¿Qué es una Propuesta de Proyecto? (Con Ejemplo)

¿Qué es una Propuesta de Proyecto?

Una propuesta de proyecto es un documento de gestión de proyectos que se utiliza para definir los objetivos y requisitos de un proyecto. Ayuda a las organizaciones y a los interesados externos a ponerse de acuerdo sobre un marco inicial de planificación del proyecto.

El objetivo principal de una propuesta de proyecto es obtener la aprobación de los responsables de la toma de decisiones. Por eso, una propuesta de proyecto expone la propuesta de valor central de tu proyecto; vende valor tanto a los interesados internos como externos. La intención de la propuesta es captar la atención de los interesados y patrocinadores del proyecto. Luego, el siguiente paso es entusiasmarlos con el resumen del proyecto.

Ponerse en el lugar del público al que va dirigida la propuesta de proyecto es vital: necesitas pensar como los interesados para entregar una propuesta que responda a sus necesidades.

Tipos de Propuestas de Proyecto

En cuanto a los tipos de propuestas, pueden ser solicitadas formalmente, informalmente o una combinación. También pueden ser propuestas de renovación y suplementarias. Aquí hay una breve descripción de cada una:

Propuesta solicitada: Se envía como respuesta a una solicitud de propuesta (RFP). Aquí, deberás seguir las directrices del solicitante del proyecto.
Propuesta no solicitada: Puedes enviar propuestas sin haber recibido una solicitud previa. Esto puede ocurrir en licitaciones abiertas, como en proyectos de construcción, donde un propietario recibe propuestas no solicitadas de varios contratistas.
Propuesta informal: Este tipo se crea cuando un cliente solicita una propuesta informal sin un RFP.
Propuesta de renovación: Se utiliza al contactar antiguos clientes. La ventaja es que puedes resaltar resultados positivos anteriores y beneficios futuros.
Propuesta de continuación: Se envía a inversionistas e interesados para comunicar el progreso del proyecto.
Propuesta suplementaria: Se envía a inversionistas para solicitar recursos adicionales durante la fase de ejecución del proyecto.

Propuesta de Proyecto vs. Acta de Constitución

Una propuesta de proyecto es un documento detallado que se utiliza para convencer al patrocinador de que el proyecto merece el tiempo, dinero y esfuerzo necesarios para llevarlo a cabo. Esto se logra mostrando cómo el proyecto abordará un problema u oportunidad de negocio. También describe el trabajo que se realizará y cómo se hará.

Un acta de constitución puede parecer lo mismo, ya que también define el proyecto en un documento. Identifica los objetivos, el alcance, las metas, los interesados y el equipo. Pero se redacta después de que el proyecto ha sido aprobado por todos los interesados. El acta autoriza formalmente el proyecto y documenta los requisitos para satisfacer las necesidades de los interesados.

Propuesta de Proyecto vs. Caso de Negocio

Un caso de negocio se utiliza para explicar por qué el proyecto propuesto está justificado. Demuestra que vale la pena invertir tiempo y dinero en él. Es más común en grandes empresas durante el proceso de toma de decisiones para priorizar un proyecto sobre otro.

El caso de negocio responde a preguntas como: ¿qué es el proyecto?, ¿por qué debería llevarse a cabo?, ¿quién participará?, ¿cuánto costará? Por lo tanto, está relacionado con la propuesta de proyecto, pero la propuesta viene antes y suele ser parte de una propuesta más amplia.

Propuesta de Proyecto vs. Plan de Proyecto

Nuevamente, la propuesta de proyecto y el plan de proyecto son documentos similares. Es comprensible que haya confusión entre estos términos. Ambos muestran cómo se llevará a cabo el proyecto y cuáles serán los resultados. Sin embargo, no son lo mismo.

La propuesta de proyecto es un documento que busca obtener la aprobación y financiación. Se usa para convencer a los interesados de la viabilidad del proyecto. En cambio, el plan de proyecto se elabora durante la fase de planificación, una vez aprobado. Es un desglose detallado de cómo se ejecutará el proyecto, incluyendo cronograma, presupuesto, recursos, etc.

