Programar la producción, planificar un presupuesto y asignar recursos solo preparan la fabricación para el éxito. Monitorear y controlar ese proceso asegura que se cumplan los plazos y no se excedan los costos. Una forma de realizar un seguimiento del proceso de fabricación es mediante un reporte de producción.
Para aprovechar esta útil herramienta de fabricación, primero es necesario entender qué es la elaboración de informes de producción y qué es un reporte de producción. Para hacer que los informes de producción sean aún más claros, luego esbozaremos un ejemplo de informe de producción. Finalmente, agregaremos enlaces a plantillas gratuitas de gestión de proyectos para ayudar a los fabricantes a entregar a tiempo y dentro del presupuesto.
¿Qué es la Elaboración de Reportes de Producción?
La elaboración de informes de producción es un proceso que los gerentes utilizan en la fabricación para analizar, visualizar y comprender el estado actual del proceso de producción. También puede compararse con el rendimiento histórico para proporcionar contexto a los datos.
Entraremos en más detalle sobre lo que incluye un reporte de producción, pero generalmente, incluyen paneles, informes, gráficos, diagramas y otras formas de mostrar los datos para facilitar la comprensión de los diversos indicadores clave de rendimiento de la producción por parte de los gerentes y partes interesadas.
La elaboración de informes de producción también se utiliza para identificar debilidades que pueden abordarse y resolverse para hacer que la gestión de la producción sea más exitosa. Algunos problemas que un reporte de producción puede capturar incluyen cuellos de botella, tiempos de inactividad no planificados y mala utilización de las máquinas.
¿Qué es un Reporte de Producción?
Un reporte de producción es un producto del proceso de informes de producción. Es un documento que incluye los indicadores de fabricación que permite a las organizaciones hacer un seguimiento de varios aspectos de su proceso de fabricación, como el volumen de producción fabricado durante un período específico.
Un informe de producción también incluirá la tasa de utilización de la capacidad de producción, cualquier problema en la línea de producción y qué tan eficientemente se fabrican los productos en términos de tiempo, calidad y costos. El objetivo principal de un reporte de producción es proporcionar datos que los gerentes de producción puedan utilizar para la gestión de la producción y la optimización.
Si los gerentes de producción utilizan software de gestión de proyectos, a menudo tienen acceso a funciones de informes que pueden recopilar esta información. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y portafolios galardonado con informes personalizables que proporcionan datos en tiempo real para una toma de decisiones más informada. Genere informes de estado, carga de trabajo, hojas de tiempo, variación y otros informes con solo una pulsación de teclas. Todos los informes pueden ser filtrados y compartidos con los interesados para mantenerlos actualizados. Comience hoy con ProjectManager de forma gratuita.
Ejemplo de Esquema de Reporte de Producción
Los gerentes de producción utilizan el reporte de producción para monitorear la producción y aumentar la eficiencia. Para hacer esto, el informe de producción realiza un seguimiento de varios KPI de fabricación. Mientras que un reporte de producción puede cubrir una amplia gama de métricas, generalmente tiene un conjunto central de KPI.
Un KPI de fabricación es una métrica para comprender la eficiencia del proceso de producción. Debe reflejar los objetivos estratégicos, ser cuantificable y medible, pero también alcanzable y ejecutable. A continuación, se muestra un ejemplo de informe de esos KPI fundamentales de fabricación que los gerentes de producción rastrean.
1. Eficiencia de la Producción
El objetivo general de un reporte de producción es lograr la mayor eficiencia posible en los procesos que se están ejecutando. Es decir, el nivel máximo de producción que se puede obtener sin reducir la calidad de los productos terminados, aumentando el costo de producción o extendiendo el cronograma de producción. Esto se puede desglosar en tres subcategorías principales.
- Eficiencia global de los equipos (OEE): Esta métrica se refiere al porcentaje de tiempo en que una planta está produciendo o fabricando productos de alta calidad lo más rápido posible, sin tiempo de inactividad.
- Eficiencia global de las operaciones (OOE): Calcula la disponibilidad de las operaciones de la fábrica desde el inicio hasta el final del proceso de producción.
- Rendimiento efectivo total de los equipos (TEEP): Esta métrica mide la utilización de recursos, como el rendimiento de la planta en relación con la producción que lograría si estuviera en operación continua durante todo el año (24/7) y siempre produciendo productos de calidad.
2. Costos de Producción
Al informar sobre los costos de producción, debe incluirse todos los gastos incurridos en la fabricación de un producto. Eso significa costos directos, como materias primas y mano de obra, así como costos indirectos, como alquiler y gastos generales. Todos estos costos se suman para obtener el costo total de producción.
3. Volumen de Producción
El volumen de producción mide cuántas unidades se fabrican durante un período específico. Este es un indicador fundamental para la eficiencia de la fabricación y ayuda a los gerentes de producción a comprender el rendimiento total que la fábrica puede producir. El volumen de producción que debe fabricarse por una organización debe determinarse por su presupuesto de producción.
4. Tiempo de Inactividad de la Producción
El tiempo de inactividad de la producción se refiere al tiempo en que las líneas de ensamblaje de una fábrica no están operando. Esto cubre tanto el tiempo de inactividad planificado como el no planificado. Al reducir el tiempo de inactividad, los gerentes de producción pueden aumentar la productividad de sus esfuerzos de fabricación.
5. Trabajo en Curso
El trabajo en curso (WIP) es el costo de los bienes no terminados en el proceso de fabricación. Esto incluye todos tus costos de producción, como los costos de mano de obra directa, materias primas y gastos generales de fabricación. Esto difiere de los bienes terminados, que son productos listos para ser vendidos al consumidor.
6. Tasa de Rendimiento
La tasa de rendimiento mide el volumen fabricado durante un período específico. Este indicador analiza y compara equipos similares, líneas de producción y plantas de fabricación. Se calcula dividiendo el número total de unidades buenas producidas por el período de tiempo específico.
7. Utilización de la Capacidad
La utilización de la capacidad mide cuánto de la capacidad de producción de una planta se está utilizando. Esto ayuda a determinar la eficiencia de la planta, pero también puede evaluar su crecimiento futuro. Para calcular este KPI, divide la capacidad total utilizada durante un período específico por la capacidad de producción total disponible. Luego multiplica ese valor por 100.
8. Primero en el Primer Intento
El primero en el primer intento proviene de la gestión de calidad total y Six Sigma, que es un conjunto de metodologías y herramientas utilizadas para mejorar los procesos comerciales reduciendo defectos y errores, minimizando variaciones y aumentando la calidad y la eficiencia. Es una medida para garantizar que las actividades se realicen correctamente desde el principio para evitar la necesidad de rehacerlas, lo que lleva tiempo y aumenta los costos de producción.
9. Costos de Mantenimiento
Los costos de mantenimiento son todos los costos relacionados con las actividades en tu programa de mantenimiento. Esta métrica ayuda a los gerentes de producción a monitorear el rendimiento de una máquina a lo largo del tiempo con el objetivo de optimizar la disponibilidad del equipo mientras mantiene los costos al mínimo. El costo unitario de mantenimiento es el total de los gastos de mantenimiento requeridos para producir una unidad de producto durante un período especificado. Para calcular los costos de mantenimiento, divide los costos totales de mantenimiento en un período específico por el número de productos fabricados durante ese mismo período.
ProjectManager Ayuda Con la Elaboración de Informes de Producción
Las plantillas de gestión de la producción son útiles, pero los gerentes de producción y sus equipos pronto experimentarán sus limitaciones. Son documentos estáticos que requieren actualizaciones manuales y no son herramientas colaborativas. Actualizar a un software de gestión de proyectos proporciona un mayor control sobre la producción y, por lo tanto, aumenta la eficiencia. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios que puede ayudar a gestionar recursos, monitorear costos y más para identificar debilidades y mejorar la eficiencia.
Haz Cronogramas de Producción con Múltiples Herramientas
Antes de monitorear los KPI de fabricación con un reporte de producción, los gerentes de producción pueden preparar el escenario para un proyecto exitoso creando un cronograma de producción. Las tareas, los recursos y los costos se pueden organizar en el gráfico de Gantt o en la vista de hoja, que es simplemente un gráfico de Gantt sin una línea de tiempo. Vincula los cuatro tipos de dependencias de tareas para evitar retrasos costosos y, una vez que el cronograma esté listo, captúralo configurando una línea base.
Ahora los gerentes de producción pueden hacer un seguimiento de la variación del proyecto en tiempo real. Los equipos no necesitan todas las campanas y silbidos de un gráfico de Gantt o vista de hoja, por lo que varias vistas del proyecto comparten el cronograma y se actualizan simultáneamente. Realiza un seguimiento del inventario en tableros visuales de kanban y los trabajadores de línea pueden completar tareas en la vista de lista, mientras que los interesados pueden obtener una visión general mensual con la vista de calendario.
Gestionar Recursos y Monitorear los Costos de Producción
Los informes de producción buscan eficiencias y una área que siempre puede mejorar es la gestión de recursos. Gestionar los recursos comienza con la incorporación de empleados. En este momento, se puede establecer su disponibilidad, como los días de vacaciones, PTO y días festivos globales. Esto facilita asignarles trabajo. Usa la página del equipo o el gráfico de carga de trabajo codificado por colores para ver la asignación del equipo y equilibrar su carga de trabajo para mantenerlos trabajando a su capacidad.
Usa nuestras hojas de tiempo seguras para asegurarte de que los costos laborales se alineen con el presupuesto. No solo agilizan la nómina, sino que proporcionan visibilidad de qué tan avanzado está cada miembro del equipo en completar sus tareas. Para una visión general de alto nivel de los costos de producción, utiliza el panel en tiempo real.
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La gestión de producción es una disciplina que involucra muchos aspectos, conceptos y técnicas, lo cual puede ser abrumador para gerentes nuevos y experimentados. Por esa razón, hemos creado una serie de blogs que explican algunos de estos temas. Aquí hay algunos de ellos, esperamos que sean de utilidad.
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