¿Cómo Presentar un Proyecto? Tips para la Presentación de un Proyecto

¿Hay algo que hunda más rápido el corazón de un gerente de proyectos que recibir la noticia de que tiene que dar una presentación del proyecto ante la junta directiva? La presión. La responsabilidad. Claro, te alegra que los directivos de la empresa confíen lo suficiente en ti como para querer tu opinión en el proyecto, pero tener que presentar frente a esas figuras poderosas hace que tus niveles de estrés se disparen.

Si aún no has recibido solicitudes de este tipo por parte de los altos ejecutivos, ¡las recibirás! Estos escenarios son comunes en los proyectos, especialmente en proyectos que introducen un nuevo producto o implican cambios organizacionales. Pero no te sientas abrumado. Dar presentaciones puede parecer intimidante, pero puedes planificarlas y prepararte para ellas como cualquier otra reunión.

¿Qué es la Presentación de un Proyecto?

Una presentación de proyecto es una oportunidad para explicar tus procesos y entregables del proyecto a los principales interesados. Estas pueden ser informales, como una actualización rápida mediante reportes con algunas personas, o formales. Las presentaciones formales a menudo requieren horarios establecidos, presentaciones con diapositivas bien pensadas, revisión de objetivos y más. Nos enfocaremos en cómo preparar y dar una presentación formal de proyecto.

Una presentación formal requiere buenos datos. El software de gestión de proyectos puede brindarte los tableros e informes que necesitas para respaldar tus puntos y actualizaciones de progreso. ProjectManager tiene tableros en tiempo real que puedes compartir con los interesados, y ocho informes detallados que puedes generar con solo unos clics. ¡Comienza gratis hoy mismo!

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¿Por Qué es tan Importante la Presentación de un Proyecto?

Una presentación de proyecto es tu oportunidad de transmitir la importancia del trabajo que tú y tu equipo han estado realizando. Si no puedes explicar claramente tu progreso y logros, los interesados clave no entenderán por qué se está gastando dinero, tiempo y recursos en tu proyecto.

Pensándolo bien, no es de extrañar que tantas personas pasen tanto tiempo preparándose para sus presentaciones. Sigue leyendo para descubrir cómo destacar en tu próxima presentación.

¿Cómo Prepararse para la Presentación de un Proyecto?

Prepararte para una presentación de proyecto puede ser más importante que la entrega en sí. Eso se debe a que una buena preparación puede ponerte en camino al éxito el día clave. Revisemos algunas técnicas de preparación que puedes aplicar.

1. Crea una Invitación de Calendario para tu Presentación de Proyecto

No puedes esperar que las personas simplemente aparezcan: deben saber que hay un evento importante que requiere su asistencia, así que inclúyelo en sus agendas. Las personas planifican sus reuniones y citas con bastante anticipación, así que avisa con tiempo. Programa la presentación lo antes posible y confirma la disponibilidad con los asistentes (o sus asistentes) si no obtienes respuesta.

Si te han invitado a una reunión de otra persona para hablar sobre tu proyecto, asegúrate de tenerla en tu agenda y reserva algo de tiempo para prepararla. Si no lo haces, corres el riesgo de quedarte sin tiempo para preparar tu material.

2. Elige un Formato para tu Presentación de Proyecto

¿Cómo vas a transmitir tu mensaje? Si has programado una reunión de proyecto, probablemente esperas hacer una presentación formal. Eso está bien, pero ¿cómo? ¿Usarás diapositivas, rotafolios o reflejarás tu iPad en una pantalla? ¿Esperas que el público participe en alguna parte? ¿Puedes hablar sin notas o es mejor tener apuntes contigo ese día?

También deberías considerar dónde será la presentación. Por ejemplo, un formato adecuado para una sala pequeña y una audiencia reducida, como una actualización con un par de diapositivas, no funcionará en una sala llena de interesados tipo auditorio con un atril al frente. También es posible usar elementos como informes de proyecto impresos para ofrecer a la audiencia.

3. Practica Tu Presentación de Proyecto

Dar presentaciones es una habilidad. Practica, practica, practica. Antes de tu gran presentación, ofrece algunas más pequeñas, como sesiones informativas o actualizaciones en reuniones de equipo. Debes sentirte cómodo tanto de pie frente al público como con el contenido.

Ensaya tu presentación en casa o en una sala vacía para recordar cuándo hacer los cambios de diapositiva. Practica con el proyector y el control para avanzar. Escribe tus rotafolios varias veces hasta que lo sientas natural. Es importante ser preciso cuando se esté dando información sobre aspectos importantes del proyecto como su cronograma o presupuesto.

La práctica y el entrenamiento harán que tu presentación sea mucho más profesional y brindarán una mejor experiencia a tu audiencia.

