¿Qué es un Informe de Proyecto? 12 Ejemplos de Informes de Proyectos

En este blog, te ofrecemos una visión general de los informes de proyecto más utilizados, incluyendo ejemplos y muestras que puedes descargar.

¿Qué es la Elaboración de Informes de Proyecto?

La elaboración de informes es una de las responsabilidades clave de cualquier gerente de proyecto. Consiste en crear diferentes tipos de informes para hacer seguimiento al cronograma, presupuesto y progreso del proyecto, y mantener informados a los interesados.

No importa si eres un experto o estás empezando en el campo de la gestión de proyectos, probablemente ya has creado un informe, ya sea a mano o con herramientas de generación de informes. Sin embargo, puede que no sepas que existen varios tipos de informes de gestión, o cómo dirigirte específicamente a diferentes audiencias con ellos.

¿Qué es un Informe de Proyecto?

Un informe de proyecto es un documento que proporciona detalles sobre el estado general del proyecto o aspectos específicos del progreso o rendimiento. Sin importar el tipo, se compone de datos del proyecto basados en factores económicos, técnicos, financieros, de gestión o de producción.

Debido a su nivel de detalle, crear un informe de proyecto toma tiempo. El software de gestión de proyectos, como ProjectManager, puede agilizar este proceso. Crea informes o simplemente consulta nuestro panel en tiempo real para ver un panorama del estado actual del proyecto. Comienza gratis con ProjectManager hoy.

Usa las funciones de informes de ProjectManager para generar reportes precisos y puntuales.

Beneficios de los Informes de Proyectos

Los informes de gestión de proyectos son herramientas importantes de comunicación con los interesados para mantenerlos actualizados. Pero también son útiles para los gerentes de proyecto para evaluar el progreso de un proyecto, asignar recursos y controlar la ejecución de tareas hasta un cierre exitoso de proyecto. La mayoría de los informes comparan el esfuerzo real con el planificado para mantener el proyecto en línea con el presupuesto y el cronograma.

No solo ayudan a monitorear el avance, también pueden predecir amenazas, y al hacerlo, ayudan a desarrollar respuestas para evitarlas. Ayudan a controlar costos, seguir el presupuesto, monitorear el desempeño del equipo y aumentar la visibilidad para lograr mejores decisiones de gestión.

Ejemplos de Informes de Proyectos

Aquí tienes un resumen de 12 tipos comunes de informes que son fundamentales para el éxito del proyecto.

1. Informes de Estado del Proyecto

“¿Puedes darme el informe de estado en una hora?” Es el tipo de pregunta que los gerentes de proyecto escuchan con frecuencia. Tal vez viene del patrocinador, del PMO o de un colega. Es el informe más común, y seguramente el que realizas con más regularidad.

Puedes generarlos semanal o mensualmente – e incluso diariamente durante algunas fases como la implementación. La frecuencia depende de en qué fase estés y cuánto haya que comunicar. No tiene sentido reportar a diario si tus tareas duran más de una semana y no hay mucho que actualizar.

Como pasarás bastante tiempo haciendo informes, vale la pena buscar formas de agilizarlos. Mejor aún, automatiza lo más que puedas. Crea una plantilla de informe de estado estándar o usa la que viene con tu software, y usa los datos del cronograma para completarlo. Aunque tengas que editarlo después, tener campos prellenados te ahorrará mucho tiempo.

2. Informe de Progreso del Proyecto

Uno de los informes más importantes que generarás durante la ejecución del proyecto es el informe de progreso. Es un reporte que actualiza la información sobre si el proyecto está cumpliendo con la línea base definida por el cronograma y presupuesto. Es otra manera de informar a los interesados sobre dónde se encuentra el proyecto.

Debes ser específico al crearlo. Anota los datos y escribe una breve introducción que incluya el nombre del proyecto, datos de contacto, resumen del estado y detalles sobre el cronograma, costo y finalización estimada.

