¿Qué es una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)?
Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es una descomposición visual, jerárquica y orientada a entregables de un proyecto. Es un diagrama útil para los gerentes de proyecto porque les permite dividir el alcance del proyecto y visualizar todas las tareas necesarias para completarlo.
Todos los pasos del trabajo del proyecto se describen en el diagrama de la EDT, lo que lo convierte en una herramienta esencial para la planificación de proyectos. El entregable final del proyecto, así como las tareas y paquetes de trabajo asociados, se sitúan en la parte superior del diagrama, y los niveles de la EDT debajo subdividen el alcance del proyecto para indicar las tareas, entregables y paquetes de trabajo necesarios para completar el proyecto de principio a fin.
Los gerentes de proyecto utilizan software de gestión de proyectos para diseñar y ejecutar una estructura de desglose del trabajo. Cuando se usa en combinación con un diagrama de Gantt que incorpora niveles de EDT y jerarquías de tareas, el software de gestión de proyectos puede ser especialmente eficaz para planificar, programar y ejecutar proyectos.
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¿Por Qué Usar una EDT en la Gestión de Proyectos?
Crear una EDT es el primer paso para desarrollar un cronograma de proyecto. Define todo el trabajo que debe completarse (y en qué orden) para alcanzar los objetivos y metas del proyecto. Al visualizar tu proyecto de esta manera, puedes comprender el alcance del proyecto y asignar recursos a todas tus tareas.
Una estructura de desglose del trabajo bien construida ayuda en importantes grupos de procesos y áreas de conocimiento de la gestión de proyectos como:
- Planificación de proyectos, programación de proyectos y presupuestación de proyectos
- Gestión de riesgos, gestión de recursos, gestión de tareas y gestión de equipos
Además, una EDT ayuda a evitar problemas comunes de la gestión de proyectos como retrasos, ampliación del alcance y sobrecostos, entre otros.
En otras palabras, una estructura de desglose del trabajo funciona como un mapa para navegar proyectos complejos. Tu alcance del proyecto puede incluir varias fases o subproyectos más pequeños—¡y esos subproyectos también se pueden dividir en tareas, entregables y paquetes de trabajo! Tu EDT te ayuda a gestionar esos elementos y obtener claridad sobre los detalles necesarios para completar cada parte del alcance del proyecto.
Ejemplo de Estructura de Desglose del Trabajo
Esta estructura de desglose de trabajo (EDT) representa un proyecto típico de construcción de un edificio comercial. Divide el proyecto en cinco fases principales: inicio, planificación, ejecución, control y cierre. Cada fase contiene entregables clave y paquetes de trabajo que permiten organizar, asignar y controlar las tareas necesarias para completar el proyecto. Esta EDT facilita la planificación detallada, el seguimiento del progreso y la gestión de recursos, garantizando una ejecución ordenada y eficiente del proyecto desde su inicio hasta su finalización.
En esta estructura de desglose de trabajo para un proyecto de construcción, cada elemento está numerado jerárquicamente (por ejemplo, 1, 1.1, 1.1.1) para reflejar su nivel dentro del proyecto. Esta numeración permite descomponer el trabajo desde el entregable principal hasta tareas específicas. Por ejemplo, “1 Construcción de Edificio Comercial” incluye la “1.1 Fase de Inicio”, que a su vez contiene tareas detalladas como “1.1.1 Evaluación del Sitio”. Este sistema facilita la organización del trabajo, la asignación de responsabilidades y el control del avance del proyecto.
1. Construcción de Edificio Comercial
1.1 Fase de Inicio
1.1.1 Evaluación del Sitio
1.1.2 Estudio de Viabilidad
1.1.3 Carta del Proyecto
1.2 Fase de Planificación
1.2.1 Plan de Gestión del Proyecto
1.2.2 Planos Arquitectónicos y de Ingeniería
1.2.3 Presupuesto y Cronograma
1.3 Fase de Ejecución
1.3.1 Preparación del Sitio
1.3.2 Cimentación
1.3.3 Estructura (superestructura)
1.3.4 Instalaciones (eléctrica, plomería, HVAC)
1.3.5 Acabados Interiores y Exteriores
1.4 Fase de Control y Seguimiento
1.4.1 Supervisión de Obra
1.4.2 Control de Calidad
1.4.3 Gestión de Cambios
1.5 Fase de Cierre
1.5.1 Inspección Final
1.5.2 Entrega a Cliente
1.5.3 Cierre Administrativo y Documentación
Tipos de Estructura de Desglose de Trabajo
Hay dos tipos principales de EDT: basada en entregables y basada en fases. Dependen de si deseas dividir tu proyecto en términos de tiempo o de alcance.
