Si no tienes los fondos, no vas a completar el proyecto con éxito. Por eso un presupuesto de proyecto es tan importante: es el alma del proyecto. Sigue estos pasos para asegurar los fondos necesarios para apoyar el proyecto en cada fase. Pero primero, necesitamos definir qué es un presupuesto de proyecto.
¿Qué es un Presupuesto de Proyecto?
Un presupuesto de proyecto es el total de costos proyectados necesarios para completar un proyecto durante un período de tiempo definido. Se utiliza para estimar cuáles serán los costos del proyecto en cada fase del mismo. Crear un presupuesto de proyecto es una parte crítica del proceso de planificación del proyecto. También se puede incluir un presupuesto de proyecto en una propuesta de proyecto para obtener financiación de inversionistas.
El presupuesto del proyecto incluirá elementos como los costos laborales, costos de adquisición de materiales y costos operativos. Pero no es un documento estático. Tu presupuesto será revisado y actualizado a lo largo del proyecto, con suerte con la ayuda de un software de presupuestos de proyectos.
¿Por Qué Necesitas un Presupuesto de Proyecto?
La respuesta obvia es que los proyectos cuestan dinero, pero es más complejo que eso. El presupuesto del proyecto es el motor que impulsa la financiación del mismo y ayuda a comprender su relación costo beneficio. Comunica a los interesados cuánto dinero se necesita y cuándo se necesita. Los presupuestos de proyecto son importantes para cualquier industria, como la construcción, el marketing o la manufactura, por ejemplo.
Pero un presupuesto de proyecto no solo es un medio para obtener lo que tu proyecto requiere. Sí, necesitas pagar equipos, comprar o alquilar equipos y materiales, pero eso es solo la mitad de la historia.
La otra parte de la importancia de un presupuesto de proyecto es que es un instrumento para controlar los costos del proyecto. El presupuesto, que forma parte de tu plan de proyecto, actúa como una línea base para medir tu rendimiento a medida que recopilas los costos reales una vez que el proyecto ha comenzado.
Ejemplo de Presupuesto de Proyecto
Para ilustrar aún más cómo se crea un presupuesto de proyecto, imaginemos que estamos desarrollando una aplicación. Lo primero que necesitas hacer es definir el alcance del proyecto, o en otras palabras definir las tareas o el trabajo requerido.
Una vez se conocen las actividades necesarias para ejecutar el proyecto, el siguiente paso es determinar son los costos de mano de obra y materiales. Necesitarás programadores, diseñadores, desarrolladores de contenido, un equipo de desarrollo, etc. Ayuda listar todas las tareas y asignar el equipo a ellas—una señal de buena gestión de tareas. Así cada centavo queda contabilizado.
Con las tareas desglosadas y tu equipo en su lugar, el siguiente paso es revisar los materiales que se necesitarán. ¿Necesitarán laptops, otros dispositivos y equipos? Esto debe tenerse en cuenta.
Ahora observa otras partidas. Podría haber gastos de viaje y alquiler de espacios para alojar al equipo. Luego hay elementos fijos que son comunes a cualquier proyecto. Estos son costos establecidos que no cambiarán durante el proyecto. También querrás una columna para cualquier costo misceláneo que no encaje en otras categorías.
Tu presupuesto debe tener una columna de planificado versus real. Cuando estés creando esa aplicación es probable que tengas que hacer ajustes y eso va a impactar el presupuesto. Estas columnas sirven para hacer seguimiento del gasto y asegurarte de que te mantienes dentro del presupuesto.
¿Qué es la Presupuestación de Proyectos?
La presupuestación de proyectos es el proceso de estimar el costo total del proyecto desde el inicio hasta el final. El proceso de presupuestación de proyectos incluye lo siguiente:
- Planificación del presupuesto: Estimar los costos y elaborar un presupuesto basado en una estimación del proyecto
- Seguimiento del presupuesto: Hacer seguimiento de los gastos del proyecto durante la fase de ejecución
- Gestión del presupuesto del proyecto: Establecer directrices y procedimientos de control para garantizar que los costos no excedan el presupuesto
Enfoques de Presupuestación de Proyectos
Existen cuatro enfoques de presupuestación de proyectos: análoga, paramétrica, de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba. La análoga es una técnica de estimación que usa datos históricos para ayudar a determinar el costo del proyecto actual. Se basa en proyectos anteriores similares para estimar el costo y la duración del nuevo proyecto. Es una opción popular cuando hay pocos datos disponibles, lo que dificulta hacer estimaciones precisas.
