Un proyecto tiene un inicio y un fin, pero sin un objetivo, es como un barco sin timón. Para dirigir tu proyecto con éxito y llegar a puerto seguro, debes definir los objetivos de tu proyecto.
¿Qué Son los Objetivos de Un Proyecto?
Los objetivos de un proyecto definen los pasos críticos que deben tomarse para ejecutar con éxito un plan de proyecto. Los objetivos pueden ser entregables tangibles o hitos intangibles, pero siempre deben ser SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y con un plazo definido) y estar relacionados con los objetivos generales del proyecto.
Los objetivos te permiten comunicarte con tu equipo y asignar responsabilidades a los individuos para cumplir mejor con las expectativas de calidad de los interesados. Tus objetivos deben incluir métricas clave de desempeño (KPI) como presupuesto, calidad y tiempo de finalización del proyecto.
Para realizar un seguimiento de los objetivos de un proyecto, necesitas una herramienta robusta de gestión de proyectos como ProjectManager. ProjectManager es un software de gestión de proyectos que ofrece herramientas profesionales de seguimiento como diagramas de Gantt, listas de tareas, calendarios y paneles de control en tiempo real. ProjectManager te permite rastrear, gestionar y controlar los objetivos con facilidad.
Antes de aprender a redactar los objetivos de un proyecto, es importante definir algunos términos. Muchas personas confunden el concepto de objetivos con otros conceptos de gestión de proyectos relacionados, como metas, entregables e hitos.
¿Qué Son los Objetivos Generales del Proyecto?
Los objetivos generales de un proyecto proporcionan un contexto general sobre lo que el proyecto pretende lograr y cómo se alinea con los objetivos empresariales.
Existen diferentes tipos de objetivos generales del proyecto, como metas de desempeño, metas de tiempo (referentes a las fechas de inicio y finalización) y metas de recursos. Estas tres categorías compiten entre sí, por lo que cualquier cambio en una puede afectar a las demás.
Si bien los gerentes de proyecto son responsables de gestionar los proyectos que se les asignan, sus metas y objetivos generalmente no los definen ellos solos, sino que es un trabajo en equipo que suele involucrar a la oficina de gestión de proyectos, un equipo de gerentes de proyectos, gerentes de programas y gerentes de portafolio de proyectos.
Objetivos Generales del Proyecto vs. Objetivos Específicos del Proyecto
Los objetivos específicos son mucho mas concretos que los objetivos generales, y pueden definirse como los pasos necesarios para cumplir los objetivos generales.
Objetivos de un Proyecto vs. Hitos del Proyecto
Los hitos del proyecto marcan puntos importantes en el proyecto, a menudo señalando el inicio de una nueva fase. Se pueden establecer tantos hitos en el plan de proyecto como se consideren necesarios. Son útiles porque dividen el plan del proyecto en partes más manejables.
Objetivos de un Proyecto vs. Entregables del Proyecto
Los entregables del proyecto son los resultados de las actividades del proyecto. Puede haber tantos entregables del proyecto como se necesiten. Los entregables del proyecto pueden adoptar muchas formas, como un producto, un servicio o incluso un proyecto de infraestructura terminado.
Tipos de Objetivos de un Proyecto
Existen muchos tipos de objetivos al gestionar un proyecto, programa o portafolio de proyectos. Algunos de los más comunes son financieros, de desempeño, de calidad, empresariales y de cumplimiento. A continuación, se detallan estos tipos de objetivos:
- Objetivos Financieros: Miden la salud financiera o los cambios dentro de una organización o proyecto. Ayudan a una empresa a rastrear su progreso financiero y medir su éxito o fracaso en la ejecución de proyectos y programas. Algunos ejemplos de objetivos financieros incluyen ingresos, costos, ganancias, flujo de caja e inversiones.
- Objetivos de Desempeño: Son metas con resultados específicos que los gerentes o empleados deben alcanzar dentro de un período determinado. Los objetivos de desempeño pueden ser a corto o largo plazo y pueden evaluar aspectos como eficiencia, productividad, ingresos y satisfacción del cliente.
- Objetivos de Calidad: Son metas medibles a largo plazo que las empresas establecen para garantizar que los productos y servicios cumplan con los estándares de calidad. Esto puede ayudar a mejorar el valor de un producto o servicio, así como los procesos, y generar planes de acción para cumplir con las políticas de calidad y satisfacer a los clientes.
