Los grandes proyectos a menudo comienzan con grandes esperanzas y expectativas. Pero si la fase de iniciación del proyecto no es exitosa, el proyecto puede desviarse y encaminarse hacia el fracaso. Debes cimentar tu proyecto desde el principio proporcionándole estructura. Las ideas son abundantes, pero tener un plan de proyecto y ejecutarlo te permite hacer realidad esas esperanzas e ideas.

Por supuesto, hay otras fases de gestión de proyectos, pero la iniciación del proyecto es el primer y, a menudo, el paso más importante. Con una fase de iniciación sólida, estarás en camino de completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

¿Qué es la Fase de Inicio de un Proyecto?

La iniciación del proyecto es la primera fase del ciclo de vida de un proyecto. Es en este punto donde se identifica la oportunidad o razón del proyecto y se desarrolla un plan para aprovecharla. También es en esta etapa cuando los proyectos son aprobados o rechazados por los principales interesados, por lo que será necesario realizar estudios de viabilidad y un análisis costo-beneficio para asegurarse de que el proyecto tenga valor empresarial.

La iniciación del proyecto es una fase muy activa en la que deberás realizar mucha planificación e investigación para convertir tu idea en realidad. ProjectManager es un software de gestión de proyectos que ofrece múltiples vistas, como diagramas de Gantt, tableros kanban y tableros de control, para ayudarte a realizar un seguimiento de riesgos, tareas, tiempos y recursos.

¿Por Qué es Importante la Fase de Inicio de un Proyecto?

La fase de iniciación del proyecto es importante por varias razones. La principal es que durante esta etapa, los patrocinadores del proyecto reúnen un equipo y crean documentación clave para convencer a los interesados del valor del proyecto propuesto.

Los interesados del proyecto, como la junta directiva y la alta gerencia de una empresa, revisarán la propuesta del proyecto, realizarán un análisis costo-beneficio y evaluarán cómo encaja con otros proyectos y programas dentro del portafolio de proyectos de la organización.

Una vez que estos interesados decidan seguir adelante con el proyecto, el gestor de proyectos o la oficina de gestión de proyectos (PMO) pueden continuar con la planificación, ejecución y monitoreo del proyecto hasta su finalización. Los proyectos simplemente no pueden comenzar sin una fase de iniciación adecuada.

¿Quién Participa en el Proceso de Inicio de un Proyecto?

Varios participantes están involucrados en la fase de iniciación del proyecto. A continuación, describimos algunos de los roles más comunes.

Patrocinador del Proyecto

Típicamente, el patrocinador del proyecto es un ejecutivo o líder senior que supervisa el proyecto y obtiene su aprobación. Proporciona los recursos necesarios, incluidos personal, presupuesto y autoridad para iniciar el proyecto. Durante la iniciación, el patrocinador se encarga de obtener el compromiso de otros interesados y actúa como enlace entre la alta gerencia y el equipo del proyecto para resolver problemas y tomar decisiones.

Gestor del Proyecto

El gestor del proyecto es responsable de liderar el proyecto desde su iniciación hasta su cierre. Durante la iniciación, definirá los objetivos, el alcance y los entregables del proyecto, trabajando junto con los interesados para recopilar requisitos y coordinar recursos. También ayuda en la elaboración del acta de constitución del proyecto, el cronograma y el presupuesto preliminar, además de identificar riesgos.

Interesados del Proyecto

Los interesados también forman parte del proceso de iniciación del proyecto. Son individuos o grupos que tienen un interés en el éxito del proyecto. Pueden ser internos o externos e incluir jefes de departamento, clientes, usuarios finales u otras unidades de negocio afectadas por el proyecto. Durante la iniciación, los interesados proporcionarán información sobre los objetivos del proyecto, sus limitaciones y requisitos para ayudar a definir su alcance y prioridades.

