Los costos de construcción son solo una de las muchas métricas que un contratista general debe vigilar. Existen otras, por supuesto, como el cronograma, la calidad, la seguridad y mucho más. Pero si el costo de construcción excede el presupuesto, esa diferencia sale directamente del bolsillo del contratista.
Por eso la gestión de costos en construcción es tan importante. Conocer exactamente qué significa la gestión de costos en construcción y qué se considera un costo de construcción puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto. A continuación, repasaremos esas definiciones y explicaremos el proceso de gestión de costos de construcción para que puedas gestionar proyectos de manera más efectiva.
¿Qué es la Gestión de Costos en Construcción?
La gestión de costos en construcción es el proceso de mantener los proyectos dentro del presupuesto. Para los contratistas generales, esto evita que el proyecto exceda los costos y afecte sus márgenes de ganancia. Una gestión de costos eficaz garantiza que los gastos durante todo el ciclo de vida del proyecto se mantengan bajo control.
Cada fase del proyecto se ve impactada por la gestión de costos en construcción. Comienza con la planificación y el diseño, y va de la mano con la estimación de costos, pasando por los contratistas especializados en obra, las órdenes de cambio y el producto terminado. Una buena gestión de costos en construcción le dará a tu empresa una reputación positiva en el sector. Los propietarios de propiedades prefieren trabajar con contratistas generales que son proactivos, eficientes y precisos al estimar costos y cumplir con el presupuesto.
ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos de construcción que proporciona a los contratistas generales las herramientas que necesitan para asegurar que el proyecto se complete dentro del presupuesto y del alcance. Registra todos los costos de construcción desde la planificación con nuestro potente diagrama de Gantt. Puedes gestionar costos de recursos, establecer una línea base y luego comparar los costos planificados con los reales en tiempo real para detectar rápidamente cualquier gasto excesivo. Comienza hoy con ProjectManager de forma gratuita.
¿Qué es un Costo de Construcción?
Un costo de construcción es cualquier costo asociado al contratista y a todo lo que este compre. Esto se compone principalmente de mano de obra y materiales. Pero un costo de construcción también puede incluir los honorarios del contratista, los costos de los subcontratistas, la estructura exterior, los acabados interiores, plomería, electricidad, sistemas mecánicos, telecomunicaciones y más.
Tipos de Costos de Construcción
Todos los costos de construcción pueden dividirse en dos categorías: costos directos y costos indirectos.
- Costos directos: Son los costos relacionados directamente con la construcción, como los materiales y la mano de obra.
- Costos indirectos: Son aquellos que no están directamente ligados al presupuesto de construcción y pueden incluir honorarios de arquitectura y permisos.
Proceso de Gestión de Costos en Construcción
Como en todo lo relacionado con la gestión de proyectos, existe un proceso para mejorar el control del resultado. La gestión de costos de construcción no es la excepción. Hay herramientas de software de gestión de proyectos de construcción que facilitan este proceso, a las que volveremos en un momento. Por ahora, enfoquémonos en los pasos que debes seguir para gestionar los costos de construcción, mantener el presupuesto y cumplir con el alcance aceptable.
1. Crear una Estructura de Desglose de Costos (EDC)
Antes de que comience el proyecto de construcción, necesitas una visión precisa de los elementos financieros. Ahí es donde entra en juego una estructura de desglose de costos. Una EDC permite identificar todos los costos incurridos durante el ciclo de vida del proyecto. Es un esquema jerárquico donde cada línea representa un tipo de costo, ítem, actividad o trabajo específico. La EDC trabaja a nivel de tarea para hacer un análisis ascendente de los costos del proyecto. Es un proceso largo pero detallado y más preciso que una estimación descendente. Al usar una EDC, los contratistas generales pueden obtener información granular sobre los costos de cada paso de su flujo de trabajo, lo cual es más útil que simplemente tener una estimación del costo total del proyecto.
2. Estimar los Costos de Construcción
La estructura de desglose de costos es una herramienta para determinar los costos de construcción. Cuanto más precisamente estimes los costos desde el principio, menos probable será que sacrifiques tus ganancias durante la ejecución. Pero hacer estimaciones precisas no es fácil, incluso usando técnicas como la EDC. Hay múltiples proveedores de materiales, tiempos que considerar y muchos otros detalles en un proyecto de construcción. Afortunadamente, existen plataformas de estimación basadas en modelos 3D. También hay técnicas como la estimación análoga, paramétrica, estadística y basada en costos reales. Es útil revisar datos históricos de proyectos similares y consultar la experiencia de expertos.
3. Crear un Presupuesto de Construcción
El siguiente paso es elaborar tu presupuesto de obra. Esto parte de las estimaciones que anticipan el costo total del proyecto y permiten al contratista general crear un presupuesto con ayuda de cotizaciones de proveedores y contratistas. Este presupuesto también proporciona servicios contables para el cliente o desarrollador. Además, ayuda a definir un cronograma viable, el tipo de habilidades necesarias del equipo y qué recursos y equipos serán necesarios para ejecutar el trabajo. Todo presupuesto de construcción debe incluir un plan de contingencia. Una contingencia es una cantidad de dinero, usualmente un porcentaje del costo total del proyecto, reservada para afrontar gastos imprevistos, como condiciones climáticas, costos de personal, cambios de diseño, etc. Asegúrate de incluir la contingencia desde el principio del presupuesto y no al final.