Puedes generar informes de progreso con software de gestión de proyectos, pero también hay plantillas útiles. ProjectManager tiene una plantilla gratuita para Word que incluye todo lo necesario: resumen del estado, cronograma, costo, riesgo y más. Verás si estás en tiempo o retrasado, y por qué. También hay una sección detallada por tarea.

3. Informes de Riesgos

Muchos gerentes hacen informes de riesgo al menos mensualmente, y generalmente son el resultado de reuniones de revisión de riesgos. Por supuesto, puedes actualizar tu registro de riesgos en cualquier momento, y deberías motivar a tu equipo a agregar riesgos al registro cuando sea necesario.

El informe debe incluir un resumen del perfil de riesgo del proyecto, pero cómo lo presentas depende de ti. Una buena práctica es incluir solo los riesgos más críticos, y luego hacer una breve mención sobre los de bajo nivel explicando cómo los gestionas.

También querrás la opción de generar un informe con todos los riesgos, sin importar su nivel. Lo más sencillo es descargarlo automáticamente desde tu software de gestión, o si lo llevas en otro formato como Excel, emitir una copia completa del archivo.

4. Informes para la Junta Directiva / Ejecutivos

Los informes del proyecto deben adaptarse a las personas que los leerán. Por eso, el informe que haces para la junta directiva tendrá un nivel de detalle diferente al de la actualización semanal que compartes con tu equipo y los interesados clave del negocio.

Para los informes dirigidos a la junta, piensa en un enfoque de alto nivel. Querrán leer sobre temas importantes para ellos, como problemas que pueden ayudar a resolver, un resumen de la situación presupuestaria y si estás en camino de alcanzar los hitos clave.

Asegúrate de que el formato del informe sea fácil de leer. Por ejemplo, si los ejecutivos siempre están de viaje y revisan su correo en el móvil, no les envíes una hoja de cálculo complicada que no se visualizará bien, ni incluyas gráficos pesados que tarden en cargar. Un PDF se ve bien en todos los dispositivos si vas a enviar un informe estático por correo. O puedes otorgar licencias para que miembros del directorio o altos directivos vean informes en paneles en tiempo real mientras se desplazan. ProjectManager ofrece paneles en vivo con información siempre actualizada.

5. Informe de Análisis Costo-Beneficio

Al decidir si un proyecto es viable, uno de los informes que debes generar es el informe de análisis costo-beneficio. Es una forma de comparar cuánto beneficio u oportunidad ofrece el proyecto a la organización en relación con la inversión. Es un paso clave para saber si tiene sentido desde el punto de vista empresarial.

Este proceso es esencial para determinar si la iniciativa que estás evaluando aporta valor. Permite a la empresa utilizar mejor sus recursos si decide continuar, y también respalda con documentación la decisión de seguir adelante. Puedes usar el análisis de costos para hacer seguimiento de tus gastos y asegurarte de que los fondos se asignen correctamente.

El análisis costo-beneficio muestra lo que esperas gastar en el proyecto y lo compara con los beneficios u oportunidades que obtendrás al finalizar. Usar la plantilla gratuita de análisis costo-beneficio para Excel de ProjectManager recopila tus costos cuantitativos y tipos de costos, y los compara con beneficios cuantitativos y tipos de beneficios. Este análisis te ayudará a tomar decisiones sobre si avanzar con el proyecto.

6. Informes de Recursos

¿Cómo sabes quién está haciendo qué y cuándo? Podrías revisar todo el plan del proyecto para averiguar las asignaciones de recursos manualmente, pero eso tomaría mucho tiempo. O podrías usar tu software de planificación para que lo haga por ti. La mayoría de herramientas, ya sean diagramas de Gantt o soluciones completas con hojas de tiempo integradas, permiten crear informes de recursos.

El informe de recursos te muestra qué miembro del equipo está asignado a qué tarea y en qué día. También te ayuda a identificar problemas de sobreasignación, cuando una persona tiene más de una tarea al mismo tiempo. Obviamente, no puede trabajar en todo a la vez, y si no detectas estos problemas, tu cronograma se retrasará. Usa el informe de recursos para evitar conflictos y reprograma tareas cuando sea necesario.

