán el éxito del proyecto.

Criterios De Éxito:

Instalación completada a tiempo y dentro del presupuesto.
Aumento del 30 por ciento en la capacidad de producción.
Alcanzar los ahorros de costos previstos en los primeros 12 meses de operación.

Requisitos De Los Interesados:

Cumplimiento con regulaciones ambientales y laborales.
Sin interrupciones en la producción actual durante la construcción.

11. Plan De Implementación

Como se mencionó anteriormente, esta es una versión simplificada del plan de gestión del proyecto, que ofrece una vista general del cronograma y presupuesto necesarios para completarlo.

12. Gobernanza Del Proyecto

Estos son los roles y responsabilidades del equipo en términos de gobernanza del proyecto.

Patrocinador Del Proyecto: Director de Operaciones
Comité Directivo: CFO, VP de Manufactura, Jefe de Cadena de Suministro
Gerente De Proyecto: Jefe de Operaciones
Estructura De Reportes: Informes mensuales de progreso para el comité ejecutivo

13. Evaluación De Riesgos

Estos son los riesgos potenciales que podrían afectar el proyecto, las estrategias de mitigación que deben implementarse y su costo estimado.

Cómo ProjectManager Ayuda Con Tu Caso De Negocio

ProjectManager, un software de gestión de proyectos galardonado, puede recopilar y ensamblar todos los datos que necesitas, y luego compartirlos fácilmente tanto con tu equipo como con los patrocinadores del proyecto.

Una vez que tengas una hoja de cálculo con todas tus tareas listadas, puedes importarla a nuestro software. Luego, se completa automáticamente en un diagrama de Gantt. Simplemente establece la duración de cada tarea, agrega cualquier dependencia, y tu proyecto se visualizará en una línea de tiempo. Puedes establecer hitos, pero eso es solo el comienzo de lo que puedes hacer.

Ahora ya tienes un plan de proyecto, y desde el diagrama de Gantt en línea, puedes asignar tareas a los miembros del equipo. Luego ellos pueden comentar directamente en las tareas en las que están trabajando, añadir todos los documentos e imágenes que necesiten, fomentando un entorno colaborativo. Puedes seguir su progreso y modificar las duraciones de las tareas arrastrando y soltando las fechas de inicio y finalización.

Pero eso es solo una parte de lo que ofrece ProjectManager. Contamos con tableros kanban que visualizan tu flujo de trabajo y un panel en tiempo real que rastrea seis métricas del proyecto para darte la vista más precisa posible.

Contenido Relacionado

La gestión de proyectos es una disciplina que tiene mucho por enseñar. Por esta razón, hemos creado blogs explicando sus conceptos, metodologías, herramientas y documentos principales. Aquí hay algunos de ellos.

Estos son los componentes de tu caso de negocio. Por eso es tan importante. Y si necesitas una herramienta que te ayude a gestionar y dar seguimiento a este proceso, entonces regístrate ahora en nuestro software en ProjectManager.