4. Asegúrate que el Texto sea Legible

Ya sea que uses diapositivas o rotafolios, escribe en grande o utiliza fuentes grandes. A menudo es difícil leer lo que aparece en la pantalla, incluso en una sala pequeña — y eso significa que tu mensaje no está llegando. Además, es una excusa para que los asistentes revisen sus teléfonos en lugar de escucharte.

Un buen consejo es imprimir tus diapositivas y ponerlas en el suelo. Si aún puedes leerlas claramente de pie, entonces el tamaño es adecuado. Si no puedes leerlas o tienes que agacharte, aumenta el tamaño de fuente.

5. Ten un Plan de Respaldo para tu Presentación de Proyecto

Los proyectores fallan, las salas no tienen teléfonos de conferencia, los marcadores se acaban justo en el momento crítico. Planifica para que todo salga mal. Tu audiencia está compuesta por personas ocupadas y no quieren verte lidiar con la tecnología. Haz que todo esté listo antes de que lleguen y, si algo no funciona, asegúrate de tener un plan de contingencia (como una copia impresa de tus diapositivas) para poder continuar de todos modos.

¿Cómo Hacer una Presentación de Proyecto?

Cuando llegue el día decisivo, hay algunas cosas importantes que debes tener en cuenta al hacer tu presentación de proyecto. Sigue estas buenas prácticas y mostrarás tu proyecto y tu equipo de la mejor manera posible.

1. Habla con Claridad y no te Apoyes en Jerga Complicada de Gestión de Proyectos

Las presentaciones dependen de la claridad y una buena comunicación. Si llenas tu presentación de jerga y razonamientos enredados, vas a perder a tu audiencia. Asegúrate de usar un lenguaje que tu público entienda, para que puedan seguir todos los puntos clave que necesitas comunicar.

Recuerda que no todos en esa reunión van a entender las complejidades o limitaciones de tu proyecto, de hecho, probablemente ninguno lo hará. Así que habla despacio, con claridad y asegúrate de comunicar.

2. Concéntrate en lo Importante y Usa Datos

Al presentar tu proyecto, no pierdas de vista los objetivos y requisitos originales. Tus interesados acordaron ciertos objetivos al inicio del proyecto. ¿Cómo vas avanzando hacia ellos? A veces es fácil enfocarse en los contratiempos o dificultades, o en cosas que tú encuentras fascinantes. Sin embargo, lo mejor es volver a centrarte en los objetivos comerciales clave.

Es importante usar datos para complementar tu presentación mientras abordas los objetivos e iniciativas. ¡Pero no uses demasiados! Las personas se perderán entre los números y dejarán de prestarte atención. Es un equilibrio delicado.

3. Cuenta una Historia

Probablemente ya hayas asistido a unas cuantas presentaciones, y seguro has tratado de no dormirte en algunas de ellas. Las actualizaciones del estado del proyecto pueden ser aburridas. Si el contenido no es aburrido, a menudo el presentador lo es. No dejes que eso te ocurra.

Una manera de mantener la atención del público es estructurar tu presentación de forma interesante. Piensa en qué les resultará interesante a ellos (y no será lo mismo que a ti). Contar la historia de tu proyecto es una buena idea. Piensa en un inicio, un desarrollo y un final para tu presentación. Quizás sigue el ciclo de vida desde la perspectiva de un cliente.

Enfócate en los beneficios y no en el proceso de gestión de proyectos. Si no estás seguro de si tu presentación tiene sentido, pruébala con un amigo o familiar que no sepa nada del proyecto. Si no se duerme, ¡está bien!

4. Pide Retroalimentación Sobre tu Presentación

Cuando termines tu presentación, pide retroalimentación. Puedes hacerlo directamente al final de la sesión, antes de que las personas se vayan, o unos días después. Es bueno recibir comentarios porque te ayudan a saber qué mejorar para la próxima vez.

Pide a las personas que te den sus impresiones tanto de tus habilidades como presentador como del contenido. Puede que el contenido haya sido muy bueno, pero que te haya faltado confianza al presentarlo, o al contrario, que hayas sido un presentador dinámico pero que el contenido no fuera relevante. Toda esta información es valiosa y te ayudará a mejorar tus presentaciones en el futuro.

Las Presentaciones en Gestión de Proyectos Requieren Práctica

Dar presentaciones no es algo que ocurra todos los días en los proyectos, pero probablemente tendrás que dar una o dos durante su ciclo de vida — más si tu proyecto incluye muchos talleres o sesiones con usuarios.

No entres en pánico — las habilidades para presentar se pueden aprender y mejorar con práctica. Una vez que lo domines, te sentirás más confiado al presentar y te resultará más fácil prepararte en el futuro.

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