- Objetivos Empresariales: Algunos objetivos empresariales comunes incluyen el seguimiento de la rentabilidad, la retención de empleados, la participación de mercado, las ventas y la base de clientes. Estos ayudan a una empresa a identificar sus fortalezas, debilidades y oportunidades.
- Objetivos de Cumplimiento: Estos objetivos garantizan que los empleados y la gerencia de la organización cumplan con las leyes y regulaciones, reglas y estándares pertinentes. El cumplimiento puede lograrse mediante el diseño, desarrollo e implementación de políticas, procesos y procedimientos.
¿Por Qué Son Importantes los Objetivos Generales y Específicos del Proyecto?
Sin duda, los objetivos generales y específicos del proyecto son esenciales. Cuanto más claros sean, será más fácil definir el alcance de un proyecto, lo cual facilita enormemente el trabajo del equipo de proyecto durante la fase de ejecución. Además, la gestión de proyectos, programas y portafolios de proyectos será mucho más sencilla.
Como se mencionó anteriormente, los objetivos definen tanto la dirección general como el plan de acción específico para la ejecución del proyecto y validan su éxito y deben ser delineados durante la fase de iniciación de un proyecto, usualmente en el acta de constitución del proyecto. Piensa en estos objetivos como las directrices que tu proyecto debe seguir. Te guían en cada aspecto del proyecto y sus fases. Proporcionan a los gerentes de proyecto objetivos medibles y ayudan a los equipos a comprender lo que se espera de ellos.
Ejemplos de Objetivos Generales y Objetivos Específicos:
Para comprender mejor los objetivos de un proyecto, veamos algunos ejemplos en diversas industrias.
1. Construcción
Objetivo General: Aumentar la seguridad en el lugar de trabajo.
Objetivos Específicos: Establecer estándares de seguridad, crear planes de seguridad y comunicar medidas de seguridad a los empleados.
2. Manufactura
Objetivo General: Crear eficiencias para aumentar la productividad.
Objetivos Específicos: Reducir el desperdicio, identificar obstáculos e implementar mejoras en los procesos.
3. Servicios Profesionales
Objetivo General: Adquirir nuevas habilidades para mejorar la comprensión del trabajo.
Objetivos Específicos: Crear materiales y programas de capacitación para el personal y ampliar el conocimiento del sector.
4. Marketing
Objetivo General: Generar más clientes potenciales de alta calidad.
Objetivos Específicos: Aplicar estrategias de optimización para motores de búsqueda para atraer al público objetivo, personalizar el contenido para captar su interés y desarrollar campañas para recopilar correos electrónicos para ventas.
5. Satisfacción del Cliente
Objetivo General: Aumentar el nivel de satisfacción de los clientes que envían solicitudes de soporte a través del sitio web.
Objetivo del Proyecto: Implementar un nuevo sistema de gestión de tickets en línea antes de una fecha específica para lograr tiempos de respuesta inferiores a una hora.
Ahora, aplícalo al marco SMART: ¿es específico, medible, alcanzable, realista y con un tiempo definido? Si cumple con estos criterios, entonces es un objetivo SMART.
En cuanto a la meta, ¿cómo se reflejará en el desempeño, el tiempo y los recursos? También es importante evaluar si esta meta está alineada con la estrategia corporativa.
6. Nuevo Producto
Objetivo General: Crear un nuevo producto para lanzarlo a principios del próximo trimestre, como un par de zapatos.
Objetivos Específicos: En este caso, hay varios objetivos relacionados con esa meta. Aquí algunos ejemplos:
- Realizar un estudio de mercado sobre las preferencias del público objetivo
- Desarrollar una visión del producto
- Crear un prototipo del producto final
- Probar el desempeño con grupos de atletas
- Crear la versión final del producto
7. Ventas
Objetivo General: Aumentar las ventas en un 30% en el próximo trimestre.
Objetivos Específicos: En este caso, hay varios objetivos relacionados con la meta. Algunos ejemplos:
- Utilizar nuevas estrategias para aumentar los clientes potenciales del equipo de marketing en un 10%
- Contratar a dos nuevos representantes de ventas
- Lanzar un programa de recompensas por fidelidad
- Abrir un nuevo canal de distribución a principios del próximo trimestre
La plantilla gratuita enumera estas metas en una columna y en la siguiente una serie de preguntas para ayudar a explicar cómo se aplican estos objetivos. Luego, hay espacio para las respuestas.