Comité Directivo

El comité directivo es un grupo de interesados clave o ejecutivos senior que brindan supervisión de alto nivel y dirección al proyecto. Durante la iniciación, revisan y aprueban el alcance, los objetivos y el presupuesto del proyecto. El comité directivo garantiza que el proyecto esté alineado con la estrategia organizacional y proporciona orientación sobre la gestión de riesgos y la asignación de recursos. También es responsable de resolver problemas escalados, autorizar cambios importantes y garantizar la alineación del proyecto con los interesados.

Documentación de la Fase de Inicio de un Proyecto

Como se mencionó anteriormente, la documentación de iniciación del proyecto ayuda a convertir las ideas en realidad. A continuación, te mostramos los documentos más utilizados en esta fase para destacar los beneficios de tu proyecto y establecer las bases de tu plan de proyecto.

Es en esta fase donde se forma un equipo y se elabora un caso de negocio para definir el proyecto en detalle.

Caso de Negocio

Un caso de negocio se utiliza para explicar la razón de iniciar un proyecto. Muestra cómo el uso de recursos financieros y de otro tipo respalda las necesidades del negocio. Un caso de negocio debe ser adaptable, ajustándose al tamaño y riesgo del proyecto, pero manteniendo una estructura coherente en todos los proyectos. No trata temas técnicos, sino preocupaciones comerciales del proyecto, y debe ser completo.

Idealmente, el caso de negocio debe ser fácil de entender, lógico y relevante. Sus aspectos clave deben poder rastrearse, medirse y justificarse. También debe haber responsabilidad y compromiso con la entrega y los costos involucrados.

La estructura de un caso de negocio debe incluir lo siguiente:

• Prefacio
• Tabla de contenidos
• Resumen ejecutivo: qué es el proyecto, cuáles serán sus resultados y por qué debería llevarse a cabo
• Introducción: explica los factores comerciales que impulsan el proyecto, el alcance del trabajo y los aspectos financieros
• Análisis: incluye supuestos, costos y beneficios, así como riesgos
• Estimación preliminar de costos
• Conclusión con los siguientes pasos
• Apéndice

Acta de Constitución del Proyecto

El acta de constitución del proyecto describe el propósito del proyecto y cómo se estructurará, ejecutará y controlará su progreso. En ella, se detallan la visión, los objetivos, el alcance y los entregables del proyecto. También se establecen las responsabilidades del equipo del proyecto y los interesados.

Este paso es crucial para definir la visión y los objetivos del proyecto de manera clara. Se documenta el plan del proyecto y se listan los riesgos, problemas y suposiciones.

El acta de constitución del proyecto también define los roles y responsabilidades del equipo del proyecto e identifica a los clientes e interesados. En este punto, el proyecto se organiza estructuralmente, documentando el plan de trabajo y los riesgos asociados.

Acta del Equipo

Un acta del equipo es similar a un acta de constitución del proyecto, solo que se enfoca en los roles y responsabilidades del equipo del proyecto. El propósito principal de este documento es ayudar a los equipos a comprender mejor cómo pueden trabajar juntos para alcanzar sus objetivos.

Documento de Iniciación del Proyecto

Un documento de iniciación del proyecto se utiliza en la gestión de proyectos con la metodología de gestión de proyectos PRINCE2. Este documento define los elementos del proyecto que necesitan la aprobación de los interesados, como el caso de negocio, el alcance, los riesgos, los criterios de éxito y otros aspectos importantes de la iniciación del proyecto.

Documento de Requisitos del Negocio

El documento de requisitos del negocio también puede formar parte de la fase de iniciación del proyecto. Describe las necesidades y requisitos del negocio que el proyecto debe cumplir y actúa como un acuerdo formal entre los interesados sobre lo que el proyecto entregará. Esto incluye requisitos funcionales y no funcionales. Además de definir el alcance y los objetivos del proyecto, el BRD ayuda a garantizar la alineación entre el equipo del proyecto, los interesados y el cliente.

