¿Qué es el Diseño de Proyectos?

El diseño del proyecto es un proceso de lluvia de ideas en el que el equipo de gestión de proyectos comienza a pensar en el proyecto desde una perspectiva general, definiendo objetivos, metodologías, recursos y criterios de éxito para establecer un enfoque de proyecto que se presentará a los interesados para luego comenzar con las fases de inicio y planificación del proyecto. En esta etapa del proyecto se toman decisiones sobre cómo se gestionará y dirigirá el proyecto.

Después de la fase de diseño del proyecto, se puede crear una propuesta de proyecto, un acta de constitución del proyecto y un plan de proyecto. Estos documentos luego se utilizarán para gestionar la fase de ejecución del ciclo de vida del proyecto.

Sin embargo, el pensamiento que se desarrolla durante el diseño del proyecto no se centra tanto en los detalles como en una visión de alto nivel sobre cómo se gestionará el proyecto. El software de planificación de proyectos puede ayudar a organizar tanto la estrategia general como los detalles específicos de un diseño de proyecto.

ProjectManager, por ejemplo, tiene diagramas de Gantt para crear cronogramas detallados, pero también tableros kanban para colaborar fácilmente en el aspecto estratégico del diseño del proyecto. Gestiona tu estrategia, planificación, programación, ejecución e informes en un único software de gestión de proyectos fácil de usar. Pruébalo gratis hoy mismo.

¿Cuál es el Propósito del Proceso de Diseño del Proyecto?

El diseño del proyecto define la metodología general del proyecto que se utilizará y una visión general del proyecto. Describe los principales entregables, productos o características que se completarán. El diseño del proyecto también estima de manera aproximada el presupuesto y describe cómo monitorear y evaluar el progreso. Pueden presentarse más de un diseño a los interesados, quienes luego pueden elegir cuál consideran que se adapta mejor a sus necesidades.

¿Cuándo Tiene Lugar el Proceso de Diseño del Proyecto?

El proceso de diseño del proyecto generalmente ocurre después de completar el concepto inicial del proyecto y los estudios de viabilidad, pero antes de que comience la ejecución. Tiene lugar durante la fase de iniciación del proyecto y puede extenderse a la fase de planificación.

Durante la fase de iniciación, se comienza un aspecto de alto nivel del diseño del proyecto. Los detalles llegarán más tarde. Esto incluye los requisitos generales del proyecto que preparan el terreno para el diseño real a medida que el proyecto avanza hacia la fase de planificación.

Es ahora cuando se realiza la mayor parte del trabajo de diseño. Las ideas de alto nivel desarrolladas en la fase inicial se perfeccionan en la fase de planificación en un plan que puede ejecutarse. Diseñadores, ingenieros y arquitectos desarrollan las ideas en especificaciones técnicas y planos.

¿Quién Participa en el Proceso de Diseño del Proyecto?

Varias personas dentro y fuera del equipo del proyecto están involucradas en el proceso de diseño del proyecto. A continuación, algunos detalles sobre ellos.

Patrocinador del Proyecto

Ellos definen los objetivos, el presupuesto y los requisitos del proyecto, así como la dirección general del mismo. Además, el patrocinador del proyecto proporciona comentarios y aprobaciones durante la fase de diseño para garantizar que esté alineado con los objetivos, el presupuesto, el alcance y las prioridades.

Gerente de Proyecto

El gerente de proyecto es responsable de supervisar todo el proyecto. Esto incluye coordinar con los interesados, gestionar los plazos y garantizar que el proyecto se mantenga dentro del cronograma y del presupuesto, pero también el proceso de diseño. Son un puente entre los interesados y los expertos técnicos.

Interesados del Proyecto

Un interesado es cualquier persona que esté invertida en el éxito del proyecto. Por lo tanto, los interesados pueden incluir usuarios finales, clientes, empleados, miembros de la comunidad e inversores. Ellos proporcionarán aportes sobre necesidades, preferencias y cualquier inquietud que surja durante el proceso de diseño. Los interesados están comprometidos con que el proyecto cumpla sus expectativas.

Miembros del Equipo del Proyecto y Expertos en la Materia

El equipo del proyecto incluye al gerente de proyecto, arquitectos, ingenieros y diseñadores, quienes trabajan juntos para garantizar que todos los aspectos del proyecto estén alineados con su visión general. Colaboran en el alcance, presupuesto y programación, así como en el desarrollo del diseño, revisando borradores, proporcionando comentarios y asegurando que el diseño esté alineado con los objetivos del proyecto. Los expertos en la materia (SMEs) proporcionan conocimientos especializados, consultas y aportes, resolución de problemas, validación y revisión, así como capacitación y orientación a lo largo del proceso.

