Gestionar un proyecto con muchas partes móviles puede ser todo un desafío, pero la evaluación de proyectos está diseñada para facilitar ese proceso. Todo proyecto comienza con una planificación cuidadosa: esto establece la base para la fase de ejecución, mientras que las estimaciones, los planes y los cronogramas guían al equipo del proyecto a medida que completan tareas y entregables.

Pero incluso con un proceso de evaluación en marcha, gestionar un proyecto con éxito no es tan simple como parece. Los gerentes de proyecto deben hacer seguimiento de los costos, tareas y tiempo durante todo el ciclo de vida del proyecto para asegurarse de que todo se desarrolle según lo planeado. Para ello, utilizan el proceso de evaluación de proyectos y hacen uso de software de gestión de proyectos para ayudar a administrar el trabajo del equipo, además de planificar y evaluar el rendimiento del proyecto.

¿Qué Es La Evaluación De Proyectos?

La evaluación de proyectos es el proceso de medir el éxito de un proyecto, programa o portafolio. Esto se hace recopilando datos sobre el proyecto y utilizando un método de evaluación que permita a los evaluadores identificar oportunidades de mejora en el rendimiento. La evaluación de proyectos también es fundamental para mantener informados a los interesados sobre el estado del proyecto y cualquier cambio que pueda requerirse en el presupuesto o cronograma.

Se mide cada aspecto del proyecto como costos, alcance, riesgos o rentabilidad para determinar si está avanzando como se esperaba. Si hay obstáculos, estos datos pueden informar cómo mejorar los proyectos.

Básicamente, se le hacen al proyecto una serie de preguntas diseñadas para descubrir qué está funcionando, qué se puede mejorar y si el proyecto es útil. Herramientas como paneles de control del proyecto y rastreadores ayudan en el proceso de evaluación al hacer que los datos clave estén fácilmente disponibles.

El proceso de evaluación de proyectos existe desde que existen los proyectos. Pero cuando se trata de la ciencia de la gestión de proyectos, la evaluación puede dividirse en tres tipos o métodos principales: evaluación previa al proyecto, evaluación continua y evaluación posterior al proyecto. Veamos el proceso de evaluación, qué implica y cómo puedes mejorar tu técnica.

Criterios De Evaluación De Proyectos

Los detalles específicos de los criterios de evaluación varían de un proyecto a otro o entre organizaciones, dependiendo de muchos factores como la tolerancia al riesgo, la madurez en la gestión de proyectos, la planificación estratégica, entre otros.

En términos generales, un proceso de evaluación recorre las restricciones del proyecto incluyendo tiempo, costo, alcance, recursos, riesgo y calidad. Además, las organizaciones pueden agregar sus propios objetivos de negocio, metas estratégicas y otros indicadores del proyecto.

Métodos De Evaluación De Proyectos

Hay tres momentos clave en los que la evaluación del proyecto es más necesaria. Para aprobar, seleccionar y priorizar propuestas de proyectos, para monitorear la salud del proyecto durante su ejecución, y finalmente, en la fase de cierre para documentar las lecciones aprendidas. Aunque puedes evaluar tu proyecto en cualquier momento, estos son los puntos donde deberías tener el proceso programado oficialmente.

1. Evaluación Previa Al Proyecto

La evaluación previa es el proceso de evaluar múltiples propuestas durante el proceso de admisión de proyectos, en el cual la oficina de gestión de proyectos (PMO) de una organización y los interesados clave establecen criterios de selección y priorización para determinar cuáles tienen la mejor relación costo-beneficio y están mejor alineados con los objetivos estratégicos, operativos y comerciales de la organización.

En cierto sentido, también estás preevaluando tu proyecto cuando redactas tu acta de constitución para presentarla a los interesados. No se puede planificar, dotar de personal ni controlar eficazmente un nuevo proyecto si no se ha evaluado primero. La evaluación previa es la única forma segura de determinar la viabilidad del proyecto antes de ejecutarlo.

2. Evaluación Continua Del Proyecto

Para asegurarte de que el proyecto avance según lo previsto y cumpla todos los hitos de programación y presupuesto establecidos, es fundamental monitorear y reportar el trabajo en tiempo real. Solo utilizando indicadores de proyecto puedes medir el éxito del mismo y saber si se están cumpliendo los objetivos. Se recomienda encarecidamente utilizar paneles de control y herramientas de seguimiento para la evaluación continua.

También es importante considerar qué factores ambientales empresariales están afectando el progreso del proyecto y desarrollar estrategias para mitigar sus efectos.

3. Evaluación Posterior Al Proyecto

Piensa en esto como una autopsia del proyecto. La evaluación posterior es cuando se revisa la documentación del proyecto, se entrevista al equipo y a los responsables, y se analiza toda la información relevante para comprender qué funcionó y qué no. Solo desarrollando esta imagen clara se pueden resolver problemas en futuros proyectos.

La evaluación posterior a la ejecución es especialmente importante para organizaciones basadas en proyectos que manejan múltiples iniciativas en su portafolio, ya que las lecciones aprendidas de un proyecto pueden aplicarse en los siguientes.

Pasos De La Evaluación De Proyectos

Independientemente de cuándo decidas realizar la evaluación, el proceso siempre consta de cuatro fases: planificación, implementación, finalización y difusión de informes.