La estimación paramétrica es un enfoque estadístico para estimar el tiempo, costo y recursos de un proyecto. Utiliza datos históricos y estadísticos para obtener una estimación más precisa. La estimación de arriba hacia abajo es cuando la organización establece el costo y/o la duración del proyecto. Con esa cifra en mente, el gerente del proyecto busca opiniones de expertos para ayudar a definir el presupuesto. Finalmente, la estimación de abajo hacia arriba trabaja desde el nivel más detallado posible. Se construye la estimación a partir del paquete de trabajo.
¿Qué es la Gestión del Presupuesto del Proyecto?
La gestión del presupuesto del proyecto es un proceso mediante el cual se administran y supervisan las finanzas relacionadas con el proyecto. Va más allá de estimar el costo de completar el proyecto e incluye hacer seguimiento de esos costos y mucho más. Algunos aspectos de la gestión del presupuesto incluyen cómo estimarás los costos del proyecto y cómo se distribuirán a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Necesitarás determinar las métricas y el método con el cual harás el seguimiento de esos costos para mantenerte dentro del presupuesto.
Reportar sobre el presupuesto también forma parte de la gestión del presupuesto, incluyendo cómo lo harás y con qué frecuencia. Si descubres que estás excediendo el presupuesto, tendrás que idear un plan para corregirlo. Incluso deberás definir un proceso para aprender a partir de los datos históricos.
El software de gestión de proyectos simplifica la presupuestación y la gestión del presupuesto. Con ProjectManager, solo necesitas abrir la configuración en tu diagrama de Gantt y establecer una línea base de presupuesto. Ahora tienes el esfuerzo planificado guardado y puedes usar funciones de seguimiento del presupuesto como paneles en tiempo real para compararlo con tu esfuerzo real mientras ejecutas el proyecto. Puedes restablecer la línea base cuantas veces sea necesario durante el proyecto para medir instantáneamente cualquier desviación.
¿Cómo Hacer un Presupuesto de Proyecto?
Como se mencionó, hay muchos componentes necesarios para crear un presupuesto, incluidos costos directos e indirectos, costos fijos y variables, mano de obra y materiales, viajes, equipos y espacios, licencias y cualquier otro aspecto que pueda impactar los gastos del proyecto.
Para cumplir con las necesidades financieras de tu proyecto, el presupuesto debe ser creado minuciosamente, sin omitir ningún aspecto que requiera financiación. Hemos resumido siete pasos esenciales para crear y gestionar tu presupuesto de proyecto:
1. Usa Datos Históricos
Tu proyecto probablemente no sea el primero en intentar lograr un objetivo o meta específica. Revisar proyectos similares y sus presupuestos es una excelente manera de comenzar a construir el tuyo.
2. Consulta Lecciones Aprendidas
Para profundizar en los datos históricos, puedes aprender de sus éxitos y errores. Esto ofrece un camino claro hacia estimaciones más precisas. Incluso puedes aprender cómo respondieron a los cambios y mantuvieron el presupuesto bajo control. Los documentos de proyecto, especialmente los que son producidos cerca a su cierre, son una gran fuente de información.
3. Apóyate en tus Expertos
Otro recurso útil para construir un presupuesto es recurrir a personas con experiencia y conocimiento—ya sean mentores, otros gerentes de proyecto o expertos en el área. Consultar a quienes han hecho estimaciones de orden de magnitud y presupuestos puede ayudarte a mantener el rumbo y evitar errores innecesarios.
4. Confirma la Precisión
Una vez que tengas tu presupuesto, el trabajo no ha terminado. Debes revisarlo y asegurarte de que tus cifras sean precisas. También puedes consultar con expertos y miembros del equipo para verificar que el presupuesto sea correcto.
5. Establece y Restablece la Línea Base del Presupuesto
Tu presupuesto de proyecto es la línea base con la cual medirás el progreso una vez iniciado el proyecto. Es una herramienta para evaluar la desviación del proyecto. Pero, como se mencionó, debes restablecer la línea base cuando ocurran cambios. Una vez que la junta de control de cambios apruebe alguna modificación, necesitas actualizar la línea base.
