Hay muchos tipos diferentes de proyectos, pero curiosamente, todos tienen algo en común. Todos pasan por el mismo ciclo, conocido como el ciclo de vida del proyecto, o ciclo de vida de la gestión de proyectos.

¿Qué es el Ciclo de Vida de un Proyecto?

El ciclo de vida del proyecto está compuesto por varias fases que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su finalización. Es beneficioso porque ofrece a los gestores de proyectos un enfoque estructurado que ayuda en la planificación, ejecución y control. Aunque existen varias versiones del ciclo de vida del proyecto, la más común se divide en cinco etapas: iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre.

¿Quién Gestiona el Ciclo de Vida de un Proyecto?

El gestor de proyectos suele ser el responsable de administrar el ciclo de vida de un proyecto. Sin embargo, cuando una organización ejecuta múltiples proyectos, suele haber una oficina de gestión de proyectos involucrada, que está compuesta por gestores de proyectos, gestores de programas y gestores de portafolio de proyectos, quienes colaboran para asignar los recursos organizacionales y coordinar eficazmente los esfuerzos de los empleados.

También es importante destacar que hay otros roles clave a lo largo de las fases del proyecto, como el patrocinador del proyecto, quien lidera los esfuerzos para hacer una propuesta de proyecto y presentarla a los principales interesados que aprueban el proyecto y proporcionan financiamiento. Además, están los miembros del equipo del proyecto, quienes ejecutan el trabajo.

Los miembros del equipo de gestión del proyecto encargados de supervisar el ciclo de vida del proyecto pueden variar según el tamaño de la organización y la complejidad del proyecto. Sin embargo, todo equipo de gestión de proyectos necesita software de gestión de proyectos para administrar las fases del proyecto.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado, equipado con herramientas para planificar, programar y hacer seguimiento de proyectos de principio a fin. Crea cronogramas de proyectos, asigna recursos, estima costos y monitorea el estado de los proyectos con diagramas de Gantt, tableros de control en tiempo real, gráficos de gestión de carga de trabajo y otras herramientas y funciones de gestión de proyectos en línea. Comienza a usar ProjectManager gratis hoy mismo.

Las 5 Fases del Ciclo de Vida de un Proyecto

El ciclo de vida del proyecto se compone de cinco etapas: iniciación del proyecto, planificación del proyecto, ejecución del proyecto, monitoreo y control, y cierre del proyecto. Cada una de estas fases es necesaria para la entrega efectiva del proyecto.

Aquí tienes una descripción general de las fases que componen el ciclo de vida del proyecto y lo que puedes hacer en cada una para lograr una entrega exitosa. Por ejemplo, deberás producir documentación importante del proyecto en cada paso del proceso.

1. Fase de Iniciación del Proyecto

Sin duda, esta es una de las fases más importantes del proyecto, ya que es cuando un patrocinador del proyecto, que aboga por una idea de proyecto, comienza a recopilar información para presentar una propuesta de proyecto a un grupo de interesados, quienes deciden si seguir adelante con el proyecto o no.

Esta etapa del proyecto generalmente comienza con un caso de negocio, un estudio de viabilidad, un análisis costo-beneficio y otros tipos de investigación para determinar si el proyecto es viable y debe o no llevarse a cabo. Este es el inicio del proyecto para el gestor de proyectos, quien es designado por el patrocinador del proyecto y es responsable de definir el proyecto a un nivel alto, escoger la metodología de gestión de proyecto y crear un acta de constitución del proyecto junto con el patrocinador.

Los interesados también brindan información durante este proceso y, si se aprueba el acta de constitución del proyecto, se conforma un equipo de proyecto y se lleva a cabo una reunión de inicio del proyecto. Después de esto, el gestor de proyectos comienza a elaborar un plan de proyecto, lo que marca el inicio de la fase de planificación del proyecto.

Después de la iniciación del proyecto, el patrocinador del proyecto asume un papel secundario durante las fases restantes, mientras que el gestor de proyectos es responsable de supervisar las fases de planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre.

