Los fabricantes no pueden simplemente producir tantos productos como deseen. Por supuesto, existen restricciones financieras, pero también hay que considerar la demanda. Fabricar más de lo que el mercado puede absorber generará costos adicionales en producción y almacenamiento que pueden afectar gravemente las finanzas. Por eso, un presupuesto de producción es fundamental.

Pero, ¿qué es un presupuesto de producción y qué debe incluir? Responderemos a esas preguntas y luego te mostraremos cómo crear un presupuesto de producción para asegurarte de que siempre fabricas lo que tus clientes necesitan. Explicaremos la fórmula de un presupuesto de producción e incluso proporcionaremos un ejemplo para que comprendas completamente el concepto.

¿Qué es un presupuesto de producción?

Un presupuesto de producción es un documento que calcula la cantidad de unidades de un producto que se fabricarán para satisfacer la demanda de ventas estimada. Los fabricantes elaboran un presupuesto de producción trimestralmente, aunque a veces también se produce mensualmente.

Un presupuesto de producción no implica costos de inventario. Es simplemente un presupuesto de unidades de un producto específico que deben producirse durante un período de tiempo. Para producir la cantidad correcta de unidades, los fabricantes deben pronosticar sus cifras de ventas futuras e incluir el número de unidades necesarias para vender con el fin de obtener una ganancia después de los costos de mano de obra y materiales. Un presupuesto de producción es un componente del plan de producción, que es un documento más completo que describe otros aspectos de la producción, como la programación y los costos.

Por lo general, hay un excedente que se almacena en inventario en caso de ventas adicionales o para adelantarse a la producción del próximo trimestre. El presupuesto de producción suele elaborarse para un sistema de fabricación basado en la demanda y se utiliza en la planificación de requerimientos de materiales.

Una vez que se ha calculado el presupuesto de producción, es necesario elaborar un plan de producción. El software de gestión de proyectos como ProjectManager puede ayudar. ProjectManager es una herramienta que permite planificar presupuestos de producción en diagramas de Gantt proporcionando información visual sobre la línea de tiempo y la asignación de recursos. Permite asignar estimaciones de costos a cada tarea y distribuir asignaciones presupuestarias a lo largo del tiempo para alinear el gasto con el calendario de producción real. Luego, se puede hacer un seguimiento de los datos planificados vs. reales para monitorear la utilización de los recursos.

¿Qué debe incluir un presupuesto de producción?

Para elaborar un presupuesto de producción más preciso, hay muchos factores de gestión de producción a considerar. Se debe tener un pronóstico preciso de las ventas futuras, así como del inventario inicial y final. A continuación, se detallan los elementos que deben incluirse en un presupuesto de producción.

Inventario inicial

El inventario inicial es la cantidad de unidades que quedaron del período de producción anterior. Otra forma de decirlo es que es el inventario final del período presupuestario anterior, que puede ser un mes, un trimestre, un año u otro período de tiempo en el que se estén fabricando estas unidades.

Pronóstico de ventas

El pronóstico de ventas se realiza antes del presupuesto de producción. Es una estimación de la cantidad de unidades que el fabricante necesita vender en un período determinado. Este pronóstico incluye la demanda anticipada del producto por parte de los clientes, pero también el número de unidades que deben venderse para generar una ganancia para la empresa.

Inventario final

Como se explicó anteriormente, el inventario final es lo que queda del período de producción anterior. Esto luego se convierte en el inventario inicial para el siguiente período presupuestario. Siempre es una buena práctica de gestión de inventario mantener un stock de seguridad adicional que pueda agregarse al inventario final.

Otros elementos de planificación de producción también suelen incluirse en un presupuesto de producción. Por ejemplo, la producción requerida, que es la cantidad de producto que se va a fabricar durante un período de tiempo después de haber considerado el inventario inicial, el inventario final y el pronóstico de ventas. También se debe especificar el marco de tiempo, que es el intervalo de tiempo utilizado para calcular el presupuesto de producción.

Cómo hacer un presupuesto de producción

Elaborar un presupuesto de producción es una parte esencial del proceso de fabricación. Cuando se completa, el gerente de negocios sabe cuántas unidades producir en un período específico. Antes de eso, por supuesto, es necesario elaborar un presupuesto de producción, lo que se puede hacer siguiendo estos cinco pasos.

1. Establecer el período de tiempo del presupuesto de producción

Primero, es necesario elegir el producto que entrará en producción y el período de tiempo para esa producción. El período dependerá de factores como las características del producto que se va a fabricar y el pronóstico de la cantidad de unidades que se espera vender. En general, al elaborar un presupuesto de producción para un período más corto, el pronóstico será más preciso que cuando se cubre un período más largo.

2. Hacer un pronóstico de ventas para ese período

Al pronosticar las ventas en un período de tiempo, se puede anticipar la cantidad de unidades que se deberán fabricar para satisfacer la demanda del cliente y mantener la rentabilidad. Para obtener un pronóstico más preciso de las ventas, se pueden usar registros de ventas anteriores y analizar las tendencias actuales del mercado. Además, el pronóstico de ventas puede incluir la estimación de la ganancia, como se mencionó anteriormente, la cual se puede calcular restando el costo total de producción del total de ventas.

