¿Tu organización está teniendo dificultades para cerrar la brecha entre la estrategia y la ejecución del proyecto? No es una tarea fácil.
Afortunadamente, existen herramientas y técnicas de gestión de proyectos que puedes utilizar para superar esos desafíos, y no estás solo en esto. Descubramos cómo las estrategias y herramientas adecuadas pueden ayudarte a cerrar esas brechas y promover una ejecución exitosa del proyecto. Escucharemos a expertos y revisaremos conclusiones clave que los líderes de proyectos pueden aplicar de inmediato en sus programas y proyectos.
¿Qué es la Ejecución de un Proyecto?
Durante los cinco grupos de procesos del ciclo de vida del proyecto, hay múltiples objetivos y resultados en cada fase. Después de la iniciación del proyecto y los procesos de planificación, comienza la ejecución del proyecto.
El gestor del proyecto es responsable de administrar el proceso de ejecución del proyecto, pero en la mayoría de los casos también hay una oficina de gestión de proyectos (PMO) involucrada. Esta consiste en un grupo de gestores de proyectos, gestores de programas y gestores de portafolio de proyectos que brindan apoyo y ayudan a garantizar que el proyecto esté alineado con los objetivos estratégicos de la organización.
La ejecución del proyecto es la tercera fase del ciclo de vida del proyecto y una de las más importantes. Durante esta fase, se construyen los entregables y se presentan a los clientes y a los interesados clave. Generalmente, esta es la fase más larga del ciclo de vida del proyecto y, previsiblemente, la más exigente.
Cuando estás ejecutando un proyecto, debes gestionar múltiples aspectos: recursos, costos, cronograma y más. ProjectManager es un software de gestión de proyectos que ofrece múltiples vistas de proyecto para gestionar estos elementos de manera más eficiente. Crea diagramas de Gantt, asigna tareas y realiza seguimiento del progreso para compartir datos con los interesados y mantener al equipo del proyecto conectado en tiempo real.
¿Por Qué Es Importante Monitorear la Fase de Ejecución de un Proyecto?
El objetivo principal de la ejecución del proyecto es completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto y alcanzar los objetivos clave del proyecto. Durante esta fase, un líder de proyecto se enfoca en estos procesos clave:
- Gestión del equipo
- Programación del proyecto
- Gestión de recursos
- Gestión de tareas
- Gestión de riesgos
Supervisar estos elementos mientras el equipo inicia la ejecución del proyecto puede ser abrumador. Sin embargo, puedes anticiparte creando un plan de ejecución del proyecto, lo que ayudará a optimizar el proceso de planificación de la ejecución.
¿Qué es un Plan de Ejecución de un Proyecto?
Un plan de ejecución del proyecto (PEP) es un plan de acción que describe cómo se gestionará la fase de ejecución en un proyecto determinado. Es similar a un plan de proyecto, pero su alcance es más limitado, ya que solo incluye lo relacionado con la ejecución del proyecto, mientras que los planes de proyecto abarcan todo el ciclo de vida del proyecto.
Crear un plan de ejecución ayuda a garantizar que todos los miembros del equipo del proyecto comprendan sus roles y responsabilidades, permite corregir problemas en la asignación de recursos y repasar detalles finales antes de comenzar la ejecución del proyecto.
¿Qué Debe Incluir un Plan de Ejecución del Proyecto?
La planificación de la ejecución se puede desglosar en áreas clave para asegurarse de que no se pase por alto ningún aspecto crucial. Aunque cada oficina de gestión de proyectos (PMO) puede abordar su plan de ejecución de manera diferente, hemos identificado siete elementos clave que deberían incluirse.
Organización del Proyecto
El término “organización del proyecto” se refiere a la estructura organizativa de un equipo de proyecto y los distintos roles y responsabilidades de cada persona. Los miembros del equipo del proyecto deben comprender cómo funciona esto para saber a quién deben reportar y conocer otras pautas importantes.
Alcance del Proyecto
El alcance del proyecto define todas las actividades que se llevarán a cabo para que los interesados y los equipos de proyecto comprendan exactamente lo que se hará antes de que el proyecto comience, evitando así malentendidos en el futuro.
Definir el alcance del proyecto es clave para estimar costos, crear un cronograma de proyecto, un presupuesto y un plan de recursos. Además, el alcance del proyecto es una de las restricciones clave a monitorear durante la fase de ejecución del proyecto.