En general, los informes de recursos son de los más útiles para un gerente de proyecto, aunque pueden parecer difíciles al principio. Vale la pena tomarse el tiempo para aprender a interpretarlos y así ajustar tu cronograma de forma adecuada.

7. Informes de Variación del Proyecto

¿Cómo puedes saber si el proyecto va según lo planeado? Esa es la ventaja del informe de variación: compara el resultado planificado con el resultado real, dándote una métrica para saber si estás en camino, adelantado o atrasado. El informe organiza los datos de lo que estás comparando, ya sea presupuesto, cronograma o alcance. Así puedes realizar un análisis de variación o una desviación medible respecto a la línea base.

Existen varios tipos de informes de variación, como variación de costos, variación al finalizar (superávit o déficit), variación del cronograma y otros. Generalmente se usan en análisis presupuestarios, de tendencias y de gastos.

El informe de variación es una herramienta útil para los gerentes que necesitan ver el avance real del proyecto y tomar decisiones inteligentes sobre la asignación de recursos. Pero no solo los gerentes se benefician. Los interesados también quieren una visión general del estado del proyecto, y este tipo de informe les da una señal clara sobre si el proyecto está cumpliendo los objetivos, el cronograma y el presupuesto.

8. Informe de Análisis de Brechas

Ya sea que estés gestionando un proyecto o haciendo crecer tu negocio, necesitas un informe que te muestre cómo pasar del punto A al punto B. Eso es un informe de análisis de brechas. Te permite ver si estás cumpliendo con las expectativas y si estás utilizando los recursos de forma efectiva.

El análisis mide el estado actual del proyecto o negocio en cuanto a tiempo, dinero y esfuerzo, y lo compara con el estado objetivo. Luego, al definir y analizar la brecha entre esos dos puntos, puedes desarrollar un plan de acción para organizar las tareas necesarias.

ProjectManager tiene una plantilla gratuita de análisis de brechas para Excel. Incluye espacio para indicar el estado actual del elemento y el estado objetivo. Luego puedes anotar el porcentaje de brecha que debes cerrar para alcanzar tu meta y las acciones necesarias para lograrlo. Identifica quién liderará la iniciativa y también el estado de las acciones.

9. Informe de Carga de Trabajo

Tu equipo es tu recurso más valioso. Por eso, necesitas prestar atención a sus tareas para asegurarte de que estén trabajando a su capacidad, pero sin sobrecarga que cause agotamiento. Eso significa tener un informe de carga de trabajo para ver recursos sobre o subutilizados.

Los informes de gestión de carga de trabajo monitorizan el número de tareas asignadas a cada miembro. Con ellos, puedes ver si las tareas están distribuidas de forma equilibrada. Si no lo están, puedes reasignarlas. Esto no solo generará un equipo más productivo, sino también más feliz.

Delegar mejor también te ayuda a evitar retrasos y entregables de baja calidad. ProjectManager tiene informes de carga de trabajo y un gráfico visual codificado por colores para que puedas ver fácilmente quién está sobrecargado y reasignar tareas desde ese mismo gráfico.

10. Informe de Hojas de Tiempo

Otro informe importante para la gestión del equipo es el de hojas de tiempo. Una hoja de tiempo es un documento que registra las horas que un miembro del equipo ha dedicado a sus tareas. El informe de hojas de tiempo permite hacer seguimiento del trabajo de cada miembro durante un período específico del proyecto.

Los informes de hojas de tiempo son una herramienta de gestión del tiempo que te ayuda a seguir las horas trabajadas y también el progreso de las tareas. Empoderan a los miembros del equipo, fomentan la colaboración y brindan a los gerentes una visión general de los costos. ProjectManager tiene una plantilla gratuita de hojas de tiempo para Excel que puedes descargar para comenzar.