¿Por Qué es Importante la Fase de Diseño del Proyecto?

El diseño del proyecto es un primer paso fundamental hacia un proyecto exitoso. El diseño de un proyecto es una organización estratégica de ideas, materiales y procesos con el propósito de alcanzar una meta. Los gerentes de proyecto dependen de un buen diseño para evitar errores y proporcionar parámetros que mantengan aspectos cruciales del proyecto, como el cronograma y el presupuesto.

Proceso de Diseño del Proyecto: Cómo Diseñar un Proyecto Paso a Paso

Existen pasos a seguir para definir los diseños del proyecto y desarrollar una estrategia de implementación, y son los pasos más importantes de un proyecto. Por lo tanto, es importante involucrar a tu equipo y a los interesados en el proceso para asegurarte de que se están cubriendo todos los aspectos. Tómate el tiempo necesario para completar esta etapa de manera exhaustiva.

1. Define tu Visión del Proyecto

¿Cuál es tu visión para el proyecto? No es una esperanza lejana, sino una declaración de visión, que visualiza un problema que necesita resolución. Eso significa aclarar el motivo del proyecto. La declaración de visión es un documento formal que expone el potencial del proyecto. Se presenta a los interesados para mostrar la viabilidad del proyecto y sus beneficios.

No es un documento largo y detallado. Puedes tener una visión corta e idealista en términos del resultado del proyecto; después de todo, así es como vendes el proyecto. Entonces, pinta un cuadro del éxito del proyecto y ponlo en un contexto más amplio.

2. Declara el Problema que Resolverá tu Proyecto

Para respaldar ese documento de visión, debes identificar un problema que necesita ser resuelto. A menudo se requiere una evaluación de necesidades, para que puedas ver los obstáculos que enfrenta la empresa. Esto alinea el problema que estás abordando con la organización y su estrategia. También te proporcionará los datos necesarios para diseñar una solución óptima para el problema.

Para empezar, ¿qué información estás recopilando? ¿Qué fuentes existen para esa información y cómo la recopilarás? Luego, analiza y determina los problemas que tu proyecto está diseñado para resolver. Recoge esos resultados en un documento.

3. Realiza un Estudio de Viabilidad

A menudo, el proceso de diseño ocurre después del estudio de viabilidad, pero a veces es parte del proceso más grande. En esos casos, el estudio de viabilidad proporciona análisis de mercado, análisis de sitio, viabilidad técnica y financiera, así como una revisión legal y normativa. Su impacto en el proceso de diseño informa la toma de decisiones, la refinación del alcance, la dirección del diseño y la aceptación por parte de los interesados. Nuevamente, normalmente esto se realiza antes de la fase de diseño, pero informando la fase de diseño.

4. Estima los Recursos del Proyecto Que se Necesitarán

A continuación, necesitas reconocer los recursos necesarios para completar el proyecto. Los recursos son desde personas hasta equipos y las instalaciones necesarias para completar el proyecto con éxito.

Una buena forma de determinar los recursos es la misma en que los periodistas abordan una noticia, con las cinco W: quién, qué, dónde, cuándo y por qué. ¿A quién necesitas para ejecutar el proyecto, qué herramientas de gestión de recursos se requieren, dónde se realizará el trabajo, cuándo comenzará y terminará el proyecto y por qué se necesitan estos recursos?

5. Establece los Objetivos de tu Proyecto

No puedes alcanzar tus objetivos si no los has identificado primero. Un objetivo es algo que se logra al final del proyecto, que es observable y medible, y que coincide con la resolución de un problema.

Crea una declaración de objetivos que explique cómo se abordan en el proyecto. Para hacerlo bien, aplica el método SMART, que significa específico, medible, alcanzable, realista y con un plazo definido. Cada objetivo debe estar definido con estos criterios.

6. Estructura tu Estrategia de Proyecto

Para alcanzar los objetivos del proyecto, debe haber una estrategia en marcha. Una estrategia es un proceso para lograr los objetivos del proyecto dentro de sus restricciones, como recursos, cronograma, presupuesto, etc. ¿Cómo se puede crear una estrategia para alcanzar los objetivos?

