Los proyectos de construcción nunca despegarán sin financiamiento. El dinero pone en marcha los engranajes de la gestión de construcción. Crear un presupuesto de construcción, por lo tanto, es una de las piezas más importantes al desarrollar un plan de construcción.

¿Cómo se crea un presupuesto de construcción, se anticipan los costos de un proyecto y se realiza un seguimiento para asegurarse de no gastar de más? Veamos qué se necesita para hacer un presupuesto de construcción.

¿Qué es un Presupuesto de Construcción?

Un presupuesto de construcción es una estimación del dinero requerido para llevar un proyecto de construcción desde su inicio hasta su cierre, incluyendo todos los costos y gastos asociados que se generan durante el proceso de construcción. Aunque el presupuesto intenta prever todos los costos del proyecto, se debe dejar cierto margen para emergencias o costos inesperados.

Los gerentes de proyectos de construcción comienzan con el plan del proyecto, probablemente un plano, para evaluar qué materiales se requerirán. Deben considerarse factores como la preparación del sitio, que puede incluir costos de demolición, alquiler de equipos, permisos y costos de inspección.

A medida que comienza la ejecución del proyecto, aparecen otros costos. Hay costos de mano de obra y requisitos de seguridad para todos los trabajadores en el sitio. El transporte puede ser otro costo. Los proyectos de construcción residencial y comercial también tendrán costos únicos. Todas estas variables deben considerarse y calcularse.

¿Qué es la Gestión del Presupuesto de Construcción?

La gestión del presupuesto de construcción gira en torno al seguimiento presupuestario. Es el proceso de planificar, monitorear y controlar los recursos financieros de un proyecto de construcción para que se mantenga dentro del presupuesto asignado. El presupuesto se establece con base en estimaciones de costos del proyecto como mano de obra, equipos, materiales, permisos y gastos generales. El control del presupuesto de construcción ayuda a mejorar la estimación de costos, asignación de recursos, gestión de cambios y gestión de riesgos.

¿Quién Participa en el Proceso de Presupuesto de Construcción?

Varias partes están involucradas en el proceso de elaboración del presupuesto de un proyecto, trabajando en conjunto para alinear los objetivos del proyecto con las metas financieras ideales.

• Propietario del Proyecto o Cliente: El propietario o cliente ayuda a presupuestar elementos y establecer parámetros para lograr los resultados deseados. Además de colaborar con el alcance del proyecto, toma decisiones sobre órdenes de cambio y supervisa el progreso para reducir los riesgos.
• Gerente del Proyecto: El gerente de construcción supervisa el desarrollo del proyecto y ayuda a monitorearlo. Colabora con estimadores de costos, ingenieros y arquitectos para obtener los datos necesarios y reflejar los objetivos y el alcance definidos en el plan de construcción.
• Estimadores de Costos: Un estimador de costos proporciona un análisis detallado de los costos de construcción. Este rol revisa los planos, prepara estimaciones detalladas y consulta datos históricos para determinar los precios actuales del mercado para materiales y mano de obra. Como resultado, el proceso de presupuesto es preciso y competitivo.
• Equipos de Arquitectura e Ingeniería: Estos equipos ofrecen detalles técnicos y especificaciones que conforman las estimaciones de costos e informan el proceso de presupuesto. Elaboran documentos y planos que detallan el alcance del proyecto, brindando claridad a los posibles licitadores.
• Contratistas y Subcontratistas: Los contratistas y subcontratistas brindan estimaciones detalladas de costos para sus respectivos alcances de trabajo. Ofrecen posibles medidas de ahorro y colaboran con los gerentes para refinar el presupuesto y garantizar la alineación.
• Partes Interesadas Clave: Las partes interesadas como propietarios, ingenieros, contratistas, arquitectos y analistas financieros participan activamente en el proceso de presupuesto de construcción para asegurar aportes colaborativos que contribuyan al éxito del proyecto.

