Los proyectos se dividen en fases para hacerlos más manejables. Todas son importantes, especialmente el monitoreo del proyecto. El monitoreo y control del proyecto es la forma en que un gestor de proyectos se asegura de que el plan que está implementando con el equipo de proyecto se desarrolle sin problemas.

El control del proyecto implica muchos pasos para supervisar de manera efectiva el cronograma, los recursos y los costos del proyecto. Existen herramientas de monitoreo de proyectos, por supuesto, pero como todo en la gestión de proyectos, hay un proceso que explicaremos a continuación.

¿Qué es el Monitoreo y Control de Proyectos?

Antes de profundizar en los pasos para monitorear tu proyecto, pongamos el concepto en contexto. Hay cinco fases en el proceso de gestión de proyectos: iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre. El monitoreo y control del proyecto ocurren en paralelo con la fase de ejecución dentro del ciclo de vida del proyecto.

El monitoreo y control del proyecto es una fase dedicada a medir el desempeño del proyecto y asegurarse de que se adhiera a lo establecido en el plan del proyecto. Los gestores de proyectos supervisarán de cerca el progreso y el rendimiento del proyecto, revisarán su estado, identificarán posibles problemas e implementarán acciones correctivas cuando sea necesario para mantener el proyecto dentro del cronograma y presupuesto.

¿Por qué es Importante el Monitoreo y Control de Proyectos?

El monitoreo y control del proyecto es una parte tan fundamental de la gestión de proyectos que constituye uno de los cinco procesos clave. Como se mencionó, el monitoreo del proyecto va de la mano con la ejecución para garantizar que, a medida que se completan las tareas, se mantengan dentro del cronograma y presupuesto del proyecto.

Además de mantener un proyecto dentro del cronograma y evitar sobrecostos, el monitoreo del proyecto es una excelente forma de gestionar riesgos y evitar el crecimiento descontrolado del alcance. Al rastrear diversas métricas, un gestor de proyectos puede identificar riesgos en una etapa temprana cuando aparecen como problemas en el proyecto. La detección temprana significa una mitigación más rápida. Lo mismo ocurre con el crecimiento del alcance. Cuando se aplican cambios al proyecto, los procedimientos de control, como las solicitudes de cambio, pueden ayudar a evitar que afecten negativamente el cronograma.

No supervisar y controlar un proyecto equivale a dejarlo en manos del azar. Tal vez todo salga bien, o tal vez no. Pero ese no es el papel de un gestor de proyectos. No solo planifican el proyecto y asignan el equipo, sino que también son responsables de garantizar que el equipo ejecute sus tareas de acuerdo con el cronograma sin generar costos innecesarios.

Para identificar problemas en el proyecto, necesitas un software de gestión de proyectos que pueda monitorear el progreso y el rendimiento en tiempo real. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos que te proporciona las herramientas necesarias para supervisar y controlar proyectos en tiempo real.

Los gestores de proyectos pueden obtener una visión general del proyecto accediendo al panel de control en tiempo real. Este recopila automáticamente datos del proyecto sobre métricas como tiempo, costo, carga de trabajo y más, presentándolos en gráficos y tablas fáciles de interpretar. A diferencia de los softwares más básicos, no requiere una configuración complicada ni consume tiempo innecesario. Nuestro panel de control está listo cuando tú lo estés. Empieza con ProjectManager hoy mismo de forma gratuita.

La importancia del monitoreo y control del proyecto va más allá del nivel individual del proyecto, ya que los proyectos que no se supervisan adecuadamente pueden afectar a otros proyectos y programas dentro del portafolio de proyectos de la organización. Por ello, es importante que los gestores de proyectos trabajen de manera colaborativa con su oficina de gestión de proyectos (PMO) para garantizar que sus proyectos se completen dentro del presupuesto y tiempo asignados.

Pasos para el Monitoreo y Control de Proyectos

Una vez que el gestor de proyectos ha programado las tareas y creado un plan de proyecto aprobado por los patrocinadores, es momento de pasar a la fase de ejecución. Como se definió anteriormente, el monitoreo del proyecto se realiza junto con la ejecución para garantizar que el proyecto se ejecute según lo planificado. A continuación, se presentan los ocho pasos que debes seguir para supervisar el proyecto adecuadamente.

1. Crear una Línea Base del Alcance del Proyecto

El alcance del proyecto define las tareas a ejecutar y los entregables que deben ser producidos basados en las expectativas y requisitos de los interesados. Se usa a lo largo del proyecto para monitorear el progreso. Una línea base del alcance del proyecto captura estas expectativas y requisitos y puede usarse para comparar el esfuerzo planificado con el esfuerzo real, asegurando que la ejecución del proyecto esté alineada con el plan. La línea base del alcance puede revisarse y modificarse durante el proyecto, pero solo a través de un proceso formal de control de cambios para evitar el crecimiento descontrolado del alcance.

2. Establecer una Línea Base del Cronograma del Proyecto

Cuando el cronograma es aprobado por los interesados clave, guárdalo como una línea base del cronograma del proyecto. Esto te permitirá compararlo con el progreso real en cuanto a tareas y entregables completados para poder tomar acciones correctivas si el proyecto se desvía. También facilita la comunicación con los interesados, ya que siempre están interesados en conocer si el proyecto sigue el cronograma.