2. Fase de Planificación del Proyecto

En esta etapa del proyecto, el gestor de proyectos elabora el plan del proyecto. El plan del proyecto, o plan de gestión del proyecto, es un documento que explica en detalle cómo se ejecutará el proyecto. Aunque existen algunas pautas para elaborar planes de proyecto, como las publicadas por el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) en el cuerpo de conocimiento en gestión de proyectos (PMBOK) u otras organizaciones, los planes de proyecto pueden variar de una organización a otra.

Sin embargo, cualquier plan de gestión de proyectos debe cubrir estas áreas clave:

• Objetivos del Proyecto: El plan del proyecto comienza estableciendo objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos). Las tareas y entregables del proyecto se orientarán hacia el cumplimiento de estos objetivos.
• Gestión del Alcance del Proyecto: El término alcance del proyecto se refiere a todas las tareas que se ejecutarán para completar un proyecto. Estas se definen en un plan de gestión del alcance, una subsección del plan del proyecto que explica cómo se ejecutarán las tareas, cuáles son sus resultados o entregables y sus criterios de éxito, entre muchos otros detalles importantes.
• Gestión de los Interesados del Proyecto: Es el proceso continuo de identificar, analizar, planificar, gestionar y dar seguimiento a las interacciones con personas o grupos que pueden verse afectados por el éxito del proyecto.
• Gestión de Recursos del Proyecto: Es la manera en que se optimizan los recursos para alcanzar los objetivos del proyecto. Incluye la planificación y asignación de personas, equipos, materiales y otros activos.
• Gestión del Presupuesto del Proyecto: Es el proceso de elaborar un presupuesto del proyecto y planificar, monitorear y controlar los recursos financieros del proyecto.
• Gestión del Cronograma del Proyecto: Se trata de determinar qué tarea debe realizarse en qué momento para garantizar que el proyecto se mantenga dentro del cronograma.
• Gestión del Cambio del Proyecto: El proceso de guiar a las personas a través de cambios que podrían afectar sus funciones dentro de un proyecto. Ayuda a que se adapten sin problemas a cambios como nuevas tareas, plazos o procesos.
• Gestión de Riesgos del Proyecto: Identificar y abordar problemas potenciales que podrían afectar el proyecto. Su objetivo es identificar riesgos y minimizar el impacto en caso de que se materialicen.
• Gestión de Calidad del Proyecto: Se trata de garantizar que el proyecto entregue los resultados adecuados mientras se cumplen los estándares de calidad requeridos y se satisface al cliente.

3. Fase de Ejecución del Proyecto

Ahora comienza la fase del proyecto que la mayoría de las personas consideran como el proyecto en sí: ejecutar las tareas, entregables y hitos definidos en el plan del proyecto.

Algunas tareas que conforman la fase de ejecución del proyecto incluyen el desarrollo del equipo y la asignación de recursos utilizando indicadores clave de rendimiento, la ejecución del plan del proyecto, la gestión de adquisiciones y el seguimiento y monitoreo del progreso. Si es necesario, se pueden programar reuniones de estado y revisar el cronograma y el plan.

Durante esta etapa, es importante utilizar un software de gestión de proyectos para administrar las tareas del proyecto, asignar recursos, monitorear costos y rastrear métricas clave del proyecto.

4. Fase de Monitoreo y Control del Proyecto

La fase de monitoreo y control del proyecto se lleva a cabo simultáneamente con la fase de ejecución del proyecto y consiste en establecer controles y métricas clave de rendimiento para medir la efectividad de la ejecución del proyecto.

El monitoreo y control es una de las etapas más importantes de la gestión de proyectos para garantizar que la ejecución se desarrolle según lo planeado.

Para monitorear los proyectos de manera efectiva, los gestores de proyectos suelen asegurarse de que se realicen los siguientes pasos:

• Crear Líneas Base del Proyecto: La línea base es un punto de referencia fijo que captura el plan original del proyecto, generalmente incluyendo el alcance, el cronograma y la línea base de costos. Es un límite útil del proyecto que determina qué tan eficazmente se está ejecutando.
• Establecer Métricas del Proyecto e Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs): Luego, se determina qué métricas del proyecto y KPIs deben ser monitoreados. Ejemplos comunes incluyen la variación del cronograma, la variación de costos, el retorno de inversión y más.
• Configurar Controles del Proyecto: Luego, se establecen controles del proyecto, que son los procesos, herramientas y técnicas que ayudan a monitorear un proyecto. Incluyen aspectos como el cronograma, los costos, la calidad, el alcance y los riesgos.
• Utilizar Tableros de Control del Proyecto: Estas son herramientas esenciales para rastrear varias métricas del proyecto. Proporcionan una representación visual de datos como costos, tiempo, progreso y más. Muchos tableros de control del proyecto son personalizables para mostrar diferentes métricas y algunos son tableros de portafolio que muestran datos de múltiples proyectos.
• Crear Informes de Gestión de Proyectos: Los informes ayudan a compartir información con los interesados del proyecto, ya que son una forma rápida y sencilla de comunicar actualizaciones. Los gestores de proyectos utilizan informes personalizables para compartir datos sobre estados, tareas, hojas de tiempo, cargas de trabajo, variaciones y más.

5. Fase de Cierre del Proyecto

Las etapas de gestión de proyectos deben completarse, y el ciclo de vida del proyecto no termina hasta que la fase de cierre del proyecto haya finalizado.

Completar los entregables a satisfacción de los interesados es clave, por supuesto, pero el gestor de proyectos ahora debe desmantelar la estructura creada para cumplir con el proyecto. Esto significa cerrar contratos con proveedores, asegurarse de que todos hayan sido pagados y garantizar que todos los documentos del proyecto sean firmados y archivados para ayudar en la planificación de futuros proyectos.

Una vez finalizada esta fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos, el gestor de proyectos suele realizar una reunión de retrospectiva con el equipo del proyecto para resaltar qué funcionó y qué no, de modo que los éxitos puedan repetirse y los errores evitarse.

Basándose en los aprendizajes y conclusiones clave de esta reunión, los gestores de proyectos crean un documento de lecciones aprendidas, en el que se registran los desafíos, fracasos y resultados exitosos del proyecto para que el equipo de gestión de proyectos pueda aprender de ellos para proyectos futuros.

Cómo ProjectManager Ayuda a Gestionar el Ciclo de Vida del Proyecto

ProjectManager es un software de gestión de proyectos robusto que ofrece múltiples vistas de proyecto y funciones para cada paso del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Aquí están algunas de sus herramientas clave de gestión de proyectos.

Planifica, Programa y Monitorea con Diagramas de Gantt

Nuestro diagrama de Gantt en línea te ayuda a planificar las fases de la gestión de proyectos, organizando tu lista de tareas en una línea de tiempo. Se puede establecer la duración de cada tarea y asignarlas a los miembros del equipo. La colaboración ocurre a nivel de tarea en el diagrama de Gantt, donde los miembros del equipo pueden comentar y agregar documentos e imágenes relevantes. Incluso pueden etiquetar a personas que no están asignadas a la tarea, y recibirán notificaciones por correo electrónico.

Múltiples Herramientas de Gestión de Proyectos

El diagrama de Gantt es solo una de las vistas de gestión de proyectos de ProjectManager que ayuda a organizar las etapas de la gestión de proyectos. También puedes utilizar la vista de kanban, tableros de control, gráficos de carga de trabajo, hojas de tiempo y otras herramientas. Usa tableros kanban para visualizar el flujo de trabajo, donde las tarjetas representan las tareas, manteniendo a los miembros del equipo enfocados en su trabajo y permitiendo a los gestores de proyectos obtener una vista panorámica. Los recursos pueden ser reasignados y las fechas importantes, como vacaciones y días festivos, se marcan para saber quién está disponible.

Crea Informes de Proyecto en Minutos

Los informes con un solo clic proporcionan a los gestores de proyectos los datos necesarios para presentarlos a los interesados sobre varios aspectos de las etapas del proyecto. Estos informes pueden filtrarse para mostrar la información relevante y permiten un análisis más profundo según sea necesario. El tablero de control en tiempo real muestra métricas del proyecto en gráficos y tablas de colores fáciles de leer, brindando la imagen más precisa del progreso del proyecto.

ProjectManager es una solución galardonada de gestión de proyectos que te ayuda en todos los aspectos de la gestión de proyectos. Sus herramientas de planificación en línea y funciones de gestión de tareas basadas en la web te permiten colaborar desde cualquier lugar y realizar ajustes. Luego, crea informes detallados a partir de los datos con solo unos clics.