¿Por Qué es Importante el Presupuesto de Construcción?

Lo más probable es que no cuentes con una fuente ilimitada de dinero. En su lugar, tienes partes interesadas que han invertido en el proyecto y esperan obtener ganancias—y comenzar cualquier proyecto sin un presupuesto es una forma segura de gastar de más. Por eso necesitas una línea base presupuestaria que defina cuánto puedes gastar. Tener un presupuesto y un plan de construcción van de la mano con cualquier proyecto exitoso.

Un presupuesto de construcción también es una excelente forma de mantener tu proyecto en marcha durante la ejecución. Cuantos más gastos no contemplados haya, más se retrasará el proyecto. Hacer un presupuesto te permite considerar la mayor cantidad posible de costos y mantener el cronograma.

Hacer seguimiento de esos costos es algo en lo que el software de gestión de proyectos puede ayudar. ProjectManager es un software de gestión de construcción que planifica, supervisa e informa sobre tu presupuesto en tiempo real. Contamos con paneles en vivo, informes de un clic y un sólido diagrama de Gantt en línea que puede documentar tu estructura de desglose del trabajo, filtrar el camino crítico y establecer líneas base para comparar costos planificados con costos reales. ¡Prueba ProjectManager gratis hoy mismo!

¿Qué se Incluye en un Presupuesto de Construcción?

En términos simples, un presupuesto de construcción es como cualquier otro presupuesto de proyecto: suma todos los costos para que el proyecto pueda ejecutarse. Sin embargo, los proyectos de construcción tienen costos únicos. Por eso, antes de crear un presupuesto de construcción, es importante entender los costos del proyecto de construcción, que se dividen en tres categorías básicas:

• Costos Directos: Esto incluye maquinaria pesada, materiales y mano de obra
• Condiciones Generales: Son costos indirectos que se dividen en tres tipos: costos de preconstrucción, costos de organización de la obra y costos de operación del proyecto
• Utilidades y Gastos Generales: La utilidad es la diferencia entre lo ganado y lo gastado, mientras que los gastos generales son los costos operativos asociados con la gestión del negocio

En cuanto a qué incluir en tu presupuesto de proyecto de construcción, eso depende del tipo de proyecto que estés desarrollando. Pero en general, un presupuesto de construcción debe incluir lo siguiente:

• Propiedad: Este costo depende de dónde se está construyendo y del alcance de tu proyecto. Incluye el precio del terreno, tarifas inmobiliarias, financiamiento e impuestos.
• Honorarios y Servicios Profesionales: Estos costos se relacionan con asesoría profesional, incluyendo permisos, topografía, pruebas, arquitectura y diseño, planificación maestra, ingeniería estructural, eléctrica, mecánica y civil, contabilidad, servicios bancarios y tarifas inmobiliarias.
• Materiales: A diferencia de otros costos, los materiales pueden ser negociables, especialmente si tienes una relación con los proveedores. Los costos de materiales suelen representar una gran parte del presupuesto y normalmente se dividen en dos categorías: preparación del sitio y estructura del edificio.
• Mano de Obra: Este es el costo de los trabajadores especializados, subcontratistas, operadores de maquinaria y otros recursos humanos. Considera no solo los salarios por hora, sino también la compensación laboral, vacaciones y días por enfermedad.
• Equipos y Herramientas: Los costos de materiales y mano de obra influirán en la selección de equipos y herramientas, lo que te ayudará a determinar qué necesitas alquilar para ejecutar el trabajo definido en el alcance del proyecto. Recuerda incluir los costos de entrega, operación, combustible y mantenimiento.
• Gestión del Proyecto: Las metodologías de gestión de proyectos ayudan a organizar y monitorear un presupuesto para evitar gastos excesivos. Considera los costos del software de gestión de proyectos de construcción, así como el alquiler de oficinas, servicios públicos, conexión a internet, gastos telefónicos y suministros de oficina.
• Seguros y Fianzas: Todos los proyectos de construcción están legalmente obligados a contar con seguros. También puede ser necesario un depósito o fianza como garantía de que tu empresa cumplirá y asegurará el pago a subcontratistas, trabajadores y proveedores. Esto es especialmente importante en proyectos gubernamentales.
• Servicios Públicos e Impuestos: Incluye costos de gas, agua, alcantarillado y electricidad relacionados con el sitio de construcción. También es posible que el proyecto esté sujeto a impuestos locales y estatales. Estas tasas se determinan según el alcance y tipo de proyecto que estés gestionando.
• Contingencia: Aquí es donde se proporciona margen de maniobra en el presupuesto para absorber costos imprevistos y gastos inesperados. Algunos ejemplos incluyen cambios en el alcance, diseño o mejoras de materiales, fallas en maquinaria, accidentes y fenómenos naturales. Normalmente, el fondo de contingencia representa entre el tres y el diez por ciento del presupuesto total.