Cronograma del Proyecto
Los cronogramas de proyecto son una de las herramientas más importantes de gestión de proyectos por varias razones. Primero, un cronograma de proyecto marca las fechas de entrega de tareas, entregables e hitos, permitiendo a los gestores de proyectos hacer seguimiento al progreso del equipo. Además, es una herramienta esencial durante la ejecución del proyecto para asegurarse de que los recursos del proyecto, como personas, equipos o materiales, estén disponibles cuando se necesiten.
Plan de Recursos
Un plan de recursos es un documento que enumera todos los recursos necesarios para la ejecución de un proyecto. Esto se hace estimando los recursos para completar las tareas y entregables requeridos, y proporcionando una descripción detallada de las necesidades de recursos del proyecto.
Presupuesto del Proyecto
Un presupuesto del proyecto es una estimación de costos que asigna un valor a todos los recursos del proyecto y establece un límite de gasto. Los presupuestos de proyectos sirven como una línea base que ayuda a los gestores de proyectos a evitar sobrecostos y controlar los gastos de la ejecución del proyecto.
Plan de Gestión de Riesgos
Aunque cualquier ejecución de proyecto puede verse afectada por diversos riesgos, eso no significa que no se puedan controlar. Para hacerlo, es necesario crear un plan de gestión de riesgos, un documento clave en la gestión de proyectos que se utiliza para identificar riesgos potenciales, describir estrategias de mitigación de riesgos y asignar los recursos necesarios.
Plan de Comunicaciones
Uno de los aspectos más importantes de la ejecución del proyecto es la comunicación. Además de tu plan de ejecución del proyecto, es fundamental crear un plan de comunicaciones. Este determina cómo se comunicará el equipo regularmente, establece pautas para reuniones y define la frecuencia y los métodos de generación de reportes.
Desafíos en la Ejecución de un Proyecto
Existen más problemas de los que hemos mencionado, ya que pueden surgir imprevistos o desviaciones del plan del proyecto. Por eso, el monitoreo y el seguimiento durante la ejecución son tan importantes. Aquí hay algunos problemas comunes a los que debes prestar atención.
Desviación del Alcance
La desviación del alcance ocurre cuando el alcance del proyecto se expande más allá de sus objetivos originales. Esto puede suceder debido a cambios solicitados por los interesados, problemas en la cadena de suministro y otros factores. Es tu responsabilidad revisar cada cambio y priorizarlo o descartarlo según corresponda.
Tener un equipo de confianza requiere que todos sean responsables de su trabajo. Sin responsabilidad, habrá retrasos prolongados y costos más altos. Mantener la rendición de cuentas en tu equipo es parte esencial de la gestión exitosa de proyectos, programas y portafolios de proyectos.
Durante la fase de planificación, debiste haber desarrollado un plan de gestión de riesgos, el cual será útil al momento de ejecutar el proyecto. Esto te permitirá identificar problemas a medida que surjan y responder rápidamente.
Brechas en la Ejecución del Proyecto
Las organizaciones que implementan una estrategia ejecutiva para convertir sus objetivos estratégicos en valor empresarial descubrirán el “sistema más amplio” para el éxito: los ejecutivos de alto nivel, la gerencia intermedia, el gestor de proyectos y el equipo del proyecto.
Un libro publicado recientemente, *Filling Execution Gaps* de Todd Williams, lleva esta idea un paso más allá al identificar claramente “seis brechas de ejecución” que deben cerrarse para lograr el éxito repetible en los proyectos.
Según el último informe de PMI *Pulse of the Profession 2017*, “la alta dirección sigue centrándose en gran medida en cerrar la brecha entre la formulación de la estrategia y la ejecución, además de abordar la disrupción tecnológica y empresarial”. La investigación de Williams revela las brechas que hemos pasado por alto.
Su investigación identifica seis brechas principales que impiden la ejecución exitosa de proyectos:
- Falta de comprensión común
- Patrocinadores ejecutivos desvinculados
- Desalineación con los objetivos estratégicos
- Poca eficacia en la gestión del cambio
- Gobernanza corporativa ineficaz
- Liderazgo deficiente
La realidad es que solucionar cada brecha individualmente no es la solución. El verdadero desafío es encontrar soluciones, desarrollar planes de acción e implementar estrategias para abordar todas las seis brechas. Según Williams, no es ciencia espacial, pero comprender cómo cada brecha afecta las iniciativas de tu programa es clave en la fase más crítica del proyecto: la ejecución.