4. Define una Línea Base de Costos
Una vez que hayas creado un presupuesto y este haya sido aprobado, deberás establecer una línea base de costos. Esta línea base permite a los contratistas generales y a los gerentes de proyecto reportar la variación de costos del proyecto. Es decir, ahora pueden comparar el costo planificado del proyecto con el costo real. Esta herramienta es muy valiosa para la gestión de costos, ya que permite saber si los costos van acorde al plan. Si los gastos superan lo esperado para una determinada fase del proyecto, se pueden implementar medidas correctivas para volver al presupuesto original. La línea base incluye los costos, el cronograma, el alcance y los recursos del proyecto, y se utiliza para hacer seguimiento y mantener el proyecto dentro del plazo.
5. Haz Seguimiento de los Costos Durante la Ejecución
La línea base es una instantánea del presupuesto aprobado. Como ya se mencionó, puede utilizarse para monitorear los costos a medida que se entra en la fase de ejecución del proyecto. Esta fase coexiste con la fase de monitoreo y control. El desglose de costos es una de las herramientas usadas para supervisar el proyecto. Para lograr un monitoreo más preciso, lo ideal es usar un software de gestión de proyectos de construcción con herramientas como paneles y reportes que permiten ver el avance y rendimiento del proyecto desde una vista general o más detallada. Las herramientas en la nube son preferidas porque ofrecen datos en tiempo real que ayudan a identificar discrepancias y resolverlas rápidamente.
6. Controla los Costos de Construcción
Durante la ejecución también se lleva a cabo la fase de monitoreo y control. Aunque ya se tocó este tema, no se había explicado cómo controlar los costos. El monitoreo es esencial para identificar desviaciones presupuestarias, pero el control es lo que permite retomar el rumbo. Esto incluye analizar los gastos y reducir costos para aumentar la rentabilidad. Los gerentes de proyecto suelen enfocarse en los costos de mano de obra y materiales, así como en hacer seguimiento del costo real, la variación de costos y el retorno de la inversión. El control de costos comienza con un presupuesto bien planificado, continúa con el monitoreo de la ejecución, el uso de sistemas de control de cambios, la gestión del tiempo y, por último, el seguimiento del valor ganado.
7. Controla Los Cambios En El Plan De Construcción
La mejor manera de controlar los costos de construcción es respetando el plan, cronograma y presupuesto aprobados. Sin embargo, esto rara vez es posible, especialmente en proyectos de construcción, por lo que los cambios deben gestionarse adecuadamente para evitar pérdidas económicas. Es fundamental planificar los cambios igual que se planifican las contingencias. Establece expectativas desde el inicio y diseña una política de órdenes de cambio que incluya procesos de aprobación y seguimiento de modificaciones a lo largo del proyecto. Una vez más, un software de gestión de proyectos puede ser clave, ya que ofrece herramientas para monitorear, controlar y registrar cambios con el fin de reducir su impacto negativo.
ProjectManager Tiene Herramientas para la Gestión de Costos de Construcción
ProjectManager es un software galardonado que te permite planificar, gestionar y hacer seguimiento a tus costos de construcción en tiempo real. Al crear un proyecto puedes establecer el presupuesto desde el principio o en cualquier momento. Hay dos tipos de costos: de recursos y generales, ambos se pueden registrar como planificados y reales. Los contratistas generales pueden planificar en diagramas de Gantt que hacen seguimiento de costos y recursos, y establecer una línea base para monitorear las variaciones en tiempo real.
Haz Seguimiento con Paneles en Tiempo Real
Una vez que estableces la línea base en el diagrama de Gantt, puedes rastrear los costos en vivo. Si quieres una vista general del proyecto, cambia al panel que recolecta datos en tiempo real y los muestra en gráficos fáciles de leer. Además de un gráfico de costos que muestra costos reales y planificados, hay métricas de tiempo, carga de trabajo y más. A diferencia de otras herramientas, el panel está listo para usar desde el primer momento.
Usa Múltiples Reportes para Gestionar Costos
Ofrecemos varios reportes que te ayudan a rastrear y gestionar los costos de construcción. Si estás gestionando varios proyectos, usa nuestro informe de estado de portafolio, que incluye una columna de costos codificada por colores para saber si estás por encima o por debajo del presupuesto de un vistazo. Usa el informe de estado del proyecto para ver los mismos detalles en un solo proyecto. Si quieres analizar tareas dentro de la estructura de desglose del trabajo, genera un informe del plan del proyecto para revisar el presupuesto y los costos acumulados. Puedes profundizar en tareas específicas con nuestro informe de tareas, que muestra costos planificados, reales y por recurso. Todos los informes son personalizables y se pueden compartir o imprimir para presentaciones a los interesados.
La gestión de costos es solo una parte de la gestión de proyectos de construcción. Nuestro software cubre todas las áreas, desde la gestión de tareas y recursos hasta la gestión de riesgos. Te ayuda a manejar costos del proyecto, planificación presupuestaria y control de costos para que puedas entregar proyectos exitosos.
ProjectManager es un software de gestión de proyectos de construcción en línea que permite a los equipos planificar, gestionar y hacer seguimiento de sus proyectos en tiempo real. Conectamos a arquitectos e ingenieros en la oficina con los equipos de trabajo en el sitio de construcción, facilitando el intercambio de archivos y comentarios para una mejor colaboración. Comienza hoy gratis con ProjectManager.