3. Mide tu capacidad de producción

Ahora querrás medir la cantidad real de unidades que producirás durante el período de tu presupuesto de producción. Analizar la capacidad de producción previa y obtener un promedio basado en esos datos te ayudará a hacer una estimación más precisa y un cronograma de producción realista. También puedes multiplicar la capacidad de las estaciones de trabajo por el tiempo disponible en un turno de trabajo.

4. Revisa tu inventario inicial

Necesitarás conocer la cantidad de inventario disponible al inicio del período de producción. La cantidad adecuada de inventario dependerá del producto que estás fabricando y de la estrategia general de la empresa. Tener un inventario grande puede ayudarte si hay un aumento repentino en la demanda, pero también puede perjudicarte si la demanda disminuye y tienes que almacenar productos no vendidos, los cuales podrían nunca venderse o hacerlo a un precio reducido.

5. Calcula la producción requerida

Cuando hayas determinado el inventario inicial y final para el período de producción del producto que estás fabricando, así como las cifras de ventas previstas, tendrás los datos necesarios para calcular tu presupuesto de producción. Existe una fórmula para el presupuesto de producción que puedes seguir, la cual explicaremos en la siguiente sección.

Fórmula del presupuesto de producción

La fórmula del presupuesto de producción se puede determinar multiplicando el costo de fabricación y venta de una unidad por el número estimado de unidades que se venderán. Luego, se resta el costo total de fabricación y venta de esas unidades del dinero esperado por la venta de las mismas. Otra manera de calcularlo es siguiendo la fórmula a continuación.

Producción requerida = Unidades previstas en el pronóstico de ventas + Inventario final deseado – Inventario inicial

Ejemplo de presupuesto de producción

Para comprender mejor qué es un presupuesto de producción, veamos un ejemplo práctico de cómo funciona la fórmula en una situación real. Imaginemos que Acme Manufacturing es un fabricante de widgets utilizados en la industria automotriz. Acme quiere elaborar un presupuesto de producción para el primer trimestre del año.

Acme revisa su inventario inicial y descubre que tiene 1,000 widgets en stock. Con base en datos históricos, determina que normalmente vende alrededor de 10,000 widgets en el primer trimestre. Sin embargo, debido a un posible aumento en la demanda según estudios de mercado, Acme quiere contar con 2,000 widgets adicionales al final del trimestre. Por lo tanto, el presupuesto de producción sería el siguiente:

Producción requerida = 10,000 + 2,000 – 1,000 = 11,000 widgets

Ahora Acme sabe que debe producir 11,000 widgets en el primer trimestre después de considerar sus ventas previstas, inventario actual e inventario planificado.

Cómo hacer un seguimiento del proceso de producción

Por supuesto, una vez que tengas tu presupuesto de producción, necesitarás iniciar la producción, y hay muchos factores que pueden afectar el ciclo de producción. Es por eso que un software de gestión de proyectos es tan útil, ya que puede ayudarte a monitorear el trabajo y asegurarte de que estás cumpliendo con el cronograma. Un buen software de gestión de proyectos rastrea costos, tiempo y recursos en tiempo real para ayudar a los gerentes a tomar decisiones más informadas. A continuación, te mostramos dos funciones clave que pueden ayudarte a obtener una visión general del proceso de producción y los costos laborales.

Monitorea tu producción con paneles en tiempo real

Para asegurarte de que estás cumpliendo con el presupuesto de producción, necesitas supervisar la línea de producción. Un panel de control en tiempo real te proporciona una visión general del proceso, capturando automáticamente métricas de producción como tiempo, costo y carga de trabajo, y mostrándolas en gráficos fáciles de interpretar. A diferencia de otras herramientas más básicas, estos paneles no requieren una configuración prolongada, ya que están listos para usarse de inmediato.

Controla tus costos laborales con hojas de tiempo seguras

Si los costos laborales aumentan debido a retrasos en la producción, tu presupuesto de producción se verá afectado. Para mantener todo bajo control, es fundamental hacer un seguimiento preciso de los costos laborales. Las hojas de tiempo automatizadas permiten registrar las horas trabajadas de cada empleado, lo que ayuda a los gerentes a asegurarse de que el cronograma de producción se mantenga dentro de los parámetros establecidos.

Estas son solo dos formas de monitorear tu línea de producción. También existen informes personalizables, como informes de estado, informes de hojas de tiempo y análisis de variaciones, entre otros. Además, las herramientas de gestión de recursos te permiten establecer la disponibilidad de la fuerza laboral y equilibrar la carga de trabajo con un gráfico codificado por colores que facilita identificar quién está sobrecargado y reasignar recursos de manera eficiente.

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La gestión de producción es una disciplina que involucra muchos aspectos, conceptos y técnicas, lo cual puede ser abrumador para gerentes nuevos y experimentados. Por esa razón, hemos creado una serie de blogs que explican algunos de estos temas. Aquí hay algunos de ellos, esperamos que sean de utilidad.

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