Esquema de Una Propuesta de Proyecto

Hay varias preguntas operativas y estratégicas clave a considerar, entre ellas:

Resumen ejecutivo: Es el argumento principal que presenta el proyecto propuesto y por qué tiene sentido desde el punto de vista del negocio. Aunque también toca información que aparecerá después en la propuesta, debe ser breve y directa.
Antecedentes del proyecto: Es una sección corta, usualmente de una página, que explica el problema que resolverás o la oportunidad que aprovecharás. También puedes dar una breve historia del negocio para contextualizar por qué el proyecto es adecuado.
Visión del proyecto y criterios de éxito: Declara el objetivo del proyecto y cómo se alinea con los objetivos de la empresa. Sé específico. También incluye las métricas para medir el éxito.
Riesgos potenciales y estrategias de mitigación: Siempre existen riesgos. Detállalos aquí y menciona cómo los mitigarás o cómo aprovecharás los riesgos positivos.
Alcance del proyecto y entregables: Define el alcance, es decir, todo el trabajo que debe realizarse y cómo se hará. También detalla los entregables.
Establece objetivos SMART: Al definir objetivos, asegúrate de que sean SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazo definido.
Enfoque del proyecto: Define el enfoque contractual. Existen distintos tipos de contratos, como suma global, costo más honorarios, tiempo y materiales, etc. También describe el método de entrega.
Beneficios esperados: Expón los beneficios que se obtendrán con la finalización exitosa del proyecto.
Requisitos de recursos del proyecto: Enumera los recursos como mano de obra, materiales, equipos, etc., necesarios para ejecutar el proyecto en caso de ser aprobado.
Costos y presupuesto del proyecto: Detalla todos los costos, incluidos los recursos, necesarios para completar el proyecto y presenta un presupuesto con la distribución de esos costos.
Cronograma del proyecto: Presenta el cronograma del proyecto, desde el inicio hasta el final, con duración de cada fase, tareas, hitos, etc.

Además de estos elementos, es recomendable usar una carta de presentación, que es un documento de una página que te ayuda a introducir tu propuesta de proyecto y captar la atención de posibles clientes e interesados.

Cómo Escribir Una Propuesta de Proyecto

Para hacer la mejor propuesta posible, debes ser minucioso y cubrir todos los puntos mencionados anteriormente. Aquí tienes una guía paso a paso para escribir una propuesta persuasiva de alta prioridad.

1. Escribe un Resumen Ejecutivo

El resumen ejecutivo proporciona una visión rápida de los elementos principales de tu propuesta de proyecto, como el contexto, los objetivos y los entregables, entre otros. El objetivo es captar la atención del público y entusiasmarlos con el proyecto que estás proponiendo. Es, básicamente, el “elevator pitch” del ciclo de vida del proyecto. Debe ser breve y directo.

El resumen debe ser descriptivo y mostrar cómo se ve el éxito del proyecto para el cliente. Lo más importante: debe motivar al cliente a firmar y dar inicio al proyecto.

2. Proporciona el Contexto del Proyecto

El contexto del proyecto es una sección de una página que explica el problema que tu proyecto resolverá. Deberías explicar cuándo comenzó el problema, su estado actual y cómo tu proyecto es la solución ideal.

Datos históricos: Esta sección destaca proyectos exitosos anteriores y otros que podrían haberse gestionado mejor. Ayuda a establecer precedentes para que el nuevo proyecto sea más efectivo.
Solución: Aquí describes cómo tu proyecto resolverá el problema del cliente. Incluye técnicas, habilidades y procedimientos que usará tu equipo para trabajar eficientemente.

3. Establece la Visión del Proyecto y los Criterios de Éxito

Debes definir la visión de tu proyecto. Lo ideal es hacerlo mediante una declaración de visión, que sirve como guía para el equipo. No es específica, sino que describe el impacto que esperas generar con el proyecto.

También debes establecer criterios de éxito para demostrar que el proyecto está cumpliendo con lo propuesto. El costo, el alcance y el tiempo son los tres más comunes. Asegúrate de definir cómo se medirán y qué hacer si no se cumplen.

4. Identifica Riesgos Potenciales y Estrategias de Mitigación

Para reducir el impacto de los riesgos en tu proyecto, primero debes identificarlos y luego desarrollar un plan de mitigación. Enumera los riesgos, priorízalos, explica cómo actuarás frente a ellos y quién del equipo será responsable de gestionarlos.

5. Define el Alcance del Proyecto y los Entregables

El alcance del proyecto abarca todo el trabajo que se realizará. Define los paquetes de trabajo y los entregables que se producirán en la fase de ejecución. Es recomendable usar una estructura de desglose del trabajo (EDT) para organizar y priorizar tareas y subtareas.

6. Establece Objetivos SMART para Tu Propuesta

La mejor manera de definir los objetivos del proyecto es seguir el sistema SMART:

Específicos: Claros, concretos y orientados a tareas específicas.
Medibles: Permiten evaluar si el proyecto va por buen camino. Ayudan a definir hitos y fechas clave.
Alcanzables: Deben ser realistas, pero puedes incluir algún objetivo ambicioso para motivar al equipo.
Relevantes: Directamente relacionados con el proyecto y su alcance.
Con límite de tiempo: Define fechas y plazos concretos para cada objetivo.