¿Cómo Crear un Presupuesto de Construcción?

Para crear un presupuesto de construcción que sea una previsión precisa del costo del trabajo por realizar, los gerentes de proyectos de construcción siguen estos pasos:

1. Define el Alcance del Proyecto

Comienza por definir el alcance del proyecto; el objetivo aquí es establecer qué se realizará en términos de trabajo. Existen varias herramientas para lograrlo, como una estructura de desglose del trabajo, alcance de trabajo y declaración de trabajo.

• Estructura de Desglose del Trabajo (EDT): Es una herramienta que divide los proyectos en tareas más pequeñas y manejables. Una EDT ayuda a organizar y priorizar tareas para brindar mayor claridad y fomentar la responsabilidad del equipo.
• Alcance de Trabajo: Este documento detallado describe las tareas, entregables y plazos del proyecto. Ayuda a evitar desviaciones en el alcance y asegura que todos los interesados estén alineados.
• Declaración de Trabajo: Este documento formal describe lo que se realizará con más detalle que el alcance de trabajo. La declaración de trabajo actúa como un contrato y ofrece más información que el alcance de trabajo.

2. Haz una Estimación de Construcción

Para prever con precisión cuánto costará un proyecto de construcción, debes revisar datos históricos de proyectos similares, hablar con proveedores y comprender bien el proyecto que estás por comenzar. Establece expectativas realistas al considerar los recursos, opciones de diseño, etc.

Estos son algunos pasos que los equipos de gestión de proyectos deben seguir al estimar los costos de un proyecto de construcción.

Revisa Planos Arquitectónicos, Planos Técnicos y Diseños Asistidos por Computadora

Al planificar un proyecto de construcción, los equipos de arquitectura e ingeniería trabajan estrechamente con los contratistas para producir una serie de planos arquitectónicos, planos técnicos y diseños asistidos por computadora, que luego son utilizados por el propietario del proyecto para elegir un diseño final.

El gerente del proyecto usa esta información para crear una lista de requerimientos, incluyendo materiales y estimaciones de costos. Esto alimenta el proceso de licitación del proyecto, donde el propietario selecciona un contratista general y se establece el marco para elaborar el presupuesto final del proyecto.

Realiza un Desglose de Materiales (MTO)

El objetivo de un desglose de materiales es cuantificar los materiales necesarios para el proyecto. Para lograrlo, revisa los planos, organiza los materiales y mide las cantidades para asegurarte de tener lo necesario a lo largo del proyecto. Este desglose puede actualizarse conforme avanza el proyecto y es útil para gestionar mejor los costos.

Realiza un Cómputo Métrico (QTO)

Un cómputo métrico ayuda a mejorar la planificación y gestión de costos. Cuantifica los materiales, mano de obra y recursos necesarios para un proyecto. El objetivo es medir las cantidades de materiales, requerimientos laborales, estimaciones de costos y documentación para mejorar la planificación de recursos y el presupuesto de obra. A medida que el proyecto avanza, ajusta este cómputo para reflejar cualquier cambio de precio.