Estructura de Desglose del Trabajo Basada en Entregables
Una EDT basada en entregables primero divide el proyecto en todas las áreas principales del alcance del proyecto como cuentas de control y luego las divide en entregables del proyecto y paquetes de trabajo.
Estructura de Desglose del Trabajo Basada en Fases
La EDT basada en fases muestra el entregable final en la parte superior, con los niveles de la EDT debajo que representan las cinco fases de un proyecto (inicio, planificación, ejecución, control y cierre). Al igual que en la EDT basada en entregables, las fases del proyecto se dividen en entregables del proyecto y paquetes de trabajo. Nuestro gráfico anterior en la sección “Ejemplo de Estructura de Desglose del Trabajo” contenía un ejemplo de EDT basada en fases.
Tipos de Diagramas de EDT
Una vez que hayas elegido una EDT basada en entregables o en fases, también puedes elegir entre diferentes tipos de diagramas de EDT. Veamos los principales tipos de estructuras de desglose del trabajo.
- Lista de Estructura de Desglose del Trabajo: También conocida como vista de esquema, es una lista de paquetes de trabajo, tareas y entregables. Es probablemente el método más simple para crear una EDT, que a veces es todo lo que necesitas.
- Diagrama de Árbol de Estructura de Desglose del Trabajo: La versión más común, la representación en forma de árbol de una EDT es un organigrama que tiene todos los mismos elementos de la EDT de la lista (fases, entregables, tareas y paquetes de trabajo), pero representa el flujo de trabajo o el progreso según lo definido por una representación gráfica.
- Diagrama de Gantt de Estructura de Desglose del Trabajo: Un diagrama de Gantt es a la vez una hoja de cálculo y una línea de tiempo. El diagrama de Gantt es una EDT que puede hacer más que una lista de tareas estática o un diagrama de árbol. Con un diagrama de Gantt dinámico, puedes vincular dependencias, establecer hitos e incluso establecer una línea base. Esta es la versión más común en el software de gestión de proyectos.
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Elementos de una EDT
Una estructura de desglose del trabajo típica está compuesta por varios componentes clave. Usaremos nuestro ejemplo anterior para identificar cada uno de los principales elementos de una EDT.
- Diccionario EDT: Un diccionario EDT es un documento que define los distintos elementos de la EDT. Es un componente importante porque permite a los participantes del proyecto y partes interesadas comprender mejor la terminología utilizada en la estructura de desglose del trabajo.
- Niveles EDT: Los niveles EDT determinan la jerarquía de cada elemento. La mayoría de las estructuras de desglose del trabajo tienen tres niveles que representan el entregable principal del proyecto, las cuentas de control, los entregables del proyecto y los paquetes de trabajo.
- Cuentas De Control: Las cuentas de control se utilizan para agrupar paquetes de trabajo y medir su estado. Se emplean para controlar áreas del alcance del proyecto. En nuestro ejemplo, la fase de ejecución podría ser una cuenta de control porque tiene varios entregables y paquetes de trabajo asociados.
- Entregables Del Proyecto: Los entregables del proyecto son el resultado deseado de las tareas y paquetes de trabajo.
- Paquetes De Trabajo: Según el Project Management Institute (PMI) en su guía PMBOK, un paquete de trabajo es el “nivel más bajo de la EDT”. Es un grupo de tareas relacionadas lo suficientemente pequeñas como para ser asignadas a un miembro del equipo o departamento. Como gerente de proyecto, puedes estimar el costo y la duración de estos paquetes, lo que los convierte en un elemento esencial de la EDT.
- Tareas: Las tareas conforman los paquetes de trabajo y, por tanto, el alcance del proyecto. Una EDT te ayudará a definir los requisitos, el estado, la descripción, el responsable, las dependencias y la duración de cada tarea.
Como Crear una Estructura de Desglose de Trabajo en Seis Pasos
Para crear una EDT para tu proyecto, necesitarás información de otros documentos de gestión de proyectos. Aquí tienes seis pasos simples para crear una estructura de desglose de trabajo.