11. Informe de Presupuesto del Proyecto

El presupuesto del proyecto es la cantidad de dinero que puedes gastar para completarlo. Al crear un presupuesto, debes hacer la estimación más precisa posible. Lo último que quieres es tener que pedir más fondos al patrocinador. En el mejor de los casos, tendrás que ajustar el alcance y el cronograma.

Para asegurarte de cumplir con el presupuesto, necesitas un informe de presupuesto. Este informe muestra tus gastos durante un período de tiempo específico para que puedas comparar lo planificado con lo realmente gastado. Es una herramienta poderosa para hacer seguimiento y mantenerte dentro del presupuesto.

Para ayudarte a comenzar, usa nuestra plantilla gratuita de presupuesto para Excel para registrar las tareas del proyecto, sus costos de mano de obra y materiales. Incluso hay una columna para comparar el presupuesto con el gasto real.

12. Informe de Cierre del Proyecto

Los proyectos no terminan con la entrega del producto o servicio, a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo los estándares de calidad. Hay documentos que deben ser firmados, equipos que deben liberarse y más. A eso se le llama cierre del proyecto. Para asegurar que todas estas tareas administrativas se completen, necesitas un informe de cierre.

El cierre del proyecto es el entregable final, y la alta dirección lo usa para evaluar el éxito. Registra la aprobación final del patrocinador y da paso a actividades como las lecciones aprendidas para futuros proyectos. Este proceso es obligatorio para todos los proyectos, sin importar su tamaño.

Para ayudarte a gestionarlo, tenemos una plantilla gratuita de cierre para Word que puedes descargar. La plantilla está dividida en secciones: información del documento, historial del documento y aprobación. Usa esta plantilla junto con un plan para obtener todas las firmas necesarias y documentar lo que salió bien y lo que no.

Más Ejemplos de Informes de Proyecto

Para aprender más sobre informes de proyecto y cómo pueden beneficiarte en tu trabajo diario, mira el siguiente video corto. Te muestra cómo hacer diferentes tipos de informes en solo unos clics usando ProjectManager. Con un software de informes fácil de usar, puedes hacer seguimiento con confianza, presentar con más efectividad y obtener mejores resultados. Crea informes de estado, informes de progreso, informes de disponibilidad de recursos y otros informes de gestión de proyectos.

Cómo Escribir un Informe de Proyecto

Aquí tienes cuatro pasos básicos para comenzar el proceso de elaboración de informes.

1. Define tu Objetivo

Crea informes para hacer seguimiento a todas las áreas del proyecto como alcance, tiempo, costo, calidad o riesgos. Estas son las áreas clave que los interesados desean monitorear y deberían ser la prioridad al generar informes.

2. Piensa en tu Audiencia

Un proyecto tiene muchos interesados internos y externos, como inversores, ejecutivos, clientes o incluso el equipo de gestión del proyecto. Como gerente, puedes crear informes para cualquiera de estos públicos. Algunos querrán una vista general, otros querrán ver los detalles.

3. Recoge los Datos del Proyecto

El dato es el insumo más importante al crear informes. Necesitarás un software o al menos hojas de cálculo para hacer seguimiento de tus gastos o del cronograma del proyecto. Por ejemplo, ProjectManager te permite generar informes a partir de los datos ingresados, como fechas de tareas, costos laborales, gastos de recursos y otros aspectos.

4. Da Formato a tu Informe

Una vez que sepas quién es tu audiencia y qué datos tienes disponibles, puedes elegir el tipo de informe que mejor se adapta a tus necesidades. Generalmente, los informes de estado son la opción estándar porque ofrecen una visión clara y concisa del estado general del proyecto.

Crea Informes de Proyecto Automáticamente con ProjectManager

ProjectManager puede crear varios tipos de informes con solo un clic. Nuestro software galardonado permite crear informes de estado, de tareas, de disponibilidad, de variación y más. Es fácil compartirlos en línea o imprimirlos como PDF para tu próxima reunión. Ofrecemos a los gerentes todo lo que necesitan para hacer seguimiento y reportar.

Creating project reports in ProjectManager

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