3. Estimar Costos y Definir un Presupuesto del Proyecto

Cuanto más precisos sean las estimaciones de los costos del proyecto durante la fase de inicio más preciso y realista será el presupuesto durante su ejecución. Una vez aprobado el presupuesto por los interesados, lo último que quieres es solicitar más fondos para completar el proyecto. Para evitar esto, puedes utilizar diversas técnicas para estimar costos con precisión y planificar tu presupuesto en consecuencia. Luego, deberás monitorear todos los gastos del proyecto y utilizar sistemas de control de cambios para rastrear costos y responder a cualquier desviación.

4. Usar un Registro de Riesgos

Uno de los aspectos más importantes a monitorear en un proyecto es el riesgo. Durante la fase de planificación, puedes crear un registro de riesgos donde se documenten los riesgos potenciales del proyecto. Allí puedes registrar el impacto potencial del riesgo, quién es responsable de identificarlo y mitigarlo, y establecer prioridades para saber cuáles deben abordarse de inmediato y cuáles pueden esperar. Durante el monitoreo del proyecto, el registro de riesgos te ayudará a estar alerta ante posibles problemas que puedan afectar el éxito del proyecto.

5. Usar un Registro de Cambios

El monitoreo del proyecto trata de detectar cambios. Cuando lo hagas, necesitarás un registro de cambios para controlarlos. Un registro de cambios es un documento que lista cronológicamente todas las modificaciones realizadas en el proyecto desde su inicio hasta su cierre. Esto permite a los gestores de proyectos rastrear y comunicar los cambios ocurridos, asegurando que fueron gestionados correctamente y que los interesados están informados.

6. Establecer Procedimientos de Control de Calidad

Cumplir con los plazos y presupuestos es fundamental, pero no descuides la calidad. Si el producto o servicio no cumple con las expectativas de calidad, el proyecto será un fracaso a pesar de los hitos logrados por el equipo. Los procedimientos de control de calidad garantizan que el producto o servicio sea probado y cumpla con los estándares definidos en la planificación. También ayudan a reducir errores y asegurar la satisfacción del cliente.

7. Utilizar Herramientas de Monitoreo del Proyecto

Las herramientas de monitoreo y control del proyecto son esenciales. Un software de gestión de proyectos proporciona diversas funciones para supervisar costos, recursos y tiempos. Los tableros de control ofrecen una vista general del progreso y rendimiento del proyecto, mientras que los informes detallados permiten obtener información más específica. Además, las funciones de gestión de recursos permiten hacer un seguimiento del desempeño del equipo.

8. Crear Informes del Proyecto

Los informes de proyecto proporcionan una descripción detallada del estado actual del proyecto. Los informes de estado capturan datos de un período específico, mientras que los informes de portafolio hacen lo mismo pero para múltiples proyectos. También existen informes de variación, carga de trabajo y más. Todos estos informes son esenciales para el monitoreo del proyecto y deben compartirse con los interesados para mantenerlos actualizados sobre el progreso del proyecto.

ProjectManager es un Software Robusto para el Monitoreo y Control de Proyectos

ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea con las herramientas que los gestores de proyectos necesitan para monitorear y controlar sus proyectos. Nuestro software proporciona datos en tiempo real para que puedas ver el estado actual del proyecto, no solo una versión pasada. Además, nuestra plataforma colaborativa mantiene a todos conectados, ya sea en la oficina, en el campo o en cualquier otro lugar. Esto facilita la comunicación y permite identificar y resolver problemas rápidamente para mantener el proyecto en marcha.

Informes Personalizables

Los tableros de control son excelentes cuando necesitas una visión general del proyecto, pero si quieres profundizar en los datos, utiliza nuestros informes personalizables. Con solo unos clics, puedes generar informes sobre el estado del proyecto o portafolio, la carga de trabajo, las desviaciones y más. Todos los informes pueden filtrarse para mostrar solo la información que necesitas ver. No solo los gestores de proyectos pueden monitorear sus proyectos, sino que cada informe puede compartirse en diversos formatos o imprimirse para presentaciones a los interesados.

Haz Seguimiento a tus Recursos

Monitorear tus recursos, ya sea tu equipo, materiales o equipo técnico, es una parte fundamental del proceso de monitoreo del proyecto. Nuestras herramientas de gestión de recursos incluyen un gráfico de carga de trabajo codificado por colores que te permite identificar fácilmente quién tiene una sobrecarga de tareas. Puedes reasignar tareas directamente desde este gráfico y equilibrar la carga de trabajo del equipo para que trabajen de manera óptima. La productividad del equipo es clave para mantener el cronograma. También puedes utilizar nuestra herramienta de hojas de tiempo segura, no solo para agilizar la nómina, sino también para verificar las horas registradas por el equipo y asegurarte de que siguen el plan del proyecto.

ProjectManager ofrece múltiples vistas de planificación de proyectos que permiten a cada usuario trabajar con la herramienta que prefiera. Ya sea el diagrama de Gantt, el tablero Kanban, la lista de tareas o la vista de calendario, todos los datos se actualizan en tiempo real de manera simultánea, permitiendo que todos trabajen juntos. También contamos con funciones de gestión de riesgos para ayudarte a identificar y hacer seguimiento a los riesgos del proyecto y evitar desviaciones en el cronograma.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que permite a los equipos planificar, gestionar y hacer seguimiento a sus proyectos en tiempo real. Nuestras diversas funciones de monitoreo y control aseguran que los gestores de proyectos siempre estén al tanto de los cambios y los gestionen de manera efectiva a lo largo del ciclo de vida del proyecto.