1. Definir el Alcance, las Metas y los Objetivos del Proyecto
Las metas y objetivos de tu proyecto establecen las reglas para definir el alcance del proyecto. El alcance, los miembros del equipo, las metas y los objetivos del proyecto deben estar documentados en tu acta de constitución del proyecto.
2. Identificar las Fases del Proyecto y las Cuentas de Control
El siguiente nivel corresponde a las fases del ciclo de vida del proyecto: divide la declaración de alcance en una serie de fases que lo lleven desde la concepción hasta la finalización. También puedes crear cuentas de control, que son categorías de tareas para diferentes áreas de trabajo que deseas monitorear.
3. Enumerar tus Entregables del Proyecto
¿Cuáles son tus entregables del proyecto? Enuméralos todos e indica el trabajo necesario para que esos entregables se consideren entregados con éxito (subentregables, paquetes de trabajo, recursos, participantes, etc.)
4. Establecer los Niveles de la EDT
Los niveles de la EDT son lo que hace que una estructura de desglose de trabajo sea una “descomposición jerárquica del alcance del proyecto”, como lo define el Project Management Institute en su guía del PMBOK. Deberás comenzar por el entregable final del proyecto y pensar en todos los entregables y paquetes de trabajo necesarios para llegar hasta allí desde el inicio.
5. Crear Paquetes de Trabajo
Toma tus entregables anteriores y desglósalos en cada tarea y subtarea necesaria para entregarlos. Agrúpalos en paquetes de trabajo.
6. Asignar Responsables de Tareas
Con las tareas ya definidas, asígnalas a tu equipo de proyecto. Proporciónale a cada miembro del equipo las herramientas de gestión del trabajo, los recursos y la autoridad necesarios para realizar el trabajo.
¿Cuándo Usar una EDT?
Hay muchas formas en las que puedes usar una estructura de desglose de trabajo para ayudarte a gestionar proyectos. Aquí tienes tres ejemplos comunes de cómo usar una EDT para diferentes propósitos.
Alcance del Trabajo
Un alcance del trabajo es un documento integral que explica el alcance de tu proyecto, es decir, todo el trabajo que debe realizarse. Una EDT es la herramienta perfecta para desglosar el alcance del proyecto en paquetes de trabajo que sean más fáciles de controlar. Además, una estructura de desglose de trabajo permite identificar fácilmente hitos, entregables y fases.
Declaración de Trabajo
Una declaración de trabajo es un documento legalmente vinculante entre un cliente y la organización responsable de ejecutar un proyecto. Detalla aspectos de gestión del proyecto como el cronograma, los entregables y los objetivos del proyecto.
Orden de Trabajo
Una orden de trabajo es similar a una declaración de trabajo, pero su propósito principal es mostrar los costos asociados con cada tarea. Una EDT es esencial para una estimación de costos precisa.
Buenas Prácticas Para Crear una Estructura de Desglose de Trabajo
Mientras trabajas en tu EDT, es útil seguir algunas buenas prácticas. Aquí tienes algunos aspectos clave a tener en cuenta.
- Regla Del 100 %: Este es el principio más importante de la gestión del trabajo para construir una EDT. Consiste en incluir el 100 % del trabajo definido por el alcance del proyecto, dividido en niveles de EDT que contienen cuentas de control, entregables del proyecto, paquetes de trabajo y tareas. Esta regla se aplica a todos los niveles de la EDT, por lo que la suma del trabajo en un nivel inferior debe ser igual al 100 % del trabajo representado por el nivel superior, sin excepción.
- Usa Sustantivos: La EDT trata sobre entregables y las tareas que conducen a tu entregable final. Por lo tanto, se enfoca más en el qué que en el cómo. Los verbos son útiles para las descripciones, pero para mayor claridad, utiliza sustantivos en cada paso de tu EDT.
- Sé Minucioso: Para que una EDT cumpla su función, no debe haber vacíos. Todo es importante si forma parte del camino hacia tu entregable final. Para gestionar ese cronograma, necesitas una lista completa de cada tarea, grande o pequeña, que te lleve hasta allí.
- Mantén Las Tareas Mutuamente Exclusivas: Esto significa que no debes desglosar tareas individuales si ya están cubiertas dentro de otra. Si el trabajo ya forma parte de una tarea porque va ligado a ella, entonces no necesitas crearla por separado.
- Llega Solo Al Nivel Necesario: Puedes complicarte con subtareas en tu EDT. Esta debe ser detallada, pero no tanto como para volverse confusa. Lo ideal es mantener entre tres y cinco niveles como máximo.
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