Crea un Cuadro de Cantidades

Un cuadro de cantidades es un documento que proporciona una descripción detallada de los tipos de materiales, cantidades, estándares de calidad y otros aspectos de los materiales necesarios para la construcción de un edificio.

Está basado en planos arquitectónicos, planos técnicos y diseños asistidos por computadora, y es de gran ayuda en los procesos de estimación de costos, licitación y seguimiento presupuestario del proyecto.

Crea un Cuadro de Materiales

Un cuadro de materiales es una lista detallada de materiales, componentes y piezas necesarias para fabricar un producto o completar un proyecto. Aunque se usa comúnmente en manufactura, en construcción describe ensamblajes específicos como marcos de ventanas, componentes HVAC y otros elementos similares.

Ayuda con la planificación y programación al ofrecer una visión clara de lo necesario. También mejora la gestión de inventario y la estimación de costos. Cada cuadro de materiales debe incluir detalles como descripción del artículo, cantidad, unidad de medida, información del proveedor, etc.

Establece una Línea Base de Costos del Proyecto

Para evitar sobrecostos, establece una línea base de costos del proyecto. Esta servirá como punto de referencia para medir el rendimiento y controlar los costos. Así, los gerentes de proyecto pueden asegurarse de mantener los costos dentro del presupuesto. Para hacerlo, debes definir el alcance del proyecto, desarrollar una EDT, estimar los costos y obtener la aprobación de las partes interesadas.

Usa Software de Presupuesto de Construcción

El software de presupuesto de construcción es uno de los componentes más importantes al elaborar una estimación de construcción. Existen herramientas especializadas que ayudan a los profesionales de la construcción a planificar, estimar y gestionar presupuestos de proyectos con mayor precisión y eficiencia. Algunos ejemplos de estas herramientas incluyen diagramas de Gantt, tableros kanban, hojas de tiempo, calendarios de carga de trabajo y más.

Añade Fondos de Contingencia, Gastos Generales y Costos Administrativos

Los fondos de contingencia son reservas establecidas para cubrir imprevistos durante un proyecto. Sirven como colchón para reducir riesgos sin desviar el proyecto. Los gastos generales no están vinculados a proyectos específicos, pero benefician la operación general del negocio. Los costos administrativos pueden incluir permisos, tarifas e impuestos.

3. Establece un Margen de Ganancia Según el Tipo de Contrato de Construcción

Los distintos contratos de construcción funcionan con diferentes márgenes de ganancia.

• Contrato de Precio Fijo (Suma Global): En un contrato de suma global, el contratista acuerda completar el proyecto por un precio fijo sin importar los costos reales. Aunque ofrece ingresos previsibles, el contratista asume un riesgo considerable si los costos exceden lo planeado debido a circunstancias imprevistas. Por eso es tan importante una gestión eficaz del proyecto.
• Contrato de Costo Más Honorarios: En este contrato, el contratista es reembolsado por todos los costos legítimos del proyecto más una tarifa o porcentaje de ganancia. Es de bajo riesgo para el contratista, pero el margen de ganancia depende de la eficiencia en la gestión de costos.
• Contrato de Tiempo y Materiales: Aquí, el contratista recibe el pago por el tiempo real trabajado y los materiales utilizados, más un recargo por ganancia y gastos generales. Este tipo de contrato ofrece flexibilidad para cambios imprevistos, pero las ganancias pueden verse afectadas por ineficiencias.
• Contrato por Precio Unitario: El contratista recibe un pago según una tarifa predeterminada por cada unidad de trabajo, como por metro cúbico o metro cuadrado. Permite ajustes según el volumen de trabajo, pero si las cantidades se subestiman, los márgenes de ganancia pueden disminuir considerablemente.
• Precio Máximo Garantizado (GMP): Es un enfoque híbrido en el que el contratista cobra por los costos reales incurridos, pero con un tope en el monto total. Reduce el riesgo del contratista, pero si los costos superan el GMP, él debe asumir el excedente.