6. Actualiza en Tiempo Real
Hablando de cambios, cuanto antes sepas de ellos, mejor. Si tu software de planificación de proyectos no está basado en la nube ni se actualiza en tiempo real cuando tu equipo cambia su estado, estás perdiendo tiempo valioso y costoso.
7. Mantente en el Camino
La importancia de contar con un software de gestión de proyectos que realice seguimiento y control en tiempo real es que te brinda la información necesaria para retomar el rumbo rápidamente. Los cambios ocurren y los proyectos se descarrilan todo el tiempo. Los proyectos que logran volver a la ruta rápidamente son los que tienen éxito.
Si gestionas los gastos de tu proyecto con estos fundamentos, tendrás una base sólida para el éxito.
Presupuesto del Proyecto vs. Estimación del Proyecto
Hemos hablado mucho sobre estimaciones del proyecto, pero ¿en qué se diferencian del presupuesto? Una estimación es lo que crees que costará el proyecto. Es el primer paso para elaborar un presupuesto, por lo que debe ser lo más precisa posible. Una vez que investigues, analices datos históricos y todas las actividades y recursos necesarios, presentarás esa estimación para que sea aprobada como tu presupuesto. Pero sigue siendo una guía, mientras que el presupuesto del proyecto es una cifra fija.
Presupuesto del Proyecto vs. Propuesta de Presupuesto
Nuevamente, cuando hablamos de presupuesto del proyecto, nos referimos a todos los gastos necesarios para entregar el proyecto. Define cómo se asignará el dinero. Una propuesta de presupuesto, en cambio, es la mejor estimación de los costos requeridos para completar el proyecto. Es similar a la estimación, pero es la versión final presentada a los interesados. Ellos decidirán si la cifra es viable y la aprobarán o rechazarán.
Consejos para Presupuestar Proyectos
Un presupuesto de proyecto es sumamente importante; sin fondos para ejecutar un proyecto, está condenado al fracaso. Ya explicamos qué es, cómo se hace y dimos ejemplos. Pero cuando estás en plena ejecución, necesitas consejos. Estos te ayudarán:
- Documenta tu proceso al elaborar el presupuesto. Los documentos son esenciales para hacer seguimiento y analizar los resultados.
- Crea contingencias. Ten un plan B. Siempre habrá costos inesperados, retrasos u otros imprevistos que afectarán el presupuesto.
- El presupuesto es un trabajo en equipo. Busca la opinión de tu equipo, ya que tienen experiencia en ejecución. Consulta a expertos que puedan darte orientación. Cualquier persona u organización con conocimiento debe ser considerada.
- Conoce tus recursos y sus costos asociados. Esto incluye el mantenimiento de equipos. No olvides que tu equipo también es un recurso. Conoce su disponibilidad, horas extras y otros costos generales.
- Al estimar costos, no olvides la duración de las tareas. Estas también son estimaciones y pueden impactar significativamente el presupuesto.
- El presupuesto es una excelente herramienta para medir el desempeño. Incluso puede usarse como herramienta de comunicación entre departamentos.
ProjectManager Ayuda a Mantener los Proyectos Dentro del Presupuesto
ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea. Eso significa que entregamos los datos al instante en nuestro panel en tiempo real, para que puedas monitorear tu proyecto con base en seis métricas. Cuando los costos reales difieren del presupuesto planificado, lo sabes antes y puedes reaccionar más rápido.
También puedes planificar tu presupuesto en nuestro software, añadir gastos y luego usar nuestra función de gestión de recursos para asignar recursos, fuerza laboral y tarifas por hora, que se agregan automáticamente al proyecto. Añade gastos al nivel de tareas con nuestro diagrama de Gantt y genera informes de gastos también a ese nivel.
Hay mucho que puedes hacer para planificar y gestionar tu presupuesto con ProjectManager, el cual es gratuito por 30 días con esta oferta de prueba.
Consejo pro: Asegúrate de hacer seguimiento de los costos presupuestados vs. reales durante el proyecto para verificar si estás cumpliendo con el presupuesto. Porque después de hacer un presupuesto, debes saber cómo gestionarlo.
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La gestión de proyectos es una disciplina que tiene mucho por enseñar. Por esta razón, hemos creado blogs explicando sus conceptos, metodologías, herramientas y documentos principales. Aquí hay algunos de ellos.