1. Planificación

El objetivo principal de este paso es crear un plan de evaluación del proyecto, un documento que explique todos los detalles del proceso. Al planificar, es importante identificar a los interesados y conocer sus objetivos a corto y largo plazo. Debes asegurarte de que los objetivos del proyecto estén claros y haber definido los criterios que determinarán si se están cumpliendo.

Por ello, conviene redactar una serie de preguntas para hacer a los interesados. Estas deben abarcar temas como el la viabilidad del proyecto, su relación costo-beneficio y sus indicadores clave de éxito.

Incluir a los interesados en el plan de evaluación te dará dirección a lo largo del proyecto y ayudará a establecer una relación con ellos. Recibirán informes de progreso durante el ciclo de vida del proyecto, y al construir esta relación desde el principio, es más probable que confíen en tu capacidad de gestión.

2. Implementación

Mientras el proyecto está en marcha, debes monitorear todos los aspectos para asegurarte de cumplir con el cronograma y el presupuesto. Una de las cosas a seguir es el porcentaje de tareas completadas. Esto deberías hacerlo al crear informes de estado y en reuniones con el equipo. Para mantener el rumbo, responsabiliza al equipo por las tareas y conserva fechas base para conocer los vencimientos.

No olvides la calidad. No sirve de mucho terminar a tiempo si el producto final es deficiente. Mantén revisiones de calidad constantes y no delegues esa responsabilidad: asúmela tú mismo.

Mantener una relación estrecha con el presupuesto del proyecto es tan importante como controlar el cronograma y la calidad. Vigila los costos: variarán durante el proyecto, pero no entres en pánico. Sé transparente si notas que se necesita más financiamiento. Informa al comité directivo lo antes posible, para evitar sorpresas.

3. Finalización

Cuando terminas tu proyecto, aún queda trabajo por hacer. Querrás tomar los datos que recopilaste durante la evaluación y aprender de ellos para corregir los problemas que descubriste en el proceso e implementar esas soluciones en futuros proyectos, programas y portafolios. Identifica los impactos a corto y largo plazo de lo aprendido en la evaluación.

4. Informe y Difusión

Una vez completada la evaluación, necesitas registrar los resultados. Para ello, crearás un informe de evaluación del proyecto, un documento que normalmente es almacenado por la oficina de gestión de proyectos (PMO) de la organización, ya que proporciona lecciones para el futuro. Entrega tu informe a los interesados para mantenerlos actualizados sobre el progreso del proyecto.

¿Cómo vas a difundir el informe? Es posible que ya exista un protocolo establecido en tu organización para esto. Tal vez los interesados prefieran una reunión para conocer los resultados cara a cara. O quizás prefieran archivos PDF con gráficos y tablas fáciles de leer. Asegúrate de conocer a tu audiencia y adapta el informe a sus preferencias.

Beneficios De La Evaluación De Proyectos

La evaluación de proyectos siempre es recomendable y puede traer una amplia variedad de beneficios a tu organización. Como se mencionó anteriormente, hay muchos aspectos que pueden medirse a través del proceso de evaluación. Tú y tus interesados deben decidir cuáles son los factores más críticos a considerar. Aquí algunos de los principales beneficios de implementar un proceso de evaluación de proyectos.

• Mejor Gestión de Proyectos: La evaluación permite detectar fácilmente áreas de mejora en la gestión de costos, tareas, recursos y tiempo.
• Mejora el Rendimiento del Equipo: Permite hacer seguimiento del rendimiento del equipo y aumenta la responsabilidad individual y grupal.
• Mejor Planificación de Proyectos: Ayuda a comparar la línea base del proyecto con el rendimiento real para mejorar la planificación y las estimaciones futuras.
• Mejora la Gestión de Interesados: Tener una buena relación con los interesados es clave para el éxito del proyecto. Crear un informe de evaluación es fundamental para mantenerlos informados.
• Gestión de Beneficios: Evaluación precisa de los beneficios generados por el proyecto.

Cómo ProjectManager Mejora El Proceso De Evaluación

Para llevar tu evaluación de proyectos al siguiente nivel, necesitas una herramienta de gestión del trabajo en línea con paneles en tiempo real que entreguen datos actualizados para que puedas monitorear lo que está sucediendo en el momento, en lugar de lo que ocurrió ayer.

Con el panel en tiempo real de ProjectManager, la evaluación del proyecto se mide en vivo para mantenerte informado. Los datos se muestran en gráficos y tablas coloridas. Puedes filtrar los datos para mostrar solo lo que deseas o profundizar para obtener una visión más detallada. Estos gráficos también se pueden compartir con solo una tecla. Puedes seguir la carga de trabajo y las tareas, ya que tu equipo actualiza su estado en tiempo real, donde sea que estén y en el momento en que completan su trabajo.

La evaluación de proyectos con el panel en tiempo real de ProjectManager hace que el proceso sea sencillo durante el desarrollo del proyecto. También proporciona datos valiosos al finalizar. El proceso de evaluación incluso puede ser divertido si se cuenta con las herramientas adecuadas. Si lo deseas, puedes usar nuestras herramientas de informes automatizados para crear informes tradicionales rápidamente, lo que te permite mejorar tanto la precisión como la eficiencia de tu proceso de evaluación.

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