4. Obtén la Aprobación de las Partes Interesadas

En este punto, el gerente del proyecto debe hablar con las partes interesadas. Esto permite identificar posibles problemas antes de iniciar la ejecución. Al documentar la fase previa a la construcción, se crea un historial que puede ayudar a explicar gastos imprevistos. Estos posibles costos ayudan a perfeccionar el presupuesto del proyecto.

5. Define las Directrices para la Gestión del Presupuesto de Construcción

Tómate el tiempo para establecer las directrices de gestión presupuestaria usando la siguiente información:

• Métricas de Control de Costos del Proyecto: Diversas métricas de gestión del valor ganado como el índice de desempeño de costos, la variación presupuestaria y el porcentaje de sobrecostos pueden ayudar a monitorear la salud financiera del presupuesto.
• Proceso de Gestión de Cambios: Piensa en esto como un comité de control de cambios o grupo designado para evaluar solicitudes de modificación. Si se aprueba, se convierte en una orden de cambio registrada en el log de cambios. Un proceso de gestión de cambios permite reasignar recursos para adaptarse a lo necesario.
• Herramientas de Seguimiento Presupuestario: Estas pueden incluir hojas de tiempo, reportes diarios de construcción o paneles de control para mantener el presupuesto de construcción bajo control.

Cosas que Debes Evitar al Elaborar un Presupuesto de Construcción

Uno de los errores más grandes que puede cometer un gerente de proyecto al crear un presupuesto de construcción es realizar estimaciones inexactas. Esto se agrava si no se tiene un cronograma de proyecto bien definido antes de hacer la proyección presupuestaria.

Además, al estimar, a menudo se comete el error de enfocarse únicamente en el costo total, lo que puede llevar a aceptar las ofertas más bajas de contratistas generales. El bajo costo puede agradar a los interesados al principio, pero si la calidad del trabajo es deficiente, ese agrado no durará. Esto puede dañar tu reputación y terminar costando más a largo plazo.

Tan importante como el cronograma de construcción es el plan del proyecto. No tomarse el tiempo para planificar a fondo puede hacerte perder tiempo en el futuro. Podrías pasar por alto dependencias, errores de diseño y más. Esto retrasará el proyecto y podría exceder tu presupuesto.

Para evitar esto, puedes usar software de programación de construcción que cuente con herramientas sólidas de planificación, como ProjectManager, para que no haya discrepancias entre tu plan de construcción, cronograma y presupuesto.

ProjectManager es un Software Robusto para Presupuestos de Construcción

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El plan del proyecto es el plano base de tu presupuesto. En él recopilas las tareas que necesitas realizar y los recursos necesarios para completarlas. El diagrama de Gantt interactivo de ProjectManager incluye funciones básicas como vinculación de dependencias y establecimiento de hitos. Pero a diferencia de otros, te permite establecer una línea base, lo que te permite comparar el gasto real contra el plan.

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No solo tienes acceso a datos en tiempo real para mostrar el progreso y el rendimiento conforme suceden, sino que todos pueden comentar a nivel de tarea. Las alertas por correo electrónico y notificaciones dentro de la app mantienen a todos actualizados sobre los cambios en el estado de las tareas. Esto significa que tu equipo en el sitio puede comunicarse sin problemas con el equipo en oficinas centrales.

Haz Seguimiento del Progreso con Paneles

Para obtener más detalle, utiliza el panel en vivo de ProjectManager. Los datos se recopilan y calculan automáticamente, y luego se muestran en gráficos que reflejan métricas como el tiempo y el rendimiento. Los reportes de un clic ofrecen información más profunda, con datos filtrables para mostrar exactamente lo que necesitas. También son fáciles de compartir con las partes interesadas y ayudan a gestionar sus expectativas.

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