Cómo Rastrear los Objetivos de un Proyecto: Consejos y Mejores Prácticas
Establecer metas y objetivos es solo el comienzo. Es fundamental hacer un seguimiento para asegurarse de que se están cumpliendo a lo largo del ciclo de vida de proyecto. A continuación, algunos consejos para rastrear metas.
Define el Propósito del Proyecto Antes de Redactar Metas y Objetivos
El propósito del proyecto es la razón fundamental detrás del mismo. Es aún más importante que las metas y objetivos, ya que responde por qué se está llevando a cabo el proyecto y encapsula el resultado deseado.
Realiza un Análisis de Brechas para Evaluar el Impacto Potencial de las Metas y Objetivos
Un análisis de brechas es un proceso que evalúa el desempeño de una empresa o unidad para determinar si está cumpliendo con sus objetivos. Por lo tanto, es una herramienta clave para garantizar que las metas funcionen según lo planificado.
Revisa los Objetivos de Un Proyecto: Durante la Reunión de Inicio
Involucra a los interesados del proyecto, miembros del equipo, clientes y otras partes externas. Esto garantiza que todos estén alineados. Además, los miembros del equipo pueden ayudar a los gerentes de proyecto a evaluar si las metas y objetivos son factibles, mientras que los clientes deben estar de acuerdo para establecer expectativas claras.
Establece Controles del Proyecto y Utiliza Herramientas de Seguimiento
Para garantizar que las metas y objetivos se cumplan, el trabajo debe ser monitoreado de cerca, idealmente en tiempo real. Para esto, utiliza herramientas de gestión de proyectos como paneles de control para una visión general y reportes detallados para compartir con los interesados.
Genera Informes de Proyecto Regularmente
Los informes de proyecto no deben ser un evento único, sino un esfuerzo permanente del equipo de proyecto para mantener informados a los interesados en el proyecto durante la fase de ejecución hasta su cierre. Los gerentes de proyecto deben generar reportes periódicos sobre el progreso, variaciones y más para dirigir mejor el proyecto, comprender si se están cumpliendo las metas y objetivos, y mantener informados a los interesados.
¿Cómo ProjectManager Puede Ayudar a Cumplir los Objetivos de Un Proyecto?
Si buscas definir y alcanzar los objetivos de un proyecto, necesitas una herramienta dinámica de gestión de proyectos. ProjectManager es un software de gestión de trabajo y proyectos que rastrea tus objetivos y metas con métricas en tiempo real desde nuestro panel de control. Con nuestro software, las metas SMART son fáciles de establecer, rastrear y lograr.
Filtra informes para mostrar los datos que necesitas y genera informes compartibles para los interesados con un solo clic. Utiliza nuestras herramientas de gestión de recursos para equilibrar la carga de trabajo y mantener el proyecto en marcha. Nuestros diagramas de Gantt en línea programan tareas en una línea de tiempo y pueden editarse fácilmente arrastrando y soltando fechas de inicio y vencimiento.
Más Información Sobre los Objetivos Específicos:
¿De qué trata tu proyecto? El objetivo del proyecto lo define antes de su inicio. Será un documento al que regresarás repetidamente a lo largo del proyecto para mantener el rumbo. Esto aplica tanto si trabajas con metodologías en cascada como en un marco ágil.
El objetivo del proyecto es esencial, ya que está diseñado para ayudar a tu equipo, a los interesados (especialmente cuando solicitan cambios) y al gerente de proyecto. Si quieres que tu objetivo del proyecto sea lo más efectivo posible, mira este breve video de nuestra experta en gestión de proyectos, Jennifer Bridges, PMP.
Contenido Relacionado
La gestión de proyectos es una disciplina que tiene mucho por enseñar. Por esta razón, hemos creado blogs explicando sus conceptos, metodologías, herramientas y documentos principales. Aquí hay algunos de ellos.
- ¿Qué es una Propuesta de Proyecto? (Con Ejemplo)
- ¿Qué es el Estudio de Viabilidad de un Proyecto?
- El Análisis Costo-Beneficio En Gestión de Proyectos
- ¿Qué es un Caso de Negocio en la Gestión de Proyectos?
- ¿Qué es la Triple Restricción de un Proyecto?
Si necesitas una herramienta de planificación de proyectos que te ayude a documentar tus objetivos, estructurar tu proyecto y validar tu éxito, regístrate ahora en ProjectManager.