Cómo Cerrar una Brecha en la Ejecución del Proyecto
Hay dos aspectos clave para cerrar la brecha:
- Alinear los objetivos y metas del plan estratégico con un plan de implementación.
- Ejecutar la entrega de programas y proyectos que cumplan con esos objetivos.
Cerrar la brecha de ejecución, también conocida como brecha estratégica, es uno de los desafíos más frustrantes que enfrentan los líderes empresariales en la actualidad. La brecha de ejecución es la diferencia percibida entre las estrategias y expectativas de una empresa y su capacidad para alcanzar esos objetivos y llevar las ideas a la acción.
Mejores Prácticas para la Ejecución del Proyecto
Revisemos algunas estrategias para promover una ejecución exitosa del proyecto.
1. Comienza con el Fin en Mente
Es recomendable alinear tu estrategia con los resultados finales que son esperados al cierre del proyecto. Un gran problema al pasar de la conceptualización a la implementación es simplemente la falta de objetivos y metas claramente definidos. Los ejecutivos que no pueden definir lo que quieren lograr difícilmente pueden esperar que los líderes de proyecto comprendan su estrategia y guíen los proyectos con una contribución significativa.
2. Obtén la Aprobación de tu Equipo Central
Un proyecto bien definido ayuda a ganar la aceptación de tu equipo y de los interesados. Explicar la visión detrás de las decisiones estratégicas brinda al equipo una comprensión más profunda de cómo su conocimiento y trabajo contribuirán al objetivo general.
3. Los Líderes de Proyecto Llevan sus Proyectos a la Meta
Para asegurarte de que las estrategias se ejecuten, necesitas contar con el talento adecuado con habilidades de liderazgo en gestión de proyectos. La inteligencia emocional y la autoconciencia siguen siendo habilidades esenciales para los líderes de proyectos.
4. Construye un Equipo de Alto Rendimiento
Procura formar un equipo altamente calificado que pueda definir las estrategias y alineaciones adecuadas para tus programas y proyectos. Los líderes de proyectos que alinean su visión y trabajo con sus equipos logran entregar programas y proyectos clave con éxito, cerrando las brechas entre la estrategia y la implementación.
5. Supervisa el Progreso y el Rendimiento con Responsabilidad
Implementar cualquier estrategia requiere reuniones para discutir los diversos proyectos y programas en ejecución. Las reuniones son esenciales en esta fase para:
- Gestionar al equipo
- Seguir los procesos
- Comunicar información a todos los interesados clave, patrocinadores y miembros del equipo
Las reuniones de proyecto son una excelente manera de consolidar acuerdos, documentar acciones, identificar riesgos y problemas, y responsabilizar a tu equipo para lograr resultados.
Mantén abiertas las líneas de comunicación durante todo el proyecto. Asegúrate de hacer seguimientos antes, durante y después de las reuniones sobre los elementos pendientes, problemas y riesgos. Evita la microgestión y ajusta tu estilo de liderazgo según la situación y los miembros del equipo.
Cómo Gestionar la Fase de Ejecución del Proyecto
Crear un plan de ejecución del proyecto es solo el comienzo de una fase de ejecución efectiva. Necesitarás las herramientas adecuadas para garantizar que tu equipo de proyecto se mantenga en el camino correcto. ProjectManager cuenta con un conjunto potente de herramientas para planificar, programar, ejecutar y rastrear proyectos, programas y portafolios.
Múltiples Herramientas de Gestión de Proyectos
ProjectManager ofrece diagramas de Gantt en línea, tableros kanban, hojas de tiempo, calendarios de proyecto y otras herramientas de gestión de proyectos que te ayudan a planificar, programar y realizar un seguimiento detallado de la ejecución del proyecto.
Supervisa la Ejecución del Proyecto en Tiempo Real con Tableros de Control
Obtén una vista de alto nivel de la fase de ejecución del proyecto con tableros de control en tiempo real. Nuestro software de gestión de proyectos recopila y calcula datos en vivo automáticamente y los muestra en gráficos coloridos.
Monitorea los Costos de Ejecución del Proyecto con Hojas de Tiempo
Las hojas de tiempo de ProjectManager miden los costos laborales de ejecución del proyecto mientras asignas tareas a tu equipo. Simplemente agrega tareas, asigna un responsable y establece la duración; nuestras hojas de tiempo rastrean los costos.
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