Considera los antecedentes y revisa proyectos similares del pasado para identificar pros y contras de las estrategias que se aplicaron. Las mejores prácticas de gestión de proyectos siempre son una buena base, y construir una estrategia de manera incremental ayuda a trazar un camino hacia el éxito.

7. Prepara un Plan de Contingencia

Cualquier gestor de proyectos sabe que pocas cosas salen exactamente como se planearon. Debe existir un plan alternativo para responder de manera rápida y adecuada ante los imprevistos. Por lo tanto, esto debe incluirse en el diseño del proyecto.

Identifica los riesgos negativos inherentes al proyecto. Estos pueden estar en varios lugares, como equipos con falta de habilidades, ausencias inevitables, rotación de personal, etc. Los cronogramas pueden tener retrasos, el alcance puede estar mal definido, los costos subestimados o los fondos pueden agotarse. Ten un plan para abordar estos riesgos.

8. Establece un Plan de Evaluación

Un proyecto debe estar siempre bajo evaluación. Un plan de evaluación te ayudará a monitorear el proyecto e incluso te alertará si se desvía del rumbo. Usa este plan para analizar los componentes, resultados e impactos del proyecto.

Los resultados son cambios medibles, mientras que los impactos muestran qué tan bien se están alcanzando los objetivos. Por lo tanto, el plan de evaluación es un documento detallado que define los criterios para determinar la eficacia y eficiencia del proyecto mediante el seguimiento del progreso en todos sus aspectos.

9. Estima Costos y Crea un Presupuesto de Proyecto

El presupuesto detalla los recursos financieros que impulsan el proyecto. Un presupuesto asigna un costo a cada requerimiento. Crear un presupuesto implica formalizar los recursos financieros que se asignarán al proyecto. Esto comienza eligiendo un método para estimar costos, identificar impactos y reportar la evaluación.

10. Crea una Propuesta de Proyecto

Todo esto lleva a una propuesta de proyecto para explicar por qué debería ejecutarse y cuáles son sus beneficios. Se resumen los pasos anteriores, redactando la visión del proyecto y una breve descripción del problema que aborda. Luego se indican los objetivos y se detalla la estrategia que se usará para alcanzarlos.

11. Redacta el Acta de Constitución del Proyecto

El acta de constitución autoriza formalmente el proyecto, proporcionando al equipo la autoridad para continuar con el diseño. Resume el propósito, los objetivos y las restricciones del proyecto. Su impacto en el diseño radica en que guía al equipo de diseño y proporciona lineamientos sobre la participación de las partes interesadas, el alcance y la gestión de riesgos.

¿Qué Puede Hacer ProjectManager para Ayudar con el Diseño de tu Proyecto?

Diseñar un proyecto requiere mucho trabajo, pero usar herramientas de gestión de proyectos facilita la creación de un esquema que detalle cada una de sus partes. Además de usar diagramas de Gantt para organizar las ideas del diseño del proyecto en una línea de tiempo, también puedes usar tableros kanban para gestionar el flujo de trabajo con ProjectManager.

Planifica los Flujos de Trabajo con Tableros Kanban

ProjectManager cuenta con una función de kanban diseñada para visualizar flujos de trabajo. La fase de diseño del proyecto requiere colaboración entre los miembros del equipo, quienes deben compartir archivos y comunicarse en tiempo real. Esto es posible gracias a los tableros kanban de ProjectManager, que permiten a los equipos comunicarse mejor y estructurar el diseño del proyecto.

Es fácil ver cómo este proceso puede ayudarte durante toda la fase de diseño, así como al recopilar más documentos para definir tu proyecto. Luego, durante la ejecución, puedes usar los paneles en tiempo real de ProjectManager para hacer seguimiento del avance.

Haz Seguimiento a tus Proyectos con Paneles en Tiempo Real

Los paneles en tiempo real de ProjectManager ayudan a los gestores de proyectos a monitorear los costos, cronogramas y avances una vez que el diseño del proyecto se convierte en realidad. Estos paneles son tan potentes que permiten hacer seguimiento a varios proyectos dentro de un mismo portafolio. Seis métricas clave se actualizan automáticamente a medida que se producen cambios en el software, lo que facilita mantenerse en el camino correcto durante todo el ciclo del proyecto o portafolio.

Solo un software de gestión de proyectos robusto puede manejar toda la información necesaria para un buen diseño de proyecto. ProjectManager es una herramienta en línea con funciones como el diagrama de Gantt, ideal para programar, además de herramientas para gestionar presupuestos y asignación de recursos. Descubre cómo puede ayudarte con esta prueba gratuita de 30 días.