7. Explica Tu Enfoque del Proyecto

El enfoque del proyecto define la metodología, las herramientas y la forma de gobernanza. En resumen, explica cómo será planificado, ejecutado y controlado el proyecto de forma exitosa.

8. Describe los Beneficios Esperados de Tu Propuesta

Si quieres convencer a los interesados internos o inversionistas, debes mostrar los beneficios financieros que puede generar tu proyecto. Puedes usar análisis de costo-beneficio o proyecciones financieras para justificar su rentabilidad.

9. Identifica los Recursos Necesarios para el Proyecto

Los recursos son críticos para ejecutar el proyecto. Esta sección debe mencionar brevemente los recursos requeridos (materiales, mano de obra, equipos) y cómo se utilizarán. Más adelante, estos detalles formarán parte del plan de recursos.

10. Estima los Costos del Proyecto y Elabora el Presupuesto

Todos los recursos necesarios tienen un costo. Por eso es importante estimar esos costos y crear un presupuesto que los cubra. Como gerente, debes asegurarte de que se cumpla ese presupuesto durante toda la ejecución.

11. Define una Cronología del Proyecto

Una vez que tengas definido el alcance, debes estimar la duración de cada tarea y construir una cronología del proyecto. Más adelante, durante la planificación, podrás definir una línea base para comparar con el avance real.

Ejemplo de Propuesta de Proyecto

Veamos un ejemplo. Supongamos que una ciudad planea construir un sistema de transporte rápido. El gobierno tiene el presupuesto pero no los recursos técnicos, así que lanza una solicitud de propuestas (RFP) a empresas constructoras.

Las empresas interesadas preparan una propuesta. Estos son algunos de los elementos clave que deben incluir:

Contexto del proyecto: Explicación técnica de los desafíos y datos de proyectos similares previamente ejecutados por la empresa.
Visión y criterios de éxito: Declaración de visión y método para medir costo, alcance y tiempo.
Riesgos y mitigación: Lista priorizada de riesgos con planes de acción.
Alcance y entregables: Detalle del trabajo a realizar y los productos que se entregarán.
Objetivos SMART: Definición de metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con tiempo definido.
Enfoque del proyecto: Metodología y tipo de contrato propuesto.
Beneficios esperados: Ventajas cuantificables del proyecto.
Recursos necesarios: Materiales, personal, equipos y otros insumos clave.
Costos y presupuesto: Estimaciones detalladas para todas las fases del proyecto.
Cronología del proyecto: Calendario visual con fases, hitos y duración estimada.

Consejos para Propuestas de Proyecto

Independientemente del tipo de propuesta, aquí tienes algunas buenas prácticas:

Mantén la propuesta corta, idealmente de una a dos páginas.
Investiga a tu audiencia y dirígete a los interesados adecuados.
Usa un lenguaje claro, simple y directo.
Haz revisión y corrección. Evita errores de redacción o tipeo.
Añade testimonios de clientes como anexo. Refuerzan la credibilidad.

ProjectManager y las Propuestas de Proyecto

ProjectManager te permite planificar propuestas dentro del software. Puedes actualizar tareas, organizarlas por secciones y crear una especie de EDT visual.

Recuerda a tu audiencia: algunos verán el proyecto como una oportunidad, otros como una carga. Usa un lenguaje claro y objetivo para ambos grupos.

Nuestros tableros kanban en línea te ayudan a trabajar el contenido con tu equipo. Cada tarjeta muestra el porcentaje completado, para que todos estén al tanto.

Como puedes ver en el tablero kanban, algunas tareas ya se iniciaron (documentación, diseño) y otras están completadas (investigación de mercado, retroalimentación). También hay progreso en ingeniería, renderizados, cadena de suministro y traducción.

Se puede adjuntar un PDF a cada tarjeta y notificar automáticamente a los responsables. Este flujo sirve para mantener al equipo alineado durante todo el ciclo de vida del proyecto. Además del kanban, puedes usar diagramas de Gantt, tableros, listas de tareas y calendarios para planificar y monitorear.

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La gestión de proyectos es una disciplina que tiene mucho por enseñar. Por esta razón, hemos creado blogs explicando sus conceptos, metodologías, herramientas y documentos principales. Aquí hay algunos de ellos.

Las propuestas de proyecto son solo el primer paso en la planificación. Una vez aprobado, deberás definir el plan, gestionar recursos, hacer seguimiento y entregar resultados. Esto requiere un software de gestión de proyectos flexible y potente. ProjectManager es una solución en línea que ayuda a tu equipo a colaborar en tiempo real. Prueba nuestro software galardonado con esta prueba gratuita de 30 días.