Resumen del Proyecto

El resumen del proyecto es uno de los documentos clave de la iniciación del proyecto. Es una descripción concisa del proyecto que resume su alcance, objetivos, entregables, cronograma e interesados. Se puede considerar como una herramienta de comunicación inicial que brinda a los interesados y al equipo del proyecto una mejor comprensión de los objetivos y el propósito del proyecto. Generalmente, el resumen del proyecto se crea en las primeras etapas de la iniciación para lograr una alineación antes de comenzar una planificación más detallada.

Propuesta del Proyecto

Otra parte de la documentación de iniciación del proyecto es la propuesta del proyecto. Este documento formal describe los objetivos, el alcance, el cronograma, el presupuesto estimado y los resultados esperados del proyecto. Se utiliza comúnmente para obtener aprobación o financiamiento por parte de clientes o responsables de la toma de decisiones. La propuesta del proyecto también aborda la viabilidad del proyecto, así como sus riesgos y beneficios. Como resultado, los interesados pueden evaluar qué tan bien se alinea con los objetivos organizacionales.

Matriz de Asignación de Responsabilidades

La matriz de asignación de responsabilidades, incluyendo formatos como RACI, DACI y RASIC, ayuda a clarificar los roles y responsabilidades durante la ejecución del proyecto. Asigna cuatro categorías clave: responsable, autoridad, consultado e informado, en relación con las tareas y entregables del proyecto. Aunque suele utilizarse en la fase de planificación, puede iniciarse desde el principio para definir los roles de los interesados y los miembros del equipo y ayudarles a comprender sus responsabilidades.

Registro RAID

RAID significa riesgos, suposiciones, problemas y decisiones. El registro RAID se utiliza durante la iniciación del proyecto para rastrear estos elementos y ayudar al equipo a identificar posibles problemas lo antes posible. Esto les permite desarrollar estrategias de mitigación. El registro RAID captura riesgos y suposiciones de alto nivel que podrían afectar el éxito del proyecto, además de cualquier dependencia con otros proyectos o procesos.

Pasos Claves de la Fase de Inicio de un Proyecto

Como se mencionó anteriormente, la fase de iniciación del proyecto puede dividirse en algunos pasos simples. A continuación, te mostramos 5 pasos esenciales para iniciar la mayoría de los proyectos. Puedes ajustar este proceso de iniciación para adaptarlo mejor a las necesidades de tu equipo.

1. Crear los Documentos de Iniciación del Proyecto

Los documentos de iniciación del proyecto son uno de los principales resultados de esta fase. Con un acta de constitución del proyecto, un caso de negocio, un acta del equipo y otra documentación de apoyo, estableces las bases para el éxito del proyecto.

2. Realizar un Estudio de Viabilidad

Una vez que se ha aprobado el caso de negocio, el siguiente paso es llevar a cabo un estudio de viabilidad, que documenta las posibles soluciones a la oportunidad o problema empresarial que el proyecto pretende abordar. Ayuda a determinar la mejor manera de abordar el proyecto.

Un estudio de viabilidad investiga la oportunidad y documenta lo que se necesita para completar el proyecto con éxito. También identificará otras soluciones posibles, si existen. En esta etapa, se identifican los riesgos del proyecto y las soluciones propuestas para cada uno en caso de que ocurran.

3. Realizar un Análisis Costo-Beneficio

Un análisis costo-beneficio ayuda a evaluar las fortalezas y debilidades del proyecto. Compara los costos y beneficios proyectados o estimados para determinar si es viable desde una perspectiva empresarial. También ayuda a definir la viabilidad financiera y la asignación de recursos para tomar decisiones informadas y alinear el proyecto estratégicamente.

4. Formar un Equipo de Proyecto

Un proyecto no puede iniciarse sin un equipo: esta es una parte clave del desarrollo del proyecto. A continuación, se deben definir las descripciones de los puestos para las personas que implementarán el plan del proyecto, incluidos sus objetivos y responsabilidades.

Crear un equipo de proyecto requiere definir los roles de cada miembro con la mayor claridad posible para que el trabajo fluya sin problemas. Comienza listando todas las responsabilidades de cada puesto y a quién deben reportar.

Elaborar un organigrama detallado puede ser útil. Definir las habilidades y experiencia necesarias para cada puesto facilita su cobertura. También es recomendable incluir cualquier certificación o cualificación requerida.

5. Identificar, Analizar y Priorizar los Interesados del Proyecto

A continuación, se deben identificar, analizar y priorizar los interesados del proyecto. Estos deben definirse en un registro de interesados. Posteriormente, un análisis de interesados permite determinar su nivel de participación, impacto potencial e interés en el proyecto. Con base en esta información, es más fácil identificar los interesados más influyentes, lo que facilita la elaboración de un plan de gestión de interesados.

6. Obtener la Aprobación de la Fase de Iniciación del Proyecto

Revisa los documentos de iniciación del proyecto para asegurarte de que no se han omitido pasos antes de solicitar la aprobación de los interesados. También es importante revisar los riesgos identificados y verificar si falta algún elemento. Asegúrate de que las suposiciones y restricciones siguen siendo válidas antes de pasar a la siguiente fase.

Solo iniciando un proyecto correctamente se puede garantizar su éxito. Una fase de iniciación del proyecto bien estructurada permite definir claramente el alcance y formar un equipo sólido que lleve el proyecto a una conclusión exitosa.

7. Preparar al Equipo con una Reunión de Inicio del Proyecto

Después de que se apruebe el acta de constitución del proyecto, se debe realizar una reunión de inicio con el equipo del proyecto y el cliente. Durante esta reunión, se establecerán objetivos y expectativas comunes sobre el alcance, el cronograma, hitos y los entregables del proyecto, entre otros aspectos. Esto garantiza una transición fluida hacia las fases de planificación y ejecución.

8. Establecer la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

Una oficina de gestión de proyectos es un espacio físico en la oficina o en el lugar de trabajo donde se ubican el gestor de proyectos y el personal de apoyo. Aquí se instala la infraestructura de comunicación y la tecnología necesaria para el proyecto.

El primer paso es determinar dónde estará ubicada la oficina del proyecto y asegurarse de que la infraestructura esté correctamente configurada con las herramientas y el equipo adecuados.

Luego, se deben definir los roles y responsabilidades del personal dentro de la oficina del proyecto y establecer los estándares y procesos adecuados. En este punto, la oficina del proyecto puede comenzar a proporcionar servicios a los proyectos y programas bajo su gestión.

Usando ProjectManager Más Allá de la Inicio de un Proyecto

Ahora que has finalizado la fase de iniciación del proyecto, es momento de elaborar tu plan de proyecto. Prueba ProjectManager, nuestro galardonado software de gestión de proyectos. Tendrás acceso a un conjunto de herramientas avanzadas que te ayudarán a planificar, hacer seguimiento e informar sobre proyectos.

Diagramas de Gantt para la Planificación

Utiliza nuestros diagramas de Gantt en línea para hacer la transición de tu proyecto desde la fase de iniciación a la fase de planificación. Organiza tus tareas y vincula aquellas que tengan dependencias. Establece fechas límite y asigna tareas a los miembros del equipo para que todos conozcan sus responsabilidades en el proyecto. Incluso puedes agregar comentarios y adjuntar archivos a las tareas para que el equipo tenga toda la información que necesita para comenzar.

Herramientas de Gestión de Recursos para Mantener el Proyecto en Curso

Si un miembro del equipo está enfermo o sobrecargado, los gestores tienen la capacidad de reasignar tareas y redistribuir la carga de trabajo con un solo clic gracias a nuestras herramientas de gestión de recursos. Estas funciones avanzadas garantizan que todo el trabajo realizado en la fase de iniciación se materialice con éxito.

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