La triple restricción de la gestión de proyectos ha recibido muchos nombres: el Triángulo de gestión de proyectos, el triángulo de hierro y el triángulo del proyecto, lo que debería darte una idea de lo importante que es la triple restricción al gestionar un proyecto. La principal razón por la cual este concepto es tan importante es que aplica a todos los proyectos.

Por lo tanto, se puede argumentar fácilmente que la triple restricción podría ser el concepto más importante en la historia de la gestión de proyectos. Cuando un gerente de proyectos comprende este aspecto de la gestión de proyectos y usa este conocimiento en combinación con un software de gestión de proyectos eficaz, puede llevar tus proyectos al éxito.

¿Qué Es La Triple Restricción En La Gestión De Proyectos?

Entonces, ¿qué es la triple restricción? Es fácil: es un modelo de las tres restricciones o limitantes principales que determinan el contexto para la ejecución de un proyecto. Estas restricciones son tres:

1. Costo: Las limitaciones financieras de un proyecto, también conocidas como el presupuesto del proyecto
2. Alcance: Las tareas necesarias para cumplir los objetivos del proyecto
3. Tiempo: El cronograma para que el proyecto llegue a su finalización

Básicamente, la triple restricción establece que el éxito del proyecto se ve afectado por sus costos, tiempo y alcance, los cuales existen a través de todas las fases en el ciclo de vida de un proyecto. Como gerente de proyectos, puedes mantener el control de la triple restricción equilibrando estas tres restricciones mediante compensaciones. Explicaremos cómo funcionan estas compensaciones en la sección siguiente.

Otro aspecto importante a considerar sobre la triple restricción de la gestión de proyectos es que no solo se aplica a proyectos, sino también a programas e incluso carteras de proyectos.

Por esta razón, los gerentes de proyectos suelen necesitar el apoyo de una oficina de gestión de proyectos (PMO) para garantizar la viabilidad de un proyecto y determinar si su costo, cronograma y alcance no entran en conflicto con otros proyectos y programas dentro de la cartera de proyectos de su organización.

Si bien es cierto que la triple restricción es una parte importante de cualquier plan de proyecto exitoso, no determina el éxito. Los proyectos están compuestos por muchas partes, más allá de las tres que conforman la triple restricción. Por eso algunos expertos en gestión de proyectos han añadido tres restricciones más al modelo, para reflejar mejor las áreas más críticas para la evaluación de un proyecto. Aquí están:

• Calidad: Hay estándares de calidad para cada proyecto, ya sea que su entregable final sea un producto tangible o intangible. Los gerentes de proyectos necesitan un plan de gestión de calidad para controlar la calidad.
• Riesgo: El riesgo es inherente a cualquier proyecto. Por eso los gerentes de proyectos deben crear un plan de gestión de riesgos para explicar cómo se manejarán los riesgos del proyecto.
• Beneficio: Existen diferentes tipos de beneficios obtenidos de un proyecto. Los gerentes de proyectos deben asegurarse de que los interesados obtengan el mayor beneficio financiero posible.

¿Cómo Funciona La Triple Restricción?

Como se mencionó anteriormente, los gerentes de proyectos pueden aumentar o reducir el costo, el tiempo y el alcance de un proyecto mediante compensaciones para mantenerlo dentro del cronograma y el presupuesto. Veamos cómo funcionan estas compensaciones del triángulo del proyecto con algunos ejemplos.

• Tiempo y Alcance: Puedes reducir el alcance de tu proyecto para también reducir su duración si estás atrasado. En el caso contrario, puedes ampliar el cronograma si los interesados agregan actividades adicionales.
• Costo y Alcance: Al reducir el alcance del proyecto, necesitarás ejecutar menos tareas, lo que significa menores costos. En el caso contrario, un mayor alcance implica mayores costos.
• Costo y Tiempo: En algunos proyectos, el tiempo y el costo están directamente relacionados. Por ejemplo, los costos de alquilar equipos o contratar personal son proporcionales al tiempo que los necesitas.

Todos estos escenarios aplican la triple restricción para gestionar el proyecto, pero existen muchas más compensaciones posibles que también involucran calidad, riesgo y beneficio. Los gerentes de proyectos no suelen tomar estas decisiones solos, sino que dependen del equipo de su oficina de gestión de proyectos (PMO).

Al usar un panel de control de gestión de proyectos, un gerente puede mantener la vista del proyecto mientras progresa. Métricas como el cronograma, el costo y el alcance del proyecto son fáciles de rastrear. Con esta información, un gerente de proyectos puede identificar problemas y ajustar la triple restricción para evitar que esos problemas se conviertan en conflictos.

Cómo Gestionar La Triple Restricción

La triple restricción parece simple, pero eso es solo en la superficie. Cada uno de los tres puntos de este triángulo puede desglosarse para revelar un significado más profundo.

Costo

El compromiso financiero del proyecto depende de varias variables. Están los recursos involucrados, desde materiales hasta personas, que incluyen costos.

También existen costos fijos y variables inherentes a cualquier proyecto, como el equipo o la mano de obra, que deben ser calculados. Esto puede tener un gran impacto cuando se utilizan trabajadores contratados o servicios externos.

Esto es lo que hacen los gerentes de proyectos para controlar los costos:

• Estimar los costos de todas las tareas incluidas en el alcance del proyecto
• Crear un presupuesto del proyecto basado en los costos estimados del proyecto
• Utilizar el presupuesto del proyecto como una línea base de costos para controlar los gastos durante la ejecución del proyecto
• Controlar todos los costos del proyecto para mantener el gasto dentro del presupuesto
• Ajustar el presupuesto del proyecto cuando sea necesario

Alcance

Como se mencionó, el alcance del proyecto se refiere a todo el trabajo necesario para completar el proyecto. Gestionar ese trabajo es fundamental para el éxito del proyecto. Al gestionar el alcance, es fundamental priorizar las tareas, lo que permite planificar y asignar recursos de manera eficaz.

Para gestionar el alcance, los gerentes de proyectos:

• Utilizan un plan de gestión del alcance para definir claramente qué actividades del proyecto se llevarán a cabo
• Comparten el plan de gestión del alcance con todos los interesados, para que todos estén alineados
• Utilizan órdenes de cambio para evitar el desvío del alcance y llevar un control de todos los cambios realizados en el proyecto
• Gestionan las expectativas de los interesados para mantener el alcance del proyecto
• Utilizan herramientas y técnicas de gestión de tareas para realizar un seguimiento de todas las actividades del proyecto incluidas en el alcance

Estas acciones de gestión del alcance por parte de los gerentes de proyectos son esenciales porque la cantidad de tiempo que cada tarea requiere es crítica para el costo y la calidad del producto final. Esto puede tener un gran impacto en el cronograma y el costo, especialmente si se trata de un proyecto a gran escala.

Tiempo

Básicamente, el cronograma del proyecto es la línea de tiempo estimada para completar el proyecto o producir el entregable final. Generalmente, esto se determina estimando el tiempo que tomará cada tarea del proyecto.

Una estructura de desglose del trabajo (EDT) se utiliza para identificar todas las actividades del proyecto. Luego, los gerentes de proyectos pueden usar distintas técnicas de programación como el método del camino crítico o los diagramas PERT para determinar la duración total del proyecto.

Esto es lo que hacen los gerentes de proyectos para gestionar el tiempo:

• Utilizan un diagrama de Gantt para visualizar el cronograma del proyecto, definir la secuencia de tareas y monitorear la duración de cada tarea
• Crean políticas, procedimientos y documentación para planificar, ejecutar y monitorear el cronograma del proyecto
• Asignan recursos de manera efectiva utilizando un cronograma de recursos para evitar cuellos de botella
• Comparan la línea base del cronograma con el progreso real para determinar si el proyecto está en camino

Ahora que hemos aprendido lo que la mayoría de los gerentes de proyectos hacen para controlar la triple restricción, aprendamos sobre las herramientas de gestión de proyectos que puedes utilizar para ayudarte en este proceso.

Controlar La Triple Restricción Con ProjectManager

Como se mencionó al principio del artículo, la triple restricción, cuando se utiliza junto con un software de gestión de proyectos, es la mejor manera de controlar tu proyecto y llevarlo hacia un final exitoso. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube con datos en tiempo real que brinda a los gerentes de proyectos el poder de gestionar cada componente de la triple restricción: costos, tiempo y alcance.

Costos

ProjectManager te ayuda a rastrear los costos de tu proyecto para asegurarte de no exceder el presupuesto. Puedes crear presupuestos, añadir gastos del proyecto e ingresar tarifas por hora para todos tus recursos. El panel en tiempo real rastrea los costos y otras cinco métricas en tu proyecto, informando al instante con gráficos y diagramas fáciles de leer. Esta es una forma sencilla de vigilar tus costos y asegurarte de que estén alineados con tu presupuesto. Así puedes detectar problemas presupuestarios antes de que se conviertan en un problema.

Tiempo

Tu cronograma puede descontrolarse, pero no con ProjectManager. Cuando se actualizan las tareas, se reflejan instantáneamente en todo el software. Esto significa que tus informes y panel están actualizados y son precisos. Incluso puedes observar el progreso de las tareas individuales en el diagrama de Gantt en línea, donde la barra de duración indica cuánto progreso se ha realizado en la tarea.

Las hojas de tiempo del proyecto están sincronizadas con las tareas del equipo, lo que facilita que los miembros seleccionen su tarea e ingresen su tiempo. Esto registra su tiempo en la hoja de tiempo, que luego puede previsualizarse y aprobarse con unos pocos clics.

Alcance

El alcance cambiará a lo largo del proyecto, y ProjectManager tiene las herramientas para mantenerse flexible ante esos cambios. Hay múltiples vistas de proyecto, por lo que puedes cambiar del diagrama de Gantt a la vista kanban para obtener visibilidad del flujo de trabajo. Las tarjetas kanban, que representan tareas, están organizadas por prioridad, y esta puede cambiar conforme cambie la relevancia de esas tareas.

Lo excelente de los tableros kanban es que están configurados para entregar tareas a los miembros del equipo solo cuando los recursos y la capacidad están disponibles para completarlas. A medida que cambia el alcance del proyecto, el tablero kanban puede ajustarse rápidamente.

Si notas que los equipos están sobrecargados o subutilizados, puedes equilibrar esa carga en la página de carga de trabajo. Esta página tiene gráficos codificados por colores que muestran de un vistazo quién está sobrecargado y quién está disponible. Puedes reasignar su trabajo de manera rápida y sencilla para mantener